SIECI HANDLOWE

Wdrożenie systemu ERP w firmie z branży optycznej

W 2018 roku rynek soczewek optycznych w Polsce wyceniany był na około 260 milionów złotych. Do tej sumy należy dodać przychód ze sprzedaży oprawek czy gotowych okularów. Każdego roku Polacy kupują średnio 11,5 mln soczewek, co przekłada się na około 5,75 mln par okularów.  Jak pokazują liczby, polski rynek optyczny ma się dobrze, choć w porównaniu z Europą Zachodnią i tak wypadamy dosyć przeciętnie. Rosnące zapotrzebowanie na specjalistyczne produkty optyczne, a także specyfika ich wytwarzania sprawiają, że producenci i dystrybutorzy soczewek potrzebują zaawansowanych rozwiązań informatycznych. Takich, które umożliwią sprawne i precyzyjne zarządzanie procesami.

Jak system Comarch ERP XL toruje drogę do sukcesu, czyli krótka historia naszego klienta z branży optycznej

Wśród naszych klientów znajduje się innowacyjne przedsiębiorstwo z branży optycznej, które z roku na rok coraz bardziej umacnia swoją pozycję na rynku. Jej działalność rozpoczęła się w 2004 roku. Od tamtej pory firma pokonała długą drogę. Dzisiaj jest jednym z wiodących polskich dystrybutorów wysokiej jakości soczewek jednoogniskowych i wieloogniskowych. Jednym z flagowych produktów firmy są soczewki progresywne. W ofercie dostępne są także solidne oprawy do okularów, które wyróżniają się ręcznym wykonaniem. Innowacyjność oraz profesjonalizm w działaniu to w dużej mierze efekt wdrożenia oprogramowania Comarch ERP XL. System jest regularnie poszerzany o nowe funkcjonalności, co wciąż stwarza nowe perspektywy biznesowe.  W 2015 roku nasz klient dołączył do międzynarodowej grupy optycznej – Essilor International.

Specyfika działania firmy 

W ofercie klienta zawarta jest ogromna ilość soczewek. Każda z nich jest inna i dostępna w setkach różnych wariantów. Do każdej soczewki magazynowej przydzielona jest osobna kartoteka towarowa, która zawiera charakterystykę produktu opisaną według 8-10 cech.  Zachowanie ciągłości i poprawności działań to przy takiej ilości niełatwe zadanie. Wymaga dobrze opracowanej strategii zarządzania zasobami, zwłaszcza że dostępny asortyment jest różnorodny. Dzieli się na soczewki standardowe, bez dodatków, a także na soczewki recepturowe, przygotowywane na zamówienie indywidualnego klienta.

Jak było przed wdrożeniem oprogramowania Comarch ERP?

Przed wdrożeniem systemu Comarch ERP XL pracownicy firmy stawali przed wyzwaniem kiedy klient dzwonił z pytaniem o dostępność i cenę soczewki o konkretnych parametrach. Celem było przekazanie precyzyjnej informacji w możliwie najkrótszym czasie. Nie było to łatwe, ponieważ firma korzystała z programu magazynowego, który nie posiadał dobrego połączenia z dotychczasowym programem przeznaczonym do księgowości. Pracownicy nie mogli na bieżąco analizować danych i swobodnie śledzić kolejnych etapów realizacji zamówienia.

Uzyskanie potrzebnych informacji co prawda było możliwe, ale wymagało czasochłonnych operacji w Excelu. Przy przeciętnej ilości zamówień na soczewki standardowe na poziomie 900-1200 dziennie i osobnych zamówieniach na recepturowe, pracy jest bardzo dużo. A to nie wszystko, ponieważ sprzedaż opraw do okularów, która generuje znaczne zyski, również jest dla nas priorytetem. W związku z powyższym uznaliśmy, że integracja i usprawnienie procesów firmowych są konieczne dla prowadzenia dalszych, efektywnych działań.

