Graphcom • Wdrożenie systemu Comarch Optimed24 w warszawskim centrum medycznym

W gronie klientów Comarch, którzy zdecydowali się na wdrożenie systemu Comarch Optimed24, znajduje się nowoczesne centrum medyczne z Warszawy. Miejsce powstało z myślą o potrzebach współczesnych kobiet oraz ich rodzin. Placówka zapewnia kompleksową opiekę ginekologiczną, związaną z prowadzeniem ciąży, diagnostyką prenatalną, badaniami USG, endokrynologią ogólną czy ginekologią estetyczną. Pacjentki mogą liczyć na specjalistyczną pomoc również w zakresie interny, neurologii, fizjoterapii czy dietetyki. W centrum medycznym pracują lekarze z wieloletnim doświadczeniem klinicznym oraz imponującym dorobkiem naukowym.

Jakie kryteria musi spełniać dobry program do zarządzania placówką medyczną?

W związku z tym, że nasz klient korzysta z zaawansowanych technologii oraz wysokiej klasy sprzętu diagnostyczno-leczniczego, od samego początku było jasne, że musi posiadać co najmniej ta samo dobre oprogramowanie do zarządzania placówką medyczną. Zarząd przyjął określone kryteria, na podstawie których wybrał najlepszy system medyczny. Były one następujące:

Sprawna obsługa elektronicznej dokumentacji medycznej.
Czytelny, intuicyjny interfejs, ułatwiający codzienną pracę personelu.
Podpowiedzi systemu, przydatne zwłaszcza dla lekarzy, np. w zakresie ilości przepisanego leku czy jego dawkowania.
Integracja systemu z portalami medycznymi, takimi jak Znany Lekarz czy Halo Doktorze, dzięki czemu pacjenci mogą szybko i wygodnie zarejestrować się na wizytę.
Wsparcie przy zarządzaniu finansami, rejestracją czy grafikami.

Po szczegółowej analizie dostępnej oferty rynkowej wyłoniony został faworyt – system Comarch OptiMED24. Kierownictwo placówki podjęło decyzję o jego zakupie.

Wybór zgodny z celami: system Comarch OptiMED24

Wdrożenie sprawdzonego oprogramowania do zarządzania placówką medyczną zostało powierzone naszej spółce. Zaproponowaliśmy podstawowy pakiet programu rozszerzony o funkcjonalność obsługi działalności komercyjnej. Zadbaliśmy także o to, by system współpracował z portalem Znany Lekarz.

Naszym celem jest profesjonalna opieka medyczna, połączona z dbałością o komfort każdej pacjentki. Uznaliśmy, że system Comarch będzie najbardziej pomocny w jego skutecznej realizacji. W kwestii wyboru firmy wdrożeniowej, zaufaliśmy rekomendacjom Comarch, który polecił nam swojego wieloletniego partnera, spółkę Graphcom. Patrząc z perspektywy czasu uważam, że każda z tych decyzji była dobra.

Prezes Zarządu w Centrum Medycznym

Nasi konsultanci zainstalowali w placówce medycznej cztery stanowiska pracy oraz dedykowany serwer, gwarantujący bezpieczeństwo danych. Uruchomienie systemu do zarządzania placówką medyczną nastąpiło w połowie sierpnia 2017 roku, po instalacji i konfiguracji, które w znakomitej większości zostały przeprowadzone zdalnie. Klient mógł z naszej strony liczyć na przeszkolenie personelu w zakresie obsługi systemu do zarządzania placówką medyczną.

