Biura rachunkowe

Płace i Kadry w Comarch ERP Optima – case study na przykładzie firmy produkcyjnej

Polscy pracodawcy coraz chętniej zatrudniają osoby z zagranicy, które przyjeżdżają do naszego kraju w celach zarobkowych. Zjawisko to wynika przede wszystkim z braku rąk do pracy, zwłaszcza w sektorze produkcyjnym. Najchętniej i najliczniej zatrudniani są u nas pracownicy ukraińskiego pochodzenia. Potrzebują oni zaledwie kilku tygodni, aby płynnie komunikować się w języku polskim. Przedsiębiorcy przy ich zatrudnianiu muszą jednak uwzględniać regulacje prawne obowiązujące od początku roku 2018, dotyczące sezonowego oraz krótkoterminowego zatrudniania pracowników spoza Polski.

Zatrudnianie osób niepełnosprawnych i cudzoziemców

W gronie klientów przemysłowych Graphcom znajduje się firma produkcyjna z branży spożywczej, która zatrudnia pracowników z Ukrainy, a jednocześnie jest zakładem pracy chronionej. Wśród personelu są więc także osoby niepełnosprawne, w związku z czym przedsiębiorstwo ma obowiązek comiesięcznego składania stosownych deklaracji do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych.

Sprawne działania kadrowo-płacowe dzięki produktom Comarch

Z tytułu zatrudnienia obcokrajowca polski płatnik powinien wystawić informacje podatkowe w postaci deklaracji IFT-1/IFT-1R oraz deklaracji PIT, z kolei zatrudnianie osób niepełnosprawnych wymaga rocznego rozliczenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Biorąc pod uwagę, że nasz klient posiada w sumie kilkudziesięciu pracowników produkcyjnych, sprawne działania, zarówno księgowe, jak i kadrowo-płacowe, wymagają zastosowania sprawdzonego rozwiązania informatycznego. Nasz klient postanowił zaufać produktom Comarch, decydując się na zakup systemu ERP XL, a także systemu ERP Optima wraz z modułem Płace i Kadry. Wdrożenie zostało powierzone naszemu zespołowi, który posiada wieloletnie doświadczenie we wdrażaniu innowacyjnych rozwiązań IT zarówno w sektorze przemysłowym, jak i w branży handlowej czy biurach rachunkowych.

Wdrożenie Comarch ERP Optima, a przygotowanie do kontroli PIP

Implementacja systemu Comarch ERP Optima wraz z modułem Płace i Kadry usprawniła pracę personelu kadrowo-płacowego, który do tej pory był skazany na ręczne sporządzanie deklaracji, co było czasochłonne, sprzyjało pomyłkom i zwiększało ryzyko niedostarczenia odpowiednich deklaracji na czas.

Porządek w dokumentacji powinien być priorytetem każdej firmy, jednak szczególne ważne jest to w przemyśle spożywczym, w którym regularnie odbywają się audyty, zarówno dotyczące jakości produktów, jak i przestrzegania przepisów BHP czy odnoszące się do prawnej ochrony pracy. Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) zapowiedziała przeprowadzenie licznych kontroli w roku 2019, m.in w sektorze spożywczym.

Urszula Jawidzyk, Konsultant ds. wdrożeń w firmie Graphcom

Powyższa wypowiedź ma szczególne znaczenie dla naszego klienta, ponieważ zajmuje się on produkcją mrożonych, gotowych dań oraz półproduktów przeznaczonych dla sektora HoReCa oraz dla innych producentów z branży spożywczej. Kontrole PIP skupią się przede wszystkim na weryfikacji tego, na ile firma dba o bezpieczeństwo i zdrowie swoich pracowników oraz czy ich praca jest objęta odpowiednią ochroną prawną. Na kontrolę w pierwszej kolejności powinny nastawić się przedsiębiorstwa zatrudniające cudzoziemców. Poprawne odnotowanie umowy dla każdego z tych pracowników to podstawa pozytywnego przejścia audytu ze strony PIP. W jaki sposób system Comarch ERP Optima konkretnie pomógł naszemu klientowi wywiązać się ze wszystkich wymagań?

Umowa dla cudzoziemca: szybkie i poprawne rozliczanie z ZUS i US w Comarch ERP Optima

Program kadrowo-płacowy w Comarch ERP Optima zapewnia klientowi dostęp do umów cywilno-prawnych IFT-1R, czyli dokumentów dedykowanych obcokrajowcom zatrudnionym w Polsce. Należności, które należy im wypłacić są opodatkowane zryczałtowanym podatkiem dochodowym. Po zakończeniu roku kalendarzowego firma musi sporządzić informację IFT-1R, która następnie powinna być złożona do Urzędu Skarbowego (US). Moduł Płace i Kadry zapewnia rozliczanie umów cywilnoprawnych z uwzględnieniem kontroli minimalnego wynagrodzenia obowiązującego dla zleceniobiorcy. Dzięki produktom Comarch proces rozliczania umów, w tym również z cudzoziemcami, przebiega szybko i sprawnie, ponieważ oprogramowanie Comarch jest zintegrowane z systemem e-Deklaracje, pozwalającym na automatyczną wysyłkę deklaracji podatkowej do US.
Za sprawą modułu Płace i Kadry zawartym w Comarch ERP Optima, przedsiębiorstwo może swobodnie rozliczać się z ZUS, ponieważ moduł jest zintegrowany z programem Płatnik.

