W polskiej branży piwowarskiej od kilku lat możemy obserwować dynamiczny rozwój, zwłaszcza pod względem ilości nowości piwnych wprowadzanych na rynek. Na terenie kraju działa obecnie około 200 browarów, przy czym najlepiej rokują te małe, które dostarczają na rynek piwa regionalne i rzemieślnicze. Oferują one coraz bardziej zróżnicowaną ofertą, o wyselekcjonowanym, naturalnym składzie i bogatych walorach smakowych. Wymagania wobec wskaźników jakościowych piw wciąż rosną, a potrzeby odbiorców są specyficzne. Największą siłę przebicia mają te browary, które potrafią efektywnie zarządzać procesami biznesowymi, zwłaszcza w zakresie sprzedaży, logistyki oraz transportu, w czym niewątpliwie pomaga automatyczne fakturowanie.
Kompleksowe zarządzanie browarem, dzięki Comarch ERP XL
W gronie stałych klientów Graphcom znajduje się firma produkcyjna z branży piwowarskiej. Poprzez implementację systemu Comarch ERP XL usprawniła ona codzienne procesy, a tym samym wyszła naprzeciw oczekiwaniom współczesnego rynku. Warto podkreślić, że jest to jeden z pierwszych małych browarów w Polsce, które zdecydował się na wdrożenie systemu ERP. Decyzja o zakupie oprogramowania została podjęta w 2014 roku. Od tamtego czasu browar zauważalnie poprawił efektywność swoich działań, ponieważ zarządzanie produkcją, magazynami i księgowością może odbywać się w jednym systemie. Dzięki temu pracownicy, mogą działać w sposób spójny i bardziej uporządkowany, co oszczędza czas, ale też pieniądze.
Dedykowane narzędzia od Graphcom, zintegrowane z systemem Comarch ERP
Nasi konsultanci wdrożeniowi, po dokładnej analizie indywidualnych potrzeb browaru, stworzyli kilka dedykowanych narzędzi. Usprawniły one procesy firmowe, a jednocześnie skonstruowano je w pełnej integracji z oprogramowaniem Comarch. Jednym z takich autorskich rozwiązań jest narzędzie przeznaczone do automatycznego fakturowania.
Sieć wzajemnych zależności, czyli specyfika funkcjonowania browaru
Wśród odbiorców piw dystrybuowanych przez naszego klienta znajdują się zarówno małe sklepy posiadające w asortymencie alkohole regionalne, jak i duże hurtownie czy większe sieci handlowe. Browar posiada kilka oddziałów w Polsce i zapewnia własny transport do odbiorcy. Proces ten musi być tak zaplanowany, by dostarczyć towar w ustalonym terminie. Największy oddział wystawia miesięcznie około 1500 faktur i paragonów. W związku z tym przed wdrożeniem systemu Comarch ERP browar za każdym razem stawał przed dużym wyzwaniem logistycznym. Okazało się, że tzw. wąskim gardłem procesu był etap fakturowania.
Przed wprowadzeniem automatycznego fakturowania personel był zmuszony ręcznie tworzyć, a następnie drukować każdy dokument sprzedaży. Było to uciążliwe i zabierało dużo czasu, jednak bez wystawienia wszystkich dokumentów kierowca nie mógł wyruszyć w trasę. Warto podkreślić, że na jednym tirze znajdują się hektolitry piwa, które obejmują kilka różnych zamówień. Odbiorca każdego z nich spodziewa się dostawy na czas, ponieważ przekłada się to na jego cele biznesowe. Wszelkie opóźnienia to strata finansowa. Upływające minuty są cenne także dla samego kierowcy, ponieważ im szybciej wyjedzie w trasę, tym więcej zamówień zrealizuje i więcej zarobi. W ten sposób tworzy się system wzajemnych zależności, w którym szybkość fakturowania w browarze istotnie decyduje o efektywności kolejnych etapów działania.
Automatyczne fakturowanie – co zmieniło się po wdrożeniu dedykowanego narzędzia?
Dzięki pracy zespołu Graphcom czas przygotowania kompletu dokumentów dla każdego zamówienia jest krótszy. Transport realizowany danego dnia przez konkretnego kierowcę traktuje się w systemie jako całość. Jest to zapisywane w Comarch ERP XL w postaci tzw. dokumentu paczki (PC). W konsekwencji, generowanie dokumentów staje się łatwiejsze, podobnie jak wydruk, ponieważ nie trzeba już wybierać każdego z nich z osobna. Za jednym kliknięciem można wydrukować wszystkie dokumenty z konkretnej paczki. Dodatkowo, dedykowane narzędzie do fakturowania pozwala zdefiniować w systemie Comarch ERP XL domyślny typ dokumentu dla danego klienta. Mechanizm „pamięta” czy dany kontrahent ma otrzymać fakturę, paragon czy dokument WZ. W efekcie, czas przygotowania transportu jest dzisiaj znacznie krótszy, a sam proces mniej uciążliwy dla osób zaangażowanych w jego realizację.
Automatyczne fakturowanie – Jaka z tego praktyczna korzyść?
Jeśli przyjrzeć się obecnym trendom panującym w branży piwowarskiej można zaobserwować, że mniejsi odbiorcy jednorazowo zamawiają coraz mniejsze ilości danego piwa, za to z większą częstotliwością. Dodatkowo, zależy im na możliwie największej konsolidacji pojedynczych zamówień składanych w ciągu jednego dnia. W związku z powyższym, coraz częściej pojawiają się oczekiwania, że dostawa nie zajmie już 24h, ale 21h. Te trzy godziny mają dla dostawcy niemałe znaczenie, a chcąc sprostać wymaganiom, nowoczesne rozwiązania IT są koniecznością.
zadzwonić