Optymalizacja wdrożenia Comarch ERP XL w Benex
Benex, dystrybutor i konfekcjoner cebul kwiatowych, korzystał już z Comarch ERP XL — ale wdrożenie przeprowadzone przez poprzedniego partnera nie domknęło kluczowych procesów produkcyjno-magazynowych. Graphcom przeprowadził audyt oparty na obserwacji rzeczywistej pracy zespołu i wdrożył zestaw automatyzacji, które połączyły sprzedaż, produkcję i magazyn w jeden spójny proces.
Jeżeli masz już Comarch ERP XL, który wymaga optymalizacji, albo dopiero szukasz systemu, który obsłuży lekką produkcję i sezonowość — zainspiruj się, jak podejść do takiego projektu.
- 92,05%
skuteczność realizacji zamówień sprzedaży w Q1 2026 (z 77,59% rok wcześniej)
Benex
- 1–2 etaty
szacowana redukcja netto nakładu pracy fizycznej na magazynie, przy niewielkim wzroście pracy administracyjnej
Benex
- +50%
możliwy wzrost wolumenu zamówień bez powiększania zespołu biurowego (szacunek klienta)
Benex
Jakie problemy oznaczają, że wdrożenie Comarch ERP XL wymaga optymalizacji?
Benex korzystał z Comarch ERP XL od kilku lat — ale pierwsze wdrożenie, prowadzone przez poprzedniego partnera, nie uporządkowało kluczowego obszaru działalności: gospodarki magazynowej i produkcji. To sytuacja, którą znamy z wielu podobnych projektów.
Problem 01
Przez wiele lat firma funkcjonowała bez wiarygodnych stanów magazynowych, opierając się na arkuszach kalkulacyjnych i wiedzy poszczególnych pracowników — przy ofercie obejmującej kilkaset odmian samych tulipanów.
Problem 02
Przyjęcie zamówienia sprzedaży nie uruchamiało sprawnie dalszych kroków produkcyjnych — pracownicy musieli ręcznie pilnować, co i kiedy przygotować.
Problem 03
Bez uwzględnienia stanów surowców, rezerwacji i receptur łatwo było wejść w obietnice wobec klienta, których magazyn nie był w stanie spełnić.
Problem 04
Przy częściowej kompletacji operatorzy musieli ręcznie kontrolować, które czynności zostały już rozpoczęte i jaką ilość rzeczywiście należy rozliczyć.
Problem 05
Generowanie dokumentów RW i PW dla produkcji wymagało dodatkowej pracy i zwiększało ryzyko rozjazdów między produkcją a magazynem.
Problem 06
System Comarch ERP XL działał w firmie od kilku lat, ale jeszcze bez pełnej kontroli stanów magazynowych i wsparcia procesu zakupowego — wiele operacji nadal wymagało ręcznej pracy zespołu.
„Wcześniej mnóstwo rzeczy spadało na mnie — każdy chciał wiedzieć, co, gdzie i kiedy będzie dostępne.”
Jak Graphcom automatyzuje produkcję i magazyn w Comarch ERP XL?
Zamiast ogólnego opisu funkcjonowania systemu, zaprojektowaliśmy dla Benex zestaw automatyzacji odpowiadających na konkretne, wcześniej zidentyfikowane trudności operacyjne w procesie produkcyjnym.
Automatyzacja generuje zlecenie produkcyjne z potwierdzonego zamówienia sprzedaży i planuje je w oparciu o szybkie „planowanie zgrubne” — bez ręcznego sterowania każdym przypadkiem.
Mechanizm analizuje zlecenia produkcyjne i dla każdej pozycji oblicza ilość możliwą do wykonania na podstawie stanów magazynowych, rezerwacji i ilości technologicznych — uruchamiając produkcję w zakresie realnie dostępnym.
Jeżeli dostępność surowców wystarcza na częściową realizację zlecenia, automatyzacja realizuje uruchomione operacje dla wielu pozycji jednocześnie, wyłącznie w dostępnym zakresie.
Mechanizm weryfikuje, czy dla zarejestrowanych realizacji dokumenty zostały już utworzone, i automatycznie generuje brakujące RW/PW w oparciu o technologię produkcyjną.