Podjęte prace i wynikające z nich korzyści

Pewien zakres prac wymagał bezpośredniej wizyty naszych konsultantów w warszawskiej placówce. Były to działania związane m.in. z konfiguracją systemu Comarch OptiMED24 do pracy z urządzeniami zewnętrznymi, tj. drukarką fiskalną oraz tradycyjnymi drukarkami i skanerami. Te i inne działania konfiguracyjne ułatwiły naszemu klientowi uzyskanie konkretnych korzyści:

Papierowa dokumentacja jest szybko dodawana do bazy danych, bez konieczności fizycznego przechowywania jej w archiwach. Zapewnia to nie tylko oszczędność miejsca i skrócenie czasu potrzebnego na znalezienie danego dokumentu w archiwum, ale także promuje ideę ekologicznej placówki medycznej.
Lekarz może szybko wystawić receptę i natychmiast przekazać pacjentowi jej wydruk. Jest to wygoda oraz oszczędność czasu, zarówno dla lekarza, jak i dla pacjenta.
Karty wizyt zawierają formularze stanowiące wierne odwzorowanie papierowej dokumentacji. Dzięki temu, lekarze zawsze mają ten sam formularz do wypełnienia, bez względu na sposób pracy. W konsekwencji, ich praca przebiega szybciej i bez ryzyka pomyłek wynikających z różnic w poszczególnych wzorach dokumentacji.
Wydruki kart wizyt zostały spersonalizowane zgodnie wymogami klienta. Zawierają logo centrum medycznego, co pozwoliło zachować spójną identyfikację wizualną placówki.
Integracja systemu z portalem Znany Lekarz pozwoliła zwiększyć możliwości zdobywania nowych klientów. Nowi pacjenci szybciej i chętniej docierają do placówki medycznej, zachęceni możliwością rejestracji online, dostępem do kalendarza czy pozytywnymi opiniami dotychczasowych pacjentów. Rozwiązanie odciążyło też personel medyczny, który poświęca mniej czasu na bieżącą rejestrację wizyt. I choć sama integracja wymagała pokonania pewnych problemów technicznych, to jednak wszystkie zostały pomyślnie rozwiązane w ramach opieki serwisowej.

Największe wyzwania wdrożeniowe

W ramach opieki serwisowej nasi konsultanci rozwiązywali wszelkie problemy techniczne zaistniałe na etapie integracji Comarch OptiMED24 z portalem „Znany Lekarz”. Największym wyzwaniem przy wdrożeniu było właściwe ustawienie parametrów w programie, tak by zapewnić płynną współpracę z rejestracją internetową. Wszelkie prace zakończyły się jednak sukcesem. Jest to zasługa nie tylko naszych konsultantów, ale także życzliwego i współpracującego kierownictwa centrum medycznego, które na bieżąco przekazywało nam wartościowe informacje zwrotne. Mogliśmy także liczyć na wsparcie Comarch Healthcare.

Zaawansowane raportowanie dzięki systemowi medycznemu Comarch

System Comarch OptiMED24 posiada wbudowany moduł Analizy i Raporty, w którym zawarte są gotowe zestawienia najważniejszych danych dotyczących działalności centrum medycznego. Mogą one dotyczyć na przykład wielkości przychodów z wizyt czy poziomu obłożenia lekarzy. Moduł jest na tyle elastyczny, że kierownictwo może samodzielnie tworzyć zaawansowane raporty.

Zmiany na lepsze po wdrożeniu programu do zarządzania placówką medyczną

Zakup oprogramowania medycznego pozwolił zoptymalizować proces rejestracji pacjentów, zapewnił bezpieczne gromadzenie danych medycznych oraz skuteczny nadzór nad nimi. Za sprawą systemu Comarch OptiMED24 centrum medyczne mogło sprostać wymaganiom prawnym w zakresie prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej.

Od 2017 roku, odkąd rozpoczęliśmy naszą działalność i wdrożyliśmy system Comarch OptiMED24, cały czas udoskonalamy oprogramowanie. Obserwujemy regularny wzrost liczby pacjentów, którzy decydują się nam zaufać. Coraz więcej osób rejestruje się na wizyty poprzez portal „Znany Lekarz”. Liczymy na dalszy rozwój tego kanału, ponieważ stanowi on duże odciążenie dla naszego personelu, który może pracować sprawniej i wydajniej.