10 wyzwań dla działów księgowych oraz biur rachunkowych zajmujących się obsługą księgową sprzedaży w e-commerce

Na co zwrócić uwagę i jak rozwiązać kluczowe problemy?

Rosnąca popularność handlu internetowego sprawia, że coraz więcej firm przenosi swoje działania do kanału online. Rozbudowa sprzedaży w e-commerce przynosi niezliczone korzyści, ale rodzi też nowe wyzwania – zarówno dla menedżerów i dyrektorów zarządzających firmą, jak i dla zespołów księgowych czy biur rachunkowych wspierających sprzedaż w Internecie. Duża liczba transakcji, złożone integracje i różne modele płatności oznaczają, że tradycyjne procesy księgowe i kadrowe muszą zostać zweryfikowane oraz odpowiednio zautomatyzowane. W niniejszym artykule omawiamy 10 najważniejszych wyzwań, z którymi muszą się zmierzyć osoby odpowiedzialne za księgowość w e-commerce.

1. Problem z importem ogromnych ilości dokumentów sprzedaży

W sklepach internetowych, platformach aukcyjnych czy marketplace’ach każdy zakup to co najmniej jedno zdarzenie gospodarcze do zarejestrowania. W miesiącu może to być od kilkuset do nawet kilkuset tysięcy transakcji. Ręczne wprowadzanie takiej liczby dokumentów do systemu księgowego (np. Comarch ERP Optima) nie tylko jest czasochłonne i kosztowne, lecz także niesie ryzyko błędów ludzkich.

Co można zrobić?

• Wdrażać odpowiednie narzędzia do automatycznego importu dokumentów.

• Korzystać z integratorów (jak BaseLinker czy IDEAcommerce) oraz aplikacji dedykowanych (np. Paylinker) w celu odciążenia działu księgowego i eliminacji manualnego przepisywania danych.

• Zadbać o poprawne mapowanie pól i prawidłową parametryzację systemów, aby import odbywał się płynnie i bezbłędnie.

2. Problem z obróbką danych (określenie właściwej procedury VAT, nadanie kategorii, zmiana płatnika)

Gdy mamy do czynienia z transakcjami B2B, B2C, eksportem, WDT czy procedurami VAT OSS, każdą operację trzeba zakwalifikować w odpowiedni sposób podatkowo i księgowo. Duża zmienność przepisów oraz różnorodność modeli sprzedaży często powodują chaos w dziale księgowym.

Co można zrobić?

• Zdefiniować klarowny schemat podatkowy i wytyczne dla poszczególnych rodzajów transakcji.

• Zaprogramować w systemie księgowym reguły, które automatyzują wybór stawki VAT i sposobu rozliczenia.

• Przygotować instrukcje oraz procedury wewnętrzne, aby każdy pracownik wiedział, jak postępować z danymi o charakterystycznych cechach (np. zmiana płatnika).

3. Problem z automatycznym księgowaniem transakcji

Integracje między platformą sprzedażową (np. Amazon, Allegro, eBay) a systemem księgowym bywają niewystarczające, jeśli nie posiadają rozbudowanej logiki księgowej. Sam import danych to nie wszystko – kluczowe jest automatyczne dekretowanie i nadawanie kategorii przychodów.

Co można zrobić?

• Stosować dodatkowe moduły i rozwiązania wspierające automatyczne księgowanie.

• Dbać o aktualizację systemu ERP (np. Comarch ERP Optima) i optymalizację ustawień słowników, kategorii księgowych, planu kont.

• Korzystać z pomocy doświadczonych biur rachunkowych lub ekspertów księgowych wyspecjalizowanych w e-commerce, którzy pomogą w konfiguracji ścieżek księgowania.

4. Problem z automatycznym rozliczeniem w systemie Comarch ERP Optima dziesiątek tysięcy transakcji

Poza samym zaksięgowaniem sprzedaży nie mniej istotne jest poprawne rozliczenie rozrachunków. W przypadku dużego wolumenu transakcji (np. dziesiątki tysięcy zamówień miesięcznie) ręczne parowanie wpłat z fakturami staje się karkołomne i obarczone ryzykiem błędu.

Co można zrobić?

• Wykorzystać specjalistyczne rozwiązania takie jak Paylinker, które automatycznie łączy rozrachunki w Comarch ERP Optima. Narzędzie to może ogromnie odciążyć dział księgowy lub biuro rachunkowe, eliminując konieczność ręcznego parowania płatności.

• Systematycznie kontrolować mechanizmy rozliczające w systemie ERP, aby w razie potrzeby wprowadzać korekty lub usprawnienia.

5. Problem z szybkością działania bazy danych systemu Comarch ERP Optima

Jeśli w bazie danych gromadzonych jest kilkaset tysięcy czy nawet miliony rekordów, to nieodpowiednio skonfigurowany SQL i brak optymalizacji bazy i procesów mogą skutkować wolnym działaniem systemu, a nawet jego całkowitą blokadą. Każdy raport, zestawienie czy masowa operacja może trwać zbyt długo i paraliżować pracę zespołu księgowego.

Co można zrobić?

• Zadbać o właściwe zasoby sprzętowe (serwery, pamięć RAM, wydajne dyski).

