Eljon Sp. j. jest dystrybutorem artykułów spożywczych, działającym na rynku kaliskim od 1992 roku. Powstanie hurtowni spożywczej było odpowiedzią na zapotrzebowanie lokalnego rynku i stanowiło swoiste ogniwo łączące producentów z siecią sklepów detalicznych. Przez ponad piętnaście lat swojej działalności firma przechodziła przez proces dynamicznej transformacji i stała się w dobrze prosperującą firmą handlową, obsługującą renomowanych producentów, placówki handlu detalicznego i hurtowego. Eljon Sp. j. cechuje się stopniowym, stabilnym rozwojem i stałym umacnianiem swojej
pozycji. Zmieniający się rynek wymógł zmiany w strukturze zatrudnienia i bazie magazynowej, zapewniając optymalne możliwości obsługi współpracujących z firmą kontrahentów. Podstawową dewizą przedsiębiorstwa jest zapewnienie sprawnej i fachowej obsługi z możliwością indywidualnej negocjacji cen i warunków zakupu. Spółka Eljon nie ogranicza swojej działalności jedynie do rynku lokalnego, obejmuje nią województwa: wielkopolskie, część lubuskiego, łódzkiego,
dolnośląskiego jak również województwo kujawsko- pomorskie. Firma zatrudnia około 80 pracowników, w tym 15 przedstawicieli handlowych, których zadaniem jest zapewnienie profesjonalnej obsługi klientów. Eljon Sp. j. oferuje artykuły znanych i renomowanych producentów takich jak: Kotlin, Kaliszanka, Odra Brzeg, Skawa, Drop, Mamut Wrocław, HFP Sonko, Nestle Pacific, Woseba, Masterfoods Polska, Hortex, Miś.
Oczekiwania Eljon Sp. j. wobec nowego systemu do zarządzania przedsiębiorstwem Firma Eljon specjalizuje się w handlu hurtowym artykułami spożywczymi. Towar dostarczany jest do odbiorców końcowych, w dużej mierze do sklepów. Pewną część obrotu stanowi również wymiana towaru między innymi hurtowniami. Przed wdrożeniem systemu CDN XL firma Eljon użytkowała system Midar, który wykorzystywany był w księgowości i w obrocie towarowym. Księgowość prowadziło biuro rachunkowe. Dane przekazywane były za pomocą pliku wymiany danych (dyskietki).
Specyfika branży spożywczej wymogła oczekiwania, co do kompleksowej obsługi windykacji należności (płatności, rozliczeń, upomnień, not odsetkowych, kontaktów) oraz kontroli kredytu kupieckiego (wielkości, przeterminowania, wykorzystania).
W zakresie gospodarki magazynowej zadania stawiane nowemu systemowi koncentrują się wokół obsługi położenia zasobów w magazynach, pozwalającej zoptymalizować pobieranie zasobów przez magazynierów podczas kompletowania zamówień klientów. Z perspektywy hurtowni ważna wydała się współpraca z kolektorami danych i czytnikami kodów kreskowych.
W celu znacznego usprawnienia logistyki, szukano możliwości podpowiadania informacji niezbędnych do wyboru przez logistyka optymalnej trasy dla kierowców, uwzględniając ładunek, specyfikę dojazdu do klienta (wielkość pojazdu), ilość kilometrów oraz przewidywany czas trasy.
Innym ważnym zagadnieniem dla właścicieli hurtowni Eljon było samodzielne tworzenie czytelnych zestawień i analiz dotyczących sytuacji biznesowej całego przedsiębiorstwa.
Rozwiązanie Wdrożenie CDN XL doprowadziło do osiągnięcia znacznego stopnia integracji informacji biznesowych, dotyczących różnych obszarów firmy. Chodzi przede wszystkim o dane handlowe i księgowe. Ponadto system CDN XL ujął w ewidencji elektronicznej szereg zjawisk biznesowych dotychczas prowadzonych ręcznie oraz zapewnił lepszą kontrolę stanów magazynowych i rozliczeń. System klasy ERP stanowi kompletne narzędzie do podejmowania decyzji, umożliwiającego wszechstronną i szybką kontrolę zjawisk biznesowych.