Na bieżąco z przepisami prawa dzięki Comarch ERP Optima

Wdrożenie programu kadrowo-płacowego pozwala naszemu klientowi błyskawicznie reagować na zmieniające się przepisy prawne. Przy każdej pojedynczej zmianie, czy to w zakresie ubezpieczeń społecznych czy prawa pracy, Comarch na bieżąco przygotowuje odpowiednie aktualizacje. Wskaźniki wpływające na sposób naliczania wynagrodzeń użytkownik może zaktualizować w Comarch ERP Optima za pomocą zaledwie dwóch kliknięć myszką. Z kolei większe zmiany w przepisach wiążą się z instalacją nowej wersji oprogramowania, na bieżąco udostępnianej przez producenta wraz z uprzednim powiadomieniem użytkownika o takiej możliwości. Nie ma więc ryzyka, że jakieś działanie w firmie przebiegnie w oparciu o nieaktualne wytyczne czy z wykorzystaniem niewłaściwych danych.

Kontrola nieobecności pracowniczych

Przed wdrożeniem Comarch ERP Optima, w tym modułu Płace i Kadry, pracownik kadrowy prowadził ręczną ewidencją urlopów pracowników od A do Z, czyli nie tylko wprowadzał urlop do systemu, ale musiał też samodzielnie uporać się z wyliczeniem limitu urlopowego. Było to nie tylko niewygodne i czasochłonne, ale też ograniczało zakres działania. Przy takiej strategii działania trudno było skutecznie kontrolować limit urlopu wypoczynkowego, uwzględniając przy tym staż pracy czy rodzaj umowy, którą posiada dany pracownik. Obecnie, dzięki wdrożeniu produktów Comarch, wszystkie dane, po ich uprzednim wprowadzeniu do systemu, znajdują się w jednym miejscu, gdzie są na bieżąco kontrolowane, a poszczególne operacje można wykonać w kilka sekund. Przykładowo, system samodzielnie przelicza limit urlopu wypoczynkowego dla osób podejmujących pierwszą pracę czy dla pracowników produkcyjnych tymczasowych, tak by należny urlop mógł zostać wykorzystany dopiero po zakończeniu pierwszego miesiąca pracy.
Podobnie w przypadku zwolnień chorobowych dotyczących danego okresu zasiłkowego. System samodzielnie czuwa nad tym, by zachowany został limit 182-270 dni.

Elektroniczne teczki pracownicze i e-zwolnienia lekarskie

Dużym ułatwieniem dla personelu jest także możliwość prowadzenia akt pracowniczych. Jest to zasługa elektronicznej teczki pracownika, zawartej w module Płace i Kadry. Posiadanie tej funkcjonalności to dla firmy kolejny krok w stronę zachowania porządku w dokumentacji. Każdy pracownik ma swoją „przestrzeń” w systemie, w której można znaleźć komplet informacji na jego temat. Wszystkie ważne dane znajdują się w jednym miejscu i są na bieżąco aktualizowane.
Moduł Płace i Kadry umożliwia również import elektronicznych zwolnień lekarskich, dzięki czemu nasz klient może w pełni dostosować się do wymogów e-ZLA.

Precyzyjne rozliczanie deklaracji PFRON

Jak już zostało wspomniane, nasz klient jest zakładem pracy chronionej, co oznacza, że zatrudnia także osoby niepełnosprawne. Ich dochody musza być wykazywane w określony sposób. Warto zaznaczyć, że wśród 53 pełnoetatowych pracowników zatrudnianych przez naszego klienta aż 29 to osoby niepełnosprawne. System Comarch ERP Optima pozwala wygenerować deklarację Wn-D, która musi być dostarczona do PFRON do 25 dnia miesiąca po miesiącu, którego dotyczy wniosek. Na tej podstawie możliwe jest uzyskanie dofinasowania dla wynagrodzenia pracowników niepełnosprawnych, dlatego tak ważne jest, aby firma miała możliwość sprawnego wypełnienia i terminowego dostarczenia wszystkich wniosków pracowniczych. Comarch ERP Optima istotnie ułatwia to zadanie naszemu klientowi, również dlatego, że przygotowane deklaracje można zaimportować bezpośrednio do SODiR (System Obsługi Dofinansowań i Refundacji).

Dzięki wdrożonym rozwiązaniom Comarch zarówno sporządzanie deklaracji dla PFRON, jak i przygotowanie wydruków pomocniczych DEK-II i DEK-I-0, przebiega szybciej i sprawniej. Przykładowo, dane ewidencyjne pracodawcy, w tym numer nadany w rejestrze PFRON, dane teleadresowe czy NIP są w deklaracjach Wn-D uzupełniane automatycznie. Za sprawą Comarch ERP Optima oraz modułu Płace i Kadry nasz klient zyskał nie tylko większą wygodę pracy i zaoszczędził czas, ale także zminimalizował ryzyko przekroczenia terminów ustalonych przez PFRON.