System ERP – cena programu a cena wdrożenia. Od czego zależy?

Koszt systemu ERP. Co wpływa na to, ile kosztuje wdrożenie systemu ERP?

To ile kosztuje system ERP, zależy od czynników, takich jak: zakres wdrażanych modułów, liczba użytkowników, zakresu procesów biznesowych, które zechcesz obsłużyć i wybranego modelu licencjonowania. Koszt licencji powinien wynikać wprost z cennika danego dostawcy oraz aktualnych promocji, które w istotny sposób mogą wpłynąć na koszt wdrożenia systemu ERP.

Jak oszacować budżet na wdrożenie systemu ERP?

Na koszt wdrożenia systemu ERP składa się koszt licencji oraz usług. Cennik można zazwyczaj pobrać ze strony dostawcy oraz ocenić, które moduły są potrzebne i w jakiej ilości. Również opis funkcjonalności poszczególnych modułów powinien znajdować się na stronie producenta.

Aby ocenić zakres usług oraz ich koszt, należałoby zgłosić się do firmy, która zrealizuje wdrożenie systemu ERP, który nas interesuje. Następnie ocenić, czy ich rozwiązanie posiada właściwości, których potrzebuje nasza firma i w konsekwencji oszacować liczbę godzin pracy potrzebną na wdrożenie oraz wynikający z tego budżet. Firma wdrożeniowa jest też w stanie doradzić, które moduły systemu ERP są potrzebne.

Jeżeli obsługa specyficznych wymagań biznesowych wymaga integracji z rozwiązaniami innych producentów, np. w e-commerce to byłyby: sklep internetowy, marketplace lub system firmy kurierskiej, to należy uwzględnić w budżecie odpowiednie licencje i prace.

Aby ułatwić naszym klientom uzyskanie odpowiedzi na pytanie “Jak oszacować budżet na system ERP?” przygotowaliśmy kalkulator wdrożenia Comarch ERP Optima, który prowadzi użytkownika przez proces kalkulacji. Kalkulator wdrożenia Comarch ERP Optima znajdziesz TUTAJ.

Jakich wyborów będzie trzeba dokonać, by ustalić ile kosztuje system Comarch ERP Optima?

Wybór modelu licencjonowania. Chmura vs. On-Premise (model stacjonarny)

Wybór między Chmurą Comarch a rozwiązaniem stacjonarnym (on-premise) jest kluczową decyzją, która ma wpływ na to, ile kosztuje system ERP oraz na to, w jaki sposób zostanie zorganizowany dostęp dla użytkowników, ułatwiający pracę zdalną oraz zarządzanie systemem. W zależności od rozmiaru przedsiębiorstwa, jego potrzeb oraz zasobów, jedne modele mogą okazać się korzystniejsze od innych. Poniżej przedstawiamy informacje, które pomogą dokonać świadomego wyboru.

Chmura Standard

Wersja ta oferuje zdalny dostęp, wygodny, miesięczny abonament, który obejmuje podstawowe usługi, w tym: zarządzanie serwerami, backup danych, a także regularne aktualizacje nowych wersji systemu bez dodatkowych kosztów. Optima w wersji chmurowej jest zarządzana i aktualizowana przez Comarch, co oznacza, że firma nie musi angażować dodatkowych zasobów IT. Wszystkie standardowe moduły są dostępne w wersji “z Plusem”, czyli dostęp do dodatkowych, zaawansowanych funkcji programu w ramach podstawowego pakietu. Chmura standard Comarch ERP Optima jest idealnym rozwiązaniem dla mniejszych firm, które nie chcą ponosić kosztów związanych z własną infrastrukturą IT.

To rozwiązanie ma jednak swoje ograniczenia. Comarch świadomie blokuje możliwość komunikacji Comarch ERP Optima z systemami znajdującymi się poza chmurą Comarch np. BaseLinker, czy sklepem internetowym, by chronić się przed cyber atakami i w jak największym stopniu zadbać o bezpieczeństwo danych swoich klientów. Decydując się na Chmurę standard, uzyskujemy zatem atrakcyjny plan rozliczeniowy, bardzo wysoki poziom bezpieczeństwa danych i automatyczne aktualizacje systemu ERP.