Wdrożenie systemu CDN XL zostało przeprowadzone przez firmę Graphcom Sp. z o.o.- Złotego Partnera COMARCH. Polegało ono na standardowych pracach wdrożeniowych i szkoleniowych, jak i realizacji nowych pomysłów dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta. Do najważniejszych można zaliczyć: narzędzia do obsługi programu lojalnościowego, nowoczesne aplikacje instalowane na panelach dotykowych, które znacznie wspomagają pracę magazynu. Innymi własnymi aplikacjami są mechanizmy do elektronicznej wymiany danych.
Klient rozpoczął pracę na modułach Sprzedaż, Zamówienia, Księgowość od 1 stycznia 2008. Od tego czasu jest stale wspierany przez grono specjalistów firmy Graphcom, którzy służą asystą techniczną, pomagają szkolić pracowników i doradzają w kwestii rozwoju systemu CDN XL. Nowością jest wprowadzenie do użytku kolektorów danych, które znacząco usprawnią działanie magazynu firmy Eljon. Sekretem udanej współpracy Eljon i Graphcom jest duża kreatywność po stronie Klienta i możliwość realizacji nawet najbardziej skomplikowanych pomysłów przez Partnera CDN.
Uzyskane korzyści Wprowadzenie CDN XL przyczyniło się do zmniejszenia zatrudnienia w dziale sprzedaży za sprawą wprowadzenia automatycznego przekształcania zamówienia sprzedaży do faktury sprzedaży. Pracownikom tego działu zmieniono zakres obowiązków. Zaczęli oni odpowiadać za wprowadzenie identyfikacji dokumentów według kodów kreskowych i edycję na poziomie osoby kompletującej zamówienie. Ponadto za sprawą CDN XL poprawiła się kontrola nad pieniędzmi, które handlowcy przyjmują od klientów.
Pracownicy magazynu dostrzegli znaczącą poprawę w dostępie do danych na temat faktur sprzedaży i zamówień sprzedaży.
Dział Księgowości może rozliczać wyciągi bankowe przez import z programu banku. Ponadto docenia przejrzysty i intuicyjny interfejs użytkownika.
Kierownictwo hurtowni Eljon zyskało natychmiastowy dostęp do danych z wielu miesięcy, co znacznie ułatwiło analizy. Np. możliwość analizy rentowności (wydajności) ciężarówki i kierowcy przez wprowadzenie paczek - jedna paczka dokumentów to jedna ciężarówka i kierowca w dniu.
Dlaczego CDN?
Na temat wdrożenia systemu CDN XL wypowiedział się p. Kazimierz Jończyk, jeden ze współwłaścicieli przedsiębiorstwa:
„Wymagania jakie postawiliśmy sobie przy wyborze systemu informatycznego można zebrać jako:
• całkowita integracja dostępnego oprogramowania
• szeroki wachlarz oferty nadążający za oczekiwaniami klientów i rynkiem
• dostęp do kompetentnego serwisu i przeszkolenie informatyka firmy
• ilość sprzedanych licencji – doświadczenie w podobnych wdrożeniach w naszej branży
• wykorzystanie oprogramowania standardowego na świecie CDN XL w sposób zdecydowany wyprzedzał konkurencję i dlatego takiego dokonaliśmy wyboru.
Ważnym elementem przed wyborem oprogramowania jest osobiste sprawdzenie referencji, które przedstawi firma z podobnej branży (konkurencja) i porównanie szczegółowe jakie oprogramowanie już funkcjonuje, a jakie proponuje sprzedawca i ile wdrożeń danego modułu już firma wykonała Żeby nie zostać „królikiem doświadczalnym”.