Automatyzacja dekompletacji zwróconych zestawów handlowych (m.in. showboxów, kaperów i standów), uruchamiana z korekty dokumentu WZ, generuje dokumenty RW i PW tak, że składniki wracają na magazyn dokładnie po cenie wcześniejszego wydania.
Jakie korzyści przyniosła automatyzacja produkcji i magazynu w Benex?
Korzyści obejmują zarówno efekty potwierdzone danymi z systemu, jak i te trudniejsze do precyzyjnego zmierzenia, ale wyraźnie odczuwalne przez klienta.
Informacja o dostępności towaru, wcześniej skoncentrowana w głowie właściciela firmy, jest dziś dostępna w systemie dla sprzedaży, magazynu i działu zakupów — co odciążyło zarówno właściciela, jak i cały zespół.
Zdaniem klienta obecna struktura procesu administracyjnego pozwoliłaby obsłużyć wzrost wolumenu zamówień rzędu 50% bez potrzeby zwiększania zespołu biurowego.
Przeprowadzona po wdrożeniu inwentaryzacja — pierwsza tak rzetelna w historii firmy — wykazała jedynie niewielkie, akceptowalne odchylenia od stanów systemowych. To bezpośrednie potwierdzenie skuteczności procesów wdrożonych przez Graphcom.
Wyniki liczbowe wdrożenia w Benex
- 92,05%
skuteczność realizacji zamówień sprzedaży (z 77,59% w Q1 2025) — klient jednoznacznie wiąże wynik z wdrożeniem
Benex
- -58%
skrócenie czasu od potwierdzenia zamówienia do wystawienia WZ — z 24 do 10 dni r/r, w tym samym okresie, w którym wartość zrealizowanych zamówień wzrosła o ok. 21,8% r/r
Benex
- 1–2 etaty
szacowana redukcja netto nakładu pracy fizycznej na magazynie, przy niewielkim wzroście pracy administracyjnej
Benex
- 50%
zapas mocy przerobowych w obszarze administracyjnym — możliwość obsłużenia wzrostu wolumenu zamówień w takiej skali bez powiększania zespołu biurowego, według szacunków klienta
Benex
Dane porównawcze Q1 2025 vs Q1 2026. Nasza analiza pokazuje, że skrócenie czasu realizacji zamówień szło w parze ze wzrostem ich wartości w tym samym okresie — to wskazuje, że przynajmniej część tego efektu wynika z usprawnienia samego procesu realizacji zamówień, a nie wyłącznie z sezonowości.
Szukasz partnera, który pomoże Ci bezpiecznie przejść przez optymalizację wdrożenia Comarch ERP XL?
Umów się na bezpłatną konsultację i opowiedz nam o wyzwaniach, z którymi mierzy się Twoja firma — niezależnie od tego, czy masz już Comarch ERP XL, czy dopiero go rozważasz. Na tej podstawie przygotujemy wstępną koncepcję rozwiązania, która realnie wesprze dalszy rozwój Twojego biznesu.
Napisz do nas
Skontaktujemy się w ciągu 24h, aby ustalić termin i temat rozmowy.
Benex — jeden z liderów rynku dystrybucji cebul kwiatowych w Polsce
Benex Banaszkiewicz Sp. z o.o. to firma działająca od ponad 20 lat na rynku dystrybucji i konfekcjonowania cebul kwiatowych oraz produktów ogrodniczych — tulipanów, narcyzów, hiacyntów i innych roślin ozdobnych. Częścią hurtową i produkcyjną, której dotyczy ten projekt, kieruje Dawid Banaszkiewicz. Firma sprzedaje nie tylko w Polsce, ale eksportuje też do kilku krajów Europy — m.in. Niemiec, Litwy, Łotwy, Rumunii, Czech, Ukrainy, Szwecji i Norwegii — a jej katalog na platformie B2B obejmuje blisko 4 700 pozycji asortymentowych.
Benex jest dziś w fazie wyraźnego wzrostu i modernizacji. Równolegle z uporządkowaniem procesów w Comarch ERP XL firma prowadzi inwestycję współfinansowaną ze środków UE — projekt „Zwiększenie mocy produkcyjnych i poprawa zarządzania procesem technologicznym poprzez budowę hali produkcyjno-magazynowej, doposażenie stanowisk roboczych oraz wdrożenie specjalistycznego oprogramowania” o wartości 6 317 567,70 zł, w tym 2 568 116,95 zł dofinansowania. To właśnie w takim momencie — rosnącej skali, nowej infrastruktury i szerszego katalogu produktów — uporządkowanie procesów produkcyjno-magazynowych w systemie ERP przestaje być dodatkiem, a staje się warunkiem dalszego wzrostu.