Chmura Enterprise

Chmura Enterprise działa na podobnej zasadzie jak wersja Standard, z tą różnicą, że pozwala na instalowanie dodatkowych aplikacji pochodzących od innych dostawców oraz umożliwia komunikację z systemami znajdującymi się poza Chmurą Comarch, np. BaseLinkerem, Saldeo, sklepem internetowym, który hostuje inny dostawca czy systemem firmy kurierskiej.

To rozwiązanie daje większą elastyczność w zakresie dostosowywania systemu do specyficznych potrzeb firmy. Także w tym przypadku backup oraz zarządzanie systemem leży po stronie Comarch, co zdejmuje z firmy ciężar utrzymania infrastruktury IT i wpływa korzystnie na to ile w dłuższym horyzoncie kosztuje system erp.

Wersja Stacjonarna (On-Premise)

Dla firm, które preferują pełną kontrolę nad swoimi danymi i infrastrukturą, rozwiązanie stacjonarne może być bardziej odpowiednie. Licencje są bezterminowe, ale co roku należy opłacić aktualizację systemu (upgrade), który wynosi 20% wartości licencji. Użytkownicy muszą sami zadbać o kopie zapasowe, aktualizacje i całą infrastrukturę techniczną, co wymaga posiadania dedykowanego działu IT lub wsparcia zewnętrznego. Wersja stacjonarna jest bardziej elastyczna w kontekście łączności z systemami zewnętrznymi (np. swoboda otwierania dowolnych portów komunikacyjnych), co może być istotne dla firm o bardziej specyficznych wymaganiach.

Licencjonowanie i liczba użytkowników

W przypadku wersji Chmura Standard, liczba użytkowników jest przypisana do konkretnego konta, które wskazujemy podczas zamówienia. Oznacza to, że firma musi wskazać konkretnych użytkowników, którzy będą korzystać z systemu ERP.

W wersjach Chmura Enterprise i Stacjonarnej licencje mają charakter “pływający”. Oznacza to, że kupujemy pulę licencji, które mogą być wykorzystywane przez różnych użytkowników w zależności od potrzeb firmy. Przykładowo, licencje mogą być dzielone pomiędzy różne działy lub stanowiska w firmie, co daje większą elastyczność w zarządzaniu licencjami.

Zakres funkcjonalny działania systemu – procesy biznesowe

Punktem wyjścia do wyceny licencji oraz usług wdrożeniowych, jest zakres procesów biznesowych, które chcemy obsługiwać w firmie. Aby pomóc oszacować ile kosztuje system ERP, warto wziąć pod uwagę konkretne, kluczowe procesy biznesowe, ponieważ determinują one konieczność skorzystania z odpowiednich modułów oraz wpływają na nakład pracy.

Sprzedaż i magazyn

Decyzja o wdrożeniu modułów sprzedażowych i magazynowych zależy od tego, czy firma prowadzi działalność magazynową i czy potrzebuje szczególnych funkcji, takich jak obsługa partii towarów.

• Handel – jeżeli firma prowadzi magazyn, ale nie potrzebuje obsługi partii, wystarczy licencja na moduł „Handel”.

• Handel Plus – jeżeli firma planuje prowadzenie gospodarki magazynowej z obsługą partii towarów, konieczny będzie moduł „Handel Plus”.

• Faktury – jeżeli firma nie prowadzi działalności magazynowej, a jedynie wystawia faktury, wystarczy moduł „Faktury”.

Zakupy

Warto rozważyć automatyzację procesu importu faktur zakupowych. Dostępne opcje to:

• KSEF – pozwala na integrację z rządowym systemem e-Faktur KSeF i automatyczny import faktur zakupu.

• OCR – umożliwia rozpoznawanie faktur zakupu ze skanów lub zdjęć, co jest przydatne dla firm, które otrzymują faktury w formie papierowej lub w plikach graficznych.

Działalność usługowa i serwis

Jeżeli prowadzisz działalność usługową, np. serwisujesz urządzenia dla swoich klientów, warto rozważyć moduł Serwis w systemie Comarch ERP Optima, który będzie obsługiwał procesy związane z przyjęciem urządzeń, ich naprawą, zużyciem części, rejestracją wykonanych usług i finalnie, wydaniem po naprawie.