Najważniejszym elementem przed wdrożeniem jest analiza potrzeb i możliwości oprogramowania. Taką analizę powinien przeprowadzić kierownik ekipy wdrożeniowej lub cały zespół, który będzie wdrażał system. Jeśli jest inaczej, a analizę przedwdrożeniową przeprowadza osoba trzecia to powstaje wrażenie, że jest ona tworzona dla samego dokumentu (…), a wszystkie ustalenia i tak dokonuje się z kierownikiem wdrożenia.
Kolejnym elementem jest jak najlepsze przemyślenie szkoleń i ilość godzin przewidzianych na wdrożenie. Po moim wdrożeniu uważam, że szkoleń przed wdrożeniem należy przeprowadzić minimalnie, a przewidzieć więcej czasu na opiekę przy wdrożeniu, bo pracownicy uczą się wtedy najwięcej (…).”
Moduły wdrożone w firmie Eljon Sp. J. Elżbieta Jończyk
• Optima Kasa Bank
• XL Administrator
• XL Agent Zamówienia
• XL Sprzedaż
• XL Zamówienia
• XL Płace i Kadry
• XL Modelowanie procesów
• XL Księgowość
• XL Kolektory
• XL Środki Trwałe
18 sierpnia 2006
1.Extrem - charakterystyka klienta
Firma Extrem działa od 1994 r. i jest Europejskim dystrybutor klejów przemysłowych w Polsce, Litwie, Ukrainie, Białorusi. Na dzień dzisiejszy jest jednym z liderów w dystrybucji klejów przemysłowych w Polsce. Posiada w swojej ofercie wyroby renomowanych światowych producentów (Remmy i Rayt). Oferuje kleje dla prawie wszystkich sektorów przemysłu, dla wielu rodzajów zastosowań.
Oferują najwyższą jakość produktów, profesjonalne doradztwo ze strony specjalnie wyszkolonych konsultantów techniczno-handlowych, wyjątkowy serwis logistyczny oraz ofertę dostosowaną do potrzeb klientów. Długoletnie doświadczenie dostawców doprowadziło do tego, że oferowane produkty są wysokokwalifikowane jakościowo.
Kleje przemysłowe będące w ofercie firmy pochodzą z produkcji objętej certyfikatami ISO 9001 oraz atestami jakości Unii Europejskiej. Odbiorcy mają gwarancję, że prowadzona jest stała kontrola jakości wyrobów. Oferowane kleje są nieszkodliwe dla środowiska.
2.Cele wdrożenia
Głównym celem wdrożenia było zapanowanie nad pracą zatrudnionych w firmie Extrem handlowców. Ich zadaniem jest zdobywanie nowych klientów oraz opieka nad już istniejącymi. Do chwili sprzed wdrożenia handlowcy sporządzali przygotowane przez zarząd raporty w formie papierowej. Wiązało się to z ogromną pracą pracowników stacjonarnych. Czas, który musieli poświęcić na analizę wizyt, rozliczanie handlowców czy wystawianie zamówień był nie współmierny do korzyści związanych z pracą przedstawicieli.
Zadaniem wdrażającej firmy Graphcom było przeniesie większości obowiązków na samych przedstawicieli. Wszystkie informacje interesujące zarząd firmy Extrem miały być umieszczane bezpośrednio w odpowiednio skonfigurowanym systemie CRM. Zarząd, natomiast miał mieć dostęp do odpowiednio zbierających informacje raportów, dzięki którym mógłby w łatwy sposób zarówno przeglądać jak i analizować informacje. Kolejnym celem było odpowiednie przygotowanie środowiska dla pracujących handlowców. Należało tak przygotować interfejs, aby widoczne były tylko ściśle określone przez firmę Extrem dane. Znacznie okrojona miała również zostać funkcjonalność systemu CRM.
3.Cechy systemu
Po przeprowadzeniu analizy przedwdrożeniowej zaproponowano Zarządowi firmy Extrem rozwiązanie, które po akceptacji zostało zaimplementowane w module CRM systemu CDN XL.