Branża jest przy tym wąska i wymaga specyficznego know-how — w Polsce działa zaledwie kilka firm zajmujących się profesjonalnie importem, dystrybucją i pakowaniem cebul kwiatowych na porównywalną skalę. Benex pakuje produkty także pod markami własnymi sieci handlowych w Polsce i za granicą, co dodatkowo podnosi wymagania dotyczące precyzji i identyfikowalności towaru. Działalność cechuje silna sezonowość — dwa szczyty sprzedaży (jesień i wiosna) i krótki, dwumiesięczny okres mniejszego obciążenia.
Co o współpracy mówi Benex?
„Wcześniej mnóstwo rzeczy spadało na mnie — każdy chciał wiedzieć, co, gdzie i kiedy będzie dostępne. Dziś ta wiedza jest w systemie, dostępna dla całego zespołu, a nie tylko w mojej głowie. To dla nas fundament, na którym możemy dalej budować — między innymi rozwijać sprzedaż w kanale B2B.”
Jak przebiegało wdrożenie automatyzacji w Benex?
Audyt i analiza rzeczywistego sposobu pracy
Współpracę z Graphcom oparliśmy o standardowy proces bezpiecznego przejmowania i optymalizacji wdrożeń Comarch ERP — audyt objął nie tylko przegląd konfiguracji systemu, ale przede wszystkim obserwację rzeczywistego sposobu pracy zespołu Benex.
Przeanalizowaliśmy nie tylko formalny obieg w systemie, ale też to, jak pracownicy faktycznie podejmują decyzje w sytuacji braków towarowych, opóźnionych dostaw i częściowych realizacji. To pozwoliło oddzielić realne potrzeby biznesowe od dotychczasowych obejść, jakie zespół wypracował sobie w reakcji na ograniczenia poprzedniego wdrożenia.
Znając doświadczenia Benex z poprzedniego etapu wdrożenia, gdzie próbowano objąć zbyt wiele obszarów jednocześnie, zaproponowaliśmy wyraźne rozdzielenie zakresu: najpierw uporządkowanie kompletacji i gospodarki magazynowej, dopiero potem integracja z księgowością.
Etap 1: kompletacja i gospodarka magazynowa
Zespół Graphcom zaprojektował i wdrożył zestaw dedykowanych automatyzacji Comarch ERP XL, dopasowujących standardową funkcjonalność systemu do specyfiki produkcyjno-magazynowej Benex.
Automatyczne tworzenie zlecenia produkcyjnego z potwierdzonego zamówienia sprzedaży wraz z planowaniem zgrubnym.
Wyliczanie rzeczywistej ilości możliwej do skompletowania na podstawie stanów, rezerwacji i technologii — z uruchomieniem produkcji w zakresie pełnym albo częściowym.
Obsługa realizacji uruchomionych operacji dla wielu pozycji jednocześnie, z korektą wielkości przy częściowym zamknięciu.
Generowanie dokumentów magazynowych w oparciu o technologię produkcyjną i zarejestrowaną realizację, bez ręcznej pracy operatora.
Obsługa zwrotów gotowych zestawów handlowych z odzyskiem składników po cenie zgodnej z wcześniejszym wydaniem.
Kolejny etap: integracja z księgowością i dalszy rozwój
Etap 1 dał Benex solidny fundament pod kolejne kroki — zaplanowane, ale jeszcze nie zrealizowane w ramach projektu.
Integracja z księgowością, udostępnienie klientom informacji o dostępnych ilościach towaru w kanale B2B, dalsza automatyzacja procesu kompletacji na magazynie hurtowym oraz integracja z systemami wysyłkowymi.
Jakie moduły Comarch ERP XL wdrożono w Benex?
Obsługa sprzedaży hurtowej i sprzedaży pod markami własnymi sieci handlowych.
Rejestracja i obsługa zamówień sprzedaży, będąca punktem wyjścia dla automatyzacji produkcji.
Technologie i receptury, rezerwacje surowców, kompletacja złożonych zestawów handlowych.