Kontakty z klientami i windykacja

CRM

Jeżeli firma chce uporządkować działania handlowe i zintegrować system ERP z pocztą elektroniczną (np. synchronizacja z e-mailami klientów), powinna rozważyć moduł CRM. Moduł ten wspiera zarządzanie kontaktami z klientami oraz procesem sprzedaży.

CRM Plus

Jeśli firma chce zautomatyzować procesy windykacyjne (np. automatyczne przypomnienia o płatnościach, zadania windykacyjne dla osób odpowiedzialnych za ten obszar, automatyczna wysyłka ponagleń i wezwań do zapłaty), zaleca się rozszerzenie o moduł CRM Plus. To narzędzie pozwala na lepsze zarządzanie należnościami.

Księgowość oraz Kadry i Płace

Wdrożenie systemu ERP w firmie może znacznie usprawnić procesy w księgowości oraz kadrowo-płacowe. System ERP automatyzuje wiele rutynowych zadań, takich jak generowanie faktur, rozliczanie płac i świadczeń, co nie tylko zmniejsza ilość pracy, ale również minimalizuje ryzyko błędów. Wdrożenie systemu ERP pozwala firmom na lepsze monitorowanie i kontrolowanie swoich finansów oraz zasobów ludzkich, co przekłada się na większą przejrzystość i efektywność operacyjną.

W zależności od tego, czy firma chce samodzielnie obsługiwać procesy księgowe i kadrowo-płacowe, dostępne są różne opcje:

Księgowość – Jeśli firma chce prowadzić księgowość w ramach systemu ERP, należy wybrać odpowiednie moduły: Księga Podatkowa (dla uproszczonej księgowości) lub Księga Handlowa (dla pełnej księgowości).

Kadry i Płace – Moduły do obsługi płac i kadr oferują pełną automatyzację procesów kadrowych, w tym naliczania wynagrodzeń, obsługi PPK czy ewidencji czasu pracy. Z kolei moduł Płace i Kadry Plus zapewnia bardziej zaawansowane funkcje, takie jak obsługa wielu pracowników w ramach seryjnego generowania wynagrodzeń.

Narzędzia e-commerce

W przypadku firm, które planują uruchomienie sprzedaży internetowej, należy rozważyć moduł Comarch E-sklep. W zależności od typu działalności, dostępne są różne wersje:

• Comarch E-sklep Standard – dla firm, które potrzebują prostego sklepu internetowego.

• Comarch E-sklep Enterprise – dla większych firm, które wymagają rozbudowanych funkcji sprzedaży online.

• Comarch E-sklep B2B – dedykowany dla firm, które obsługują sprzedaż detaliczną oraz B2B.

Dodatkowo, dla firm integrujących się z platformami sprzedażowymi (marketplace) czy kurierami, dostępne są moduły Comarch E-sale (integracja z Allegro i eBay (eBay.pl , eBay.de, eBay.fr, eBay.it oraz eBay.es), a także Amazon) i Comarch Shipping (integracja z 19 różnymi rozwiązaniami kurierskimi).

Dodatkowe aplikacje Comarch ERP 5.0

Aby nasz system erp spełniał kluczowe wymagania stawiane przez firmę, może być konieczne uruchomienie innych modułów systemu Comarch, taki jak:

Comarch BI – jeżeli potrzebujesz raportów do podejmowania decyzji biznesowych, warto rozważyć wdrożenie tego modułu.

KSeF – wysyłanie i odbieranie dokumentów przez Krajowy System eFaktur najprawdopodobniej będzie obowiązkowy od 2026 roku. Natomiast już dzisiaj możesz użyć KSeF do wymiany dokumentów z kontrahentami, którzy też z niego korzystają.

OCR – umożliwia zamianę dokumentów w formie papierowej lub plików (w formatach jpg i pdf) na dokumenty w systemie Comarch ERP Optima.

Comarch Mobile – jest to aplikacja na handlowców, umożliwiająca obsługę klienta w terenie, wspierająca go w takich czynnościach jak m.in. : przyjmowanie zamówień, sprawdzenie warunków handlowych, windykacja czy drukowanie dokumentów.