Dzięki zintegrowaniu rozwiązań firm Comarch (CDN XL) oraz Microsoft (Server Terminali, VPN itp.) przedstawiciele firmy mogą w szybki i bezpieczny sposób połączyć się z systemem z dowolnego miejsca, posiadając jedynie dostęp do Internetu, wykorzystując technologie GPRS bądź jakiekolwiek inne połączenie. Łącząc się z system CDN XL zainstalowanym na platformie Windows Server 2003 mogą bezpiecznie pracować (dzięki zastosowaniu technologii Group Policy oraz Active Directory), nie ingerując w stabilność pracy serwera. Jedynym możliwym do uruchomienia programem jest moduł CRM systemu CDNXL. Dla pracy handlowców moduł ten został tak zaimplementowany aby spełnić wszystkie wymagania bezpieczeństwa określone przez Extrem. Możliwe to było dzięki wykorzystaniu filtrów obowiązkowych, zakazów oraz w szczególnym znaczeniu technologii Definiowania interfejsu. Technologia Definiowania interfejsu (znana również pod nazwą Mała hydra) pozwala na ukrywanie oraz dezaktywowanie kontrolek, zakładek, przycisków itp. Można za jej pomocą również wymusić wprowadzenie wartości.
Dział wdrożeń stworzył gamę wydruków/raportów, które mają za zadanie zbierać wszystkie niezbędne informacje do analiz i kontroli prowadzonych przez pracowników w centrali firmy. Dotyczą one zarówno wszystkich jak i poszczególnych handlowców.
4.Korzyści biznesowe
Wdrożenie systemu CRM w firmie Extrem dało ogromne wsparcie handlowcom, pracującym na terenie całego kraju. Niemal w każdym miejscu i chwili mogą sprawdzić wszystkie wcześniej wprowadzone, potrzebne dla siebie i odpowiednio zaprezentowane informacje, na temat przypisanych do siebie kontrahentów. Zaraz po odbytej wizycie mogą na bieżąco wprowadzić nowe dane czy zamówienia, tak aby pracownicy w centrali mogli odpowiednio szybko na nie zareagować.
Pracownikom w siedzibie firmy oprócz możliwości natychmiastowej reakcji na złożone oferty wdrożenie pozwoliło na globalną kontrolę ich pracy, szybkie zdobycie informacji z przeprowadzonych wizyt, a także udoskonaliło prowizyjne rozliczanie. Zaimplementowane zostało również wprowadzanie i analizowanie przejechanych tras z podziałem na każdy dzień tygodnia.
5.Podsumowanie
Po wdrożeniu i przeszkoleniu zespołu handlowców praca z obsługiwanymi klientami stała się bardziej spójna i przejrzysta. Zintegrowane środowisko pracy pozwoliło na szybszą i bardziej wydajną pracę. Zarząd firmy Extrem ma ciągły dostęp do raportów, dzięki którym może przeprowadzać rozmaite analizy.
Duże wymagania w obszarze tajności danych dla pracujących handlowców zostały spełnione dzięki zastosowaniu najnowocześniejszych technologii. Dzięki wysiłkowi programistów i wdrożeniowców handlowcy mają dostęp tylko do danych, dotyczących ich klientów. Zablokowany został dostęp do wszelkich wydruków, mogą wykonywać tylko niektóre funkcje dostępne w systemie. Nie mają oczywiście możliwości wykonywania żadnych operacji na serwerze, na którym zdalnie pracują.
„W dniu 1 lipca 2009 roku zostało zakończone sukcesem wdrożenie systemu IT COMARCH CDN XL. Wdrożenia dokonała firma GRAPHCOM z Poznania (złoty partner COMARCHu). Nowy system obejmuje wszystkie poziomy działalności spółki od sprzedaży, logistyki poprzez dział księgowo-finansowy kończąc na mobilnym systemie sprzedaży dla przedstawicieli handlowych.(…) Z dniem 1 stycznia 2010 rozpoczęły się prace nad wdrożeniem Comarch CDN XL we wszystkich spółkach zależnych Grupy Kapitałowej.”
Zobacz więcej