Obsługa importu towaru z zagranicy, kluczowa przy sprzedaży cebul kwiatowych i roślin ozdobnych.
Analityka biznesowa wspierająca planowanie sprzedaży i zakupów w warunkach silnej sezonowości.
Dla jakich firm optymalizacja wdrożenia Comarch ERP XL i automatyzacja produkcji sprawdzą się najlepiej?
Firmy, w których sprzedaż surowca współistnieje z przygotowaniem gotowych zestawów handlowych — obszary sprzedaży, magazynu i lekkiej produkcji wymagają w nich ścisłej koordynacji, tak jak w Benex.
Firmy pracujące w cyklu dwóch szczytów aktywności rocznie, gdzie dostępność towaru zależy od cyklu upraw, produkcji lub dostaw i wymaga planowania z dużym wyprzedzeniem.
Firmy produkcyjno-dystrybucyjne z branży spożywczej, w tym przetwórstwa mięsnego — Graphcom ma doświadczenie we wdrożeniach Comarch ERP XL w tej branży i rozumie jej specyfikę procesową.
Firmy realizujące pakowanie i konfekcjonowanie dla marek własnych sieci handlowych, gdzie precyzja i identyfikowalność partii towaru mają bezpośrednie znaczenie handlowe.
Firmy, które już korzystają z Comarch ERP XL, ale kluczowy obszar działalności nadal nie działa tak, jak powinien — po pierwszym, niepełnym wdrożeniu.
Firmy podlegające obowiązkowej identyfikowalności partii towaru (m.in. paszporty roślin) i kontroli Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa.
Napisz do nas
Skontaktujemy się w ciągu 24h, aby ustalić termin i temat rozmowy.
Porozmawiajmy o o wdrożeniu Comarch ERP XL w Twojej firmie.
Zostaw kontakt, a w ciągu 1 dnia roboczego odezwiemy się, żeby ustalić termin bezpłatnej konsultacji. Bez zobowiązań, bez presji — tylko rozmowa o tym, jak Comarch ERP XL może wspierać rozwój Twojej firmy.
Najczęstsze pytania o optymalizację wdrożenia Comarch ERP XL i automatyzację produkcji
Czy ten sam mechanizm automatyzacji sprawdzi się zarówno dla firm z Comarch ERP XL, jak i dla tych, które dopiero wybierają system?
Tak — mechanizm rozwiązania jest ten sam niezależnie od tego, czy firma korzysta już z Comarch ERP XL i potrzebuje optymalizacji wdrożenia, czy dopiero szuka systemu, który obsłuży jej procesy produkcyjno-magazynowe. W obu przypadkach chodzi o zaprojektowanie i wdrożenie zestawu uzupełniających automatyzacji, dopasowanych do specyfiki procesu klienta — nie o wdrażanie systemu od zera.
Różnica dotyczy jedynie punktu startowego: dla firm z istniejącym wdrożeniem projekt zaczyna się od audytu obecnego stanu, dla firm bez systemu — od standardowego procesu wdrożeniowego Comarch ERP XL.
Czym różni się audyt wdrożenia Comarch ERP XL w Graphcom od zwykłego przeglądu konfiguracji systemu?
Audyt wdrożenia Comarch ERP XL w Graphcom opiera się nie tylko na przeglądzie konfiguracji systemu, ale przede wszystkim na obserwacji rzeczywistego sposobu pracy zespołu klienta. W przypadku Benex oznaczało to analizę nie tylko formalnego obiegu dokumentów w systemie, ale też tego, jak pracownicy faktycznie podejmują decyzje w sytuacji braków towarowych, opóźnionych dostaw i częściowych realizacji zamówień.
Dzięki temu podejściu udało się oddzielić realne potrzeby biznesowe klienta od dotychczasowych obejść, które zespół wypracował sobie w reakcji na ograniczenia poprzedniego, niepełnego wdrożenia.
Czy można zoptymalizować wdrożenie Comarch ERP XL bez ponownego wdrażania systemu od zera?
Tak — optymalizację wdrożenia Comarch ERP XL można przeprowadzić bez ponownego wdrażania systemu od podstaw. W Benex system Comarch ERP XL działał od kilku lat, uruchomiony przez poprzedniego partnera wdrożeniowego; problemem nie był sam wybór systemu, tylko brak uzupełniających automatyzacji, dopasowanych do specyfiki produkcyjno-magazynowej firmy.