Comarch DMS – umożliwia zorganizowanie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, np. obiegu faktury kosztowej, która po akceptacji zamienia się w dokument w systemie Comarch ERP Optima.

Usługi wdrożeniowe – główny czynnik ile kosztuje system erp

Często to właśnie usługi mają kluczowy wpływ na to ile kosztuje system ERP. Warto wskazać następujące:

Konsultacja lub Analiza Przedwdrożeniowa

Przed wdrożeniem systemu ERP, konsultant musi się dowiedzieć do klienta, jakie procesy biznesowe mają zostać obsłużone w systemie i dopytać, w jaki sposób miałby one działać. Na tym etapie uzgodnione informacje mogą już być na bieżąco wprowadzane do konfiguracji systemy, by stworzyć prototyp, który klient będzie mógł wypróbować i ocenić. W większej firmie, gdzie procesów biznesowych objętych wdrożeniem jest więcej, zwykle realizuje się najpierw usługę analizy przedwdrożeniowej, by zebrać informację od wielu osób zaangażowanych we wdrożenie i ustalić wspólne wymagania. W mniejszych podmiotach może wystarczyć konsultacja przedwdrożeniowa, by zebrać niezbędne informacje i dokonać konfiguracji systemu.

• Konsultacja Przedwdrożeniowa rozliczana jest zwykle godzinowo i trwa tak długa, jak konsultant i klient uznają za stosowne (zwykle 2-8 godzin). Jeżeli wdrożenie nie jest skomplikowane i jest realizowane z 1-2 osobowym zespołem po stronie klienta to taka metoda pracy powoduje niewielki nakład pracy i co za tym idzie mniejszy koszt wdrożenia. W ramach konsultacji konsultant zadaje pytania, pokazuje w systemie możliwości na danych prezentacyjnych.

• Analiza Przedwdrożeniowa polega na przeprowadzeniu konsultacji, w ramach których zostaną uzgodnione: lista procesów, które mają podlegać wdrożeniu, lista użytkowników, lista danych do migracji, lista rozwiązań rozszerzających standardową funkcjonalność systemu o dedykowane funkcje, lista wydruków i raportów, które system miałby generować. W ramach usługi klient otrzyma plan wdrożenia, który będzie aktualizowany w miarę postępu prac. Pomimo tego, że usługa zwiększa koszt wdrożenia, jest to właściwe podejście dla projektów, gdzie we wdrożeniu bierze udział więcej osób i zakres projektu obejmuje kilka większych obszarów łącznie, np.: sprzedaż, zakupy, księgowość czy płace i kadry.

Analiza Przedwdrożeniowa ma ustrukturyzowany charakter, natomiast przebieg konsultacji ustalasz wspólnie z dostawcą.

Jeżeli chcesz zwiększyć prawdopodobieństwo, że w trakcie przygotowań do wdrożenia systemu Comarch ERP Optima nie zostanie pominięty żaden istotny szczegół wpływający na wdrożenie – wybierz Analizę Przedwdrożeniową.

Instalacja

Dla wersji stacjonarnej wymagana jest instalacja na serwerach lokalnych lub zewnętrznych. W przypadku rozwiązań chmurowych to Comarch dokona instalacji.

Import danych

Import danych z poprzednich systemów (inna nazwa – migracja danych), takich jak:

• dane kontrahentów,

• dane towarów, bilans otwarcia stanów magazynowych,

• bilans otwarcia rozrachunków,

• plan kont, bilans otwarcia kont księgowych,

• dane kadrowe (dane identyfikacyjne pracownika, dane dotyczące rodzin pracownika, historia etatu, historia wykształcenia i zatrudnienia, forma płatności, nieobecności).

Dokładny opis tego, na czym polega migracja w trakcie wdrażania systemu Comarch ERP Optima, znajdziesz w kalkulatorze kosztów wdrożenia Comarch ERP Optima.

Rozwiązania dedykowane

Nie rzadko się zdarza, że standardowe moduły nie posiadają pewnych specyficznych właściwości. Np. użytkownicy potrzebują dodatkowych formularzy do zbierania specyficznych informacji lub niezbędna jest integracja z nietypowym rozwiązaniem innego dostawcy. W takim przypadku firma wdrożeniowa przygotowuje odpowiednie, dedykowane rozwiązania, rozszerzające standardową funkcjonalność systemu. Warto pamiętać, że tego typu rozszerzenia nie mogą być uruchamiane w systemie działającym w środowisku Chmury Standard, za to mogą być łatwo uruchomione w Chmurze Enterprise i w Wersji Stacjonarnej (w infrastrukturze własnej klienta).