Zastępca Dyrektora Operacyjnego ds. Logistyki i Procedur po stronie klienta

Strategia: konsekwentny rozwój dzięki systemowi ERP

Zarząd firmy w 2014 roku podjął decyzję o zakupie oprogramowania Comarch ERP XL. Wdrożenie powierzył spółce Graphcom z Poznania, zaufanemu partnerowi wdrożeniowemu Comarch. Oprócz podstawowych działań w zakresie implementacji produktów Comarch, konsultanci wdrożeniowi z Graphcom stworzyli dla firmy szereg dedykowanych narzędzi kompatybilnych z produktami Comarch. Ułatwiły one firmie realizację ambitnych celów rozwojowych. Współpraca trwa do dzisiaj, ponieważ w ramach umowy serwisowej, co tydzień wykonywane są prace informatyczne, dzięki którym firma ewoluuje. Jakie rozwiązania udało się wdrożyć do tej pory? W jaki sposób przełożyło się to na poprawę codziennego funkcjonowania naszego klienta? Zacznijmy od początku.

Magazyn pod kontrolą z Comarch ERP XL

Dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL firma zyskała pewność, że ilość soczewek dostępnych na magazynie nigdy nie spadnie poniżej minimalnego poziomu. Zespół wdrożeniowy z Graphcom stworzył specjalny automat,  narzędzie zintegrowane z Comarch ERP XL. Bierze ono pod uwagę stany minimalne oraz soczewki aktualnie dostępne na magazynie. Na tej podstawie samodzielnie tworzy zamówienie dostawy. Dzięki temu przedsiębiorstwo usprawniło procesy logistyczne, co pozytywnie wpłynęło na wyniki sprzedażowe oraz na wizerunek na zewnątrz.

Od ręcznych obliczeń w excelu do zautomatyzowanego zarządzania danymi w systemie ERP

System Comarch ERP XL jest w pełni zintegrowany z kolektorami, co umożliwia natychmiastową identyfikację oraz lokalizację asortymentu na magazynie. Można też na bieżąco śledzić status realizacji zamówienia. Pracownicy zaoszczędzili czas, który wcześniej musieli poświęcić na obliczenia w Excelu. Zyskali też psychiczny komfort pracy, ponieważ w każdej chwili mogą udzielić klientowi wyczerpującej informacji na temat wybranego produktu.  To z kolei przełożyło się na profesjonalną obsługę, która pozytywnie wpływa na postrzeganie marki przez klientów.

Szlifiernia zintegrowana z pozostałymi działami firmy

Nasz klient nie tylko zajmuje się sprzedażą soczewek i oprawek, ale także posiada własną szlifiernię, która jest prawdziwą chlubą firmy. To właśnie tutaj soczewki, zarówno magazynowe, jak i recepturowe, są szlifowane i w ten sposób precyzyjnie dostosowywane do kształtu konkretnych oprawek. Przed wdrożeniem Comarch ERP XL działania na szlifierni były prowadzone w osobnym systemie. Generowało to problemy komunikacyjne i zaburzało płynność działań, na przykład pomiędzy produkcją, a działem sprzedaży. Obecnie każde zlecenie dla szlifierni jest wprowadzane do systemu Comarch ERP XL, zyskując tym samym swój unikalny kod kreskowy. Dzięki temu, z chwilą kiedy trafia ono na warsztat, odpowiednie parametry od razu są wprowadzane do komputera obsługującego maszyny.

Unikalny kod kreskowy dzięki Comarch ERP XL

Na podstawie kodu kreskowego wydrukowanego z systemu ERP XL maszyna pobiera soczewki i przycina ją zgodnie z zawartymi w nim wytycznymi. Gotowy produkt jest fotografowany, a następnie umieszczany w odpowiednio opisanej kopercie. Zdjęcie przypisywane jest do konkretnego zlecenia wprowadzonego wcześniej do systemu. Dzięki temu proces produkcyjny przebiega szybciej i bez ryzyka pomyłki. Dodatkowo, wiadomo kto tworzył zlecenie, a kto fizycznie szlifował. W razie jakichkolwiek niejasności czy problemów, na podstawie unikalnego kodu, w każdej chwili można zweryfikować całą historię zlecenia.  

Comarch ERP Optima, czyli klucz do płynnych działań kadrowo-płacowych

Firma postanowiła też usprawnić działania księgowe, a także związane z obszarem kadr i płac. Było to możliwe dzięki implementacji Comarch ERP Optima, który jest w pełni zintegrowany systemem ERP XL. Działania księgowe wykonywane są w systemie XL, zapewniającym szybki dostęp do wszystkich potrzebnych danych finansowych. Istotnie przyspieszyło to proces generowania oraz wysyłki dokumentów księgowych. Dodatkowo, dane z ERP XL są zaciągane do systemu ERP Optima, w którym wykonywane są działania kadrowo-płacowe. Obecnie Graphcom wdraża u tego klienta moduł Comarch HRM. 