W takich przypadkach projekt polega na audycie obecnego stanu, zaprojektowaniu brakujących mechanizmów i ich wdrożeniu etapami — bez przerywania bieżącej pracy zespołu na systemie.
Jak Comarch ERP XL automatyzuje generowanie zleceń produkcyjnych z zamówień sprzedaży?
Automatyzacja generuje zlecenie produkcyjne automatycznie z potwierdzonego zamówienia sprzedaży, oznaczonego odpowiednim atrybutem, i planuje je w oparciu o planowanie zgrubne. Aplikacja działa cyklicznie z harmonogramu, więc już na etapie przyjęcia zamówienia system zaczyna przygotowywać dalsze operacje produkcyjne bez konieczności ręcznego sterowania każdym przypadkiem.
Czy Comarch ERP XL obsługuje częściową realizację zamówień produkcyjnych?
Tak — Comarch ERP XL, uzupełniony o dedykowaną automatyzację, obsługuje realizację częściową i wielopozycyjną zamówień produkcyjnych. Mechanizm pozwala realizować uruchomione operacje dla wielu pozycji jednocześnie, uwzględniając rzeczywiście uruchomioną ilość, i umożliwia skorygowanie wielkości realizacji, jeśli produkcja ma zostać zamknięta częściowo — bez ręcznej kontroli każdej pozycji osobno.
Czy da się rozliczyć zwrot gotowego zestawu handlowego bez błędów wartościowych na magazynie?
Tak — automatyzacja dekompletacji zwróconych zestawów handlowych przyjmuje ich składniki z powrotem na magazyn dokładnie po tej samej cenie, po jakiej zostały wcześniej rozchodowane w momencie produkcji zestawu. Operator wskazuje technologię dla zwracanej pozycji z poziomu korekty dokumentu WZ, a system generuje odpowiednie dokumenty RW i PW, grupując przychody i rozchody tak, by wartość magazynu pozostała spójna.
Dla jakich firm sprawdzi się automatyzacja produkcji i magazynu w Comarch ERP XL?
Automatyzacja produkcji i magazynu w Comarch ERP XL sprawdza się przede wszystkim w firmach, które łączą sprzedaż surowca z przygotowaniem gotowych zestawów handlowych i działają w warunkach wyraźnej sezonowości sprzedaży. Dotyczy to m.in. dystrybutorów i konfekcjonerów produktów ogrodniczych, firm produkcyjno-dystrybucyjnych z branży spożywczej oraz firm pakujących pod markami własnymi sieci handlowych.
Wspólnym mianownikiem jest silne powiązanie obszarów sprzedaży, magazynu i lekkiej produkcji, które wymaga sprawnej koordynacji zarówno biznesowej, jak i systemowej.
Czym jest identyfikowalność (traceability) partii towaru w Comarch ERP XL i dlaczego jest ważna przy kontrolach branżowych?
Identyfikowalność (traceability) partii towaru to jednoznaczne odtworzenie w systemie pełnej historii przepływu danej partii — od przyjęcia surowca po wydanie gotowego produktu. W Benex pełna historia przepływu towaru rejestrowana w Comarch ERP XL, łącznie z paszportami roślin, pozwala bez problemu odtworzyć historię danej partii praktycznie od ręki — niezależnie od tego, czy chodzi o reklamację klienta, wewnętrzną weryfikację czy kontrolę branżową.
Jak wygląda proces przejęcia i optymalizacji wdrożenia Comarch ERP XL w Graphcom?
Proces przejęcia i optymalizacji wdrożenia Comarch ERP XL w Graphcom zaczyna się od audytu opartego na obserwacji rzeczywistej pracy zespołu klienta, a dopiero na tej podstawie planowane są kolejne etapy wdrożenia. W Benex oznaczało to świadome rozdzielenie zakresu projektu na etapy — najpierw uporządkowanie kompletacji i gospodarki magazynowej, dopiero potem integrację z księgowością — zamiast obejmowania zbyt wielu obszarów jednocześnie.
Takie podejście wymaga cierpliwości, ale pozwala uniknąć powtórki trudności typowych dla wdrożeń o zbyt szerokim zakresie naraz i daje zespołowi klienta czas na oswojenie się z nowym sposobem pracy.