Koszty wdrożenia systemu ERP

Koszty wdrożenia systemu ERP mogą się znacznie różnić w zależności od wielkości firmy, złożoności procesów oraz wybranego dostawcy systemu ERP. Ogólnie rzecz biorąc, koszty te obejmują:

• Koszty licencji systemu ERP: Cena licencji zależy od liczby użytkowników oraz wybranych modułów.

• Koszty wdrożenia systemu ERP: Obejmują one usługi: analizę przedwdrożeniową, instalację, konfigurację, migrację danych, dedykowane rozszerzenia oraz szkolenia dla pracowników.

Koszty nowego ERP mogą się wahać od pojedynczych tysięcy złotych do kilkudziesięciu tysięcy złotych, w zależności od wielkości firmy i złożoności procesów biznesowych. Małe firmy mogą spodziewać się niższych kosztów, zwłaszcza jeśli zdecydują się na standardowe moduły i chmurowe rozwiązania, które nie wymagają dużych inwestycji w infrastrukturę IT. Z kolei większe przedsiębiorstwa, z bardziej skomplikowanymi procesami, mogą potrzebować bardziej zaawansowanych rozwiązań, często dostosowanych do indywidualnych potrzeb, co zwiększa całkowity koszt wdrożenia systemu ERP.

Proces wyceny systemu ERP jest trudny dla dostawcy – sporo czynników, nieznanych jeszcze lub trudnych do uzgodnienia na etapie rozmów handlowych. Z drugiej strony nie ma się co dziwić klientom, że oczekują odpowiedzi na pytanie: “Ile kosztuje systemu ERP ?“. Chcąc wyjść naprzeciw tym oczekiwaniom, stworzyliśmy kalkulator kosztów licencji oraz wdrożenia systemu Comarch ERP Optima, który prowadzi klienta przez poszczególne kroki w wycenie.

Utrzymanie systemu ERP

Utrzymanie systemu ERP jest kluczowe dla zapewnienia jego ciągłej dostępności i dostosowywania do zmieniających się potrzeb biznesowych. Koszty utrzymania systemu ERP mogą obejmować:

• Koszty aktualizacji i wsparcia technicznego: Regularne aktualizacje systemu oraz dostęp do wsparcia technicznego są niezbędne, aby system działał sprawnie i bezpiecznie.

• Koszty szkoleń i rozwoju personelu: Aby w pełni wykorzystać możliwości systemu ERP, konieczne jest regularne szkolenie pracowników oraz rozwijanie ich umiejętności, ponieważ ERP ciągle się zmienia, by nadążyć za rynkiem i zmianami w przepisach.

• Koszty dostosowywania systemu ERP: W miarę jak firma się rozwija i zmienia, system ERP może wymagać dostosowań, aby nadal wydajnie wspierał jej procesy.

Dobrą wiadomością dla firm, które zdecydują się na Comarch ERP Optima jest to, że producent inwestuje ogromne (liczone w dziesiątkach milionów rocznie) środki w rozwój tego produktu, więc jest on zawsze zgodny z obowiązującymi przepisami i nadąża za trendami w zakresie automatyzacji procesów biznesowych. Zapamiętaj, że w przypadku rozwiązań chmurowych, koszty aktualizacji mogą być niższe, ponieważ dostawca systemu ERP dostarcza regularne aktualizacje i wsparcie w ramach abonamentu.

Podsumowanie

Decyzja o wyborze wersji systemu ERP (chmurowa lub stacjonarna) oraz o tym, które moduły są potrzebne, zależy od specyfiki działalności firmy. Modele chmurowe (Standard i Enterprise) są wygodne i odpowiednie dla firm, które nie chcą inwestować w infrastrukturę IT, podczas gdy rozwiązania stacjonarne dają pełną kontrolę nad danymi, ale wymagają zaangażowania zasobów IT w firmie.