Narzędzie do automatycznego obliczania promocji dla zakładów optycznych

Ze względu na to, że klientami firmy są głównie zakłady optyczne, konieczne było stworzenie dedykowanego rozwiązania, które pozwoli skutecznie odpowiedzieć na ich specyficzne wymagania. Pierwsza kwestia dotyczyła tego, że każdy zakład optyczny ma inne ceny soczewek. Co prawda, są to różnice rzędu zaledwie kilku groszy, jednak ma to znaczenie podczas ustalania strategii promocyjnej dla klientów. Konsultanci z Graphcom stworzyli więc osobne rozwiązanie, które umożliwiło import wszystkich promocji do systemu Comarch ERP XL. Dzięki temu pracownicy działu sprzedaży nie muszą już ustalać stawki promocyjnej dla każdego klienta z osobna. W oparciu o wprowadzone wytyczne, system sam automatycznie je wylicza. Takie rozwiązanie nie tylko oszczędza czas, ale też minimalizuje ryzyko pomyłek, które podczas żmudnych obliczeń są przecież nieuchronne.  

Poprawne zamawianie oraz szybsze fakturowanie soczewek i oprawek

Udało się także zredukować ilość błędów przy składaniu zamówień. Jest to zasługa kolejnego dedykowanego narzędzia, które umożliwia poprawne zamówienie towarów, nawet jeśli zamawiający jest nowym pracownikiem. W sytuacji wprowadzenia niepoprawnych danych, narzędzie zablokuje możliwość kontynuacji działania. Dużym postępem było również zastąpienie ręcznego fakturowania mechanizmem, który zaciągając dane z Comarch ERP XL automatyczne wykonuje proces wystawienia faktury. Przykładowo, jeśli konkretny przedstawiciel handlowy zawarł w danym dniu 10 transakcji sprzedażowych to faktury dla każdej z nich nie są wystawiane oddzielnie, ale zbiorczo. Jest to kolejne autorskie narzędzie zespołu Graphcom, które uprościło codzienne działania klienta.

Comarch Mobile Sprzedaż, czyli jak być skutecznym przedstawicielem handlowym

Jednym z ważniejszych osiągnięć naszego klienta jest rozwój w obszarze mobilnej sprzedaży, możliwy dzięki wdrożeniu systemu do zarządzania przedsiębiorstwem Comarch Mobile Sprzedaż. Jest to aplikacja mobilna, która działania zarówno w trybie preselling (zbieranie zamówień w terenie), jak i vanselling (sprzedaż w terenie), a także współpracuje bezpośrednio z ERP XL. Jest to duże ułatwienie dla przedstawicieli handlowych, ponieważ przed wdrożeniem produktów Comarch poszczególne procesy sprzedażowe realizowane były w osobnych systemach. Nie tylko zabierało to czas i angażowało personel, ale także utrudniało raportowanie danych, ze względu na brak integracji między systemami. Aplikacja Comarch Mobile Sprzedaż usprawniła pracę przedstawicieli handlowych poprzez:

  • Natychmiastowy dostęp do ważnych informacji, takich jak opisy towarów, zdjęcia, historie transakcji czy dane kontaktowe, dzięki czemu nie ma już potrzeby kontaktowania się z centralą i angażowania innych osób.
  • Rozwój sprzedaży typu preselling i vanselling.

Płynność działania dzięki rozwiązaniom mobilnym Comarch – opinia klienta

Obecnie możemy pracować w terenie i jednocześnie przyjmować zamówienia od klienta, a także na bieżąco obsługiwać faktyczny proces sprzedażowy. W przypadku składania zamówienia, Comarch Mobile Sprzedaż w połączeniu z aplikacją Comarch ERP Mobile Magazyn pozwala od razu zlecić realizację na magazynie. Mamy też możliwość bezpośredniego wydruku dokumentów zakupu z podpisem klienta. Aplikacja dostarcza nam aktualnych informacji o promocjach i rabatach. Wszystko to usprawnia naszą pracę, ale też stanowi wartość dodaną dla klienta, co dla nas przekłada się na wyższe wyniki sprzedażowe.

Regionalny Kierownik Sprzedaży po stronie klienta

  • Funkcjonalność automatycznej zapłaty gotówką lub kartą płatniczą, a także integracja z mobilnymi terminalami płatniczymi. Dzięki aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż przedsiębiorstwo upowszechniło płatność kartą, co jest dla firmy zarówno wygodniejsze, jak i bardziej bezpieczne niż klasyczne przyjmowanie gotówki.
  • Lepszą organizację pracy, dzięki funkcji Terminarz, w którym można zaplanować wizyty handlowe czy funkcjonalności rozpoczęcia i zakończenia dnia, która uwzględnia m.in. rozliczenie kasy i ewidencję stanu licznika samochodowego.
  • Przejrzyste raporty zawierające podsumowanie dnia, na podstawie których kierownictwo może monitorować wyniki, a także formułować strategiczne cele na przyszłość. Raporty podsumowujące działania można generować dzięki modułowi Comarch Business Intelligence.

W wyniku zastosowania powyższych rozwiązań firma zwiększyła ilość zamówień otrzymywanych od klientów, co przełożyło się na wzrost zatrudnienia przedstawicieli handlowych. Początkowo w terenie pracowało 25 osób, a dzisiaj jest ich już 36. 

Profesjonalna współpraca z zakładami optycznymi, dzięki platformie Comarch B2B

Kolejnym rozwiązaniem, które istotnie usprawniło pracę firmy było wdrożenie platformy internetowej Comarch B2B, w pełni zintegrowanej z systemem Comarch ERP XL. Implementacja platformy poprawiła komunikację pomiędzy firmą, a zakładami optycznymi, które są jej głównym klientem biznesowym.

Rozwiązanie Comarch B2B sprawdza się zwłaszcza przy zamówieniach na soczewki recepturowe. Każdy zakład optyczny ma swoje własne, specyficzne wymagania. Platforma B2B po pierwsze zapewnia kontrahentom wgląd do bieżącej, zawsze aktualnej oferty, dopasowanej do indywidualnych wymogów, a po drugie stwarza możliwość natychmiastowego złożenia zamówienia. Wystarczy podać na platformie pożądane parametry soczewki. Każda posiada swój własny unikalny kod, dzięki czemu minimalizowane jest ryzyko, że dane zamówienie trafi do niewłaściwego klienta.

Marcin Wachowiak, Specjalista ds. wdrożeń w Graphcom

Oszczędność czasu i pieniędzy dzięki platformie B2B

Comarch B2B zapewnia ciągłość sprzedaży i podwyższa jej wynik, ponieważ klient może dokonać zakupu o dowolnej porze i z każdego miejsca, jeśli tylko ma dostęp do Internetu. Przed wdrożeniem produktów Comarch nasz klient posiadał co prawda sklep internetowy, jednak proces sprzedaży nie przebiegał tak szybko i kompleksowo. Dane z poszczególnych zamówień były zbierane z różnych systemów, a następnie przenoszone do Excela, co było czasochłonne i zwiększało ryzyko pomyłek. Wdrożenie oprogramowania Comarch ERP XL wraz z modułem Comarch B2B pozwoliło w jednym miejscu zebrać komplet informacji na temat konkretnej soczewki. Dodatkowo, w platforma B2B jest wyposażona w specjalne mechanizmy, dzięki którym możliwa jest natychmiastowa weryfikacja poprawności złożonego zamówienia.

Okiem eksperta

Graphcom stworzył mechanizm do obsługi programów lojalnościowych dedykowanych zakładom optycznym. Zamówienia na nagrody mogą być składane za pośrednictwem platformy B2B. Każdy zakład optyczny ma tam swoje konto, na którym może na bieżąco sprawdzać ilość zdobytych punktów i uzyskać informację ile brakuje mu jeszcze do kwoty gwarantującej dodatkowe korzyści (np. darmowa dostawa). Dla kontrahenta jest to dobra motywacja do zrobienia większych zakupów. – Dodaje Marcin Wachowiak.  

Powyższe rozwiązania dostępne są zarówno dla pracowników, jak i dla klientów firmy. Zapewniają oszczędność czasu, a także pozwalają uniknąć niepotrzebnych kosztów będących konsekwencją popełnienia błędu w zamówieniu.

Kliknij abySzybki kontaktzadzwonić