• Skorzystać z pomocy doświadczonych partnerów IT, takich jak Graphcom – wieloletniego partnera Comarch – w celu optymalizacji bazy danych i konfiguracji SQL.

• Przeprowadzić audyt wydajności i przeanalizować najbardziej obciążające operacje – czy to generowanie zestawień księgowych, czy masowe rozliczanie płatności – i odpowiednio rozłożyć ich wykonywanie.

6. Problem z brakiem doświadczenia księgowych w branży e-commerce

Księgowość e-commerce rządzi się swoimi prawami. Rozpoznawanie transakcji w wielu kanałach sprzedaży, obsługa wielu walut i różnic kursowych, procedury VAT (np. OSS, IOSS), zwroty i reklamacje w modelu cross-border – to wszystko wymaga specjalistycznej wiedzy i praktyki.

Co można zrobić?

• Zatrudnić lub przeszkolić wewnętrzny dział księgowy tak, by zyskał kompetencje i pewność w rozliczaniu sprzedaży internetowej.

• Przekazać całą obsługę księgową w ramach generalnego outsourcingu wszystkich spraw księgowych do zewnętrznego biura rachunkowego (np. TaxCoach), które specjalizuje się w branży e-commerce i zapewni bieżące doradztwo oraz bezpieczeństwo rozliczeń.

• Wynająć biuro rachunkowe w roli zewnętrznego głównego księgowego, które przeszkoli Twoich pracowników oraz pomoże we wdrożeniu niezbędnych procesów od strony księgowej.

7. Problemy przy rekrutacji księgowych lub wyborze biura rachunkowego

Firmy rozwijające się w obszarze e-commerce potrzebują wsparcia osób, które doskonale rozumieją specyfikę sprzedaży online i orientują się w zawiłościach międzynarodowych regulacji podatkowych. Znalezienie wykwalifikowanego pracownika księgowego lub wyboru właściwego biura rachunkowego nie jest proste.

Co można zrobić?

• Przeprowadzić dokładną weryfikację kompetencji kandydata lub zakresu usług, jakie oferuje biuro rachunkowe.

• Sprawdzić, czy dany partner potrafi wdrażać i obsługiwać systemy klasy ERP oraz integratory, a także czy rozumie skomplikowane modele sprzedaży (dropshipping, fulfillment, sprzedaż wielokanałowa).

• Ustalić proces komunikacji i wymiany danych tak, aby wszelkie wątpliwości księgowe rozwiązywać możliwie szybko i skutecznie.

8. Problemy z integratorami

Coraz więcej firm korzysta z integratorów typu BaseLinker, które łączą różne kanały sprzedaży w jedno środowisko. Choć to zdecydowanie ułatwia zarządzanie zamówieniami, pojawiają się nowe wyzwania: czy dany integrator zapewnia pełną synchronizację z systemem księgowym? Czy jest w stanie odpowiednio obsługiwać wszystkie warianty płatności i statusy zamówień?

Co można zrobić?

• Zdefiniować jasne potrzeby i zweryfikować, czy dany integrator posiada niezbędne funkcje (np. integrację z kurierami, bramkami płatniczymi, marketplace’ami).

• Upewnić się, że integrator poprawnie współpracuje z systemami księgowymi (Comarch ERP Optima, enova365, Subiekt itp.) oraz że można łatwo wyeksportować niezbędne dane rozliczeniowe.

• Regularnie aktualizować wtyczki, dodatki i moduły integrujące, aby uniknąć błędów w komunikacji.

9. Problemy z magazynami i ujmowaniem produkcji w toku

Część firm e-commerce zajmuje się nie tylko sprzedażą gotowych towarów, lecz także ich wytwarzaniem lub przetwarzaniem (np. personalizacją, montażem czy komponowaniem zestawów). W efekcie pojawia się kwestia produkcji w toku oraz prawidłowego ujęcia jej w księgach.

Co można zrobić?

• Wdrożyć moduł magazynowy i zastanowić się nad sposobem rozliczania produkcji w systemie ERP, aby móc dokładnie rejestrować ruchy magazynowe i generować dokumenty rozchodu wewnętrznego.

• Przygotować procedury rozliczania kosztów produkcji i ewentualnych różnic magazynowych.

• Pamiętać o regularnej inwentaryzacji magazynu i analizie stanów (zwłaszcza gdy występuje sezonowość sprzedaży).

10. Problemy podatkowe i braki kadrowe w zakresie podatków międzynarodowych

Sprzedaż zagraniczna jest dziś dostępna dla firm niemal każdej wielkości. Jednak rozliczanie VAT w wielu krajach, obsługa deklaracji i raportowanie wewnątrzwspólnotowe (np. w modelu OSS) może znacząco komplikować księgowość. Dodatkowo w miarę rozwoju firmy pojawia się zapotrzebowanie na specjalistów znających lokalne przepisy podatkowe w różnych państwach.

Co można zrobić?

• Współpracować z doświadczonym doradcą podatkowym lub biurem rachunkowym posiadającym praktykę w rozliczeniach międzynarodowych.

• Korzystać ze szkoleń i wsparcia zewnętrznego głównego księgowego, zwłaszcza jeżeli nasz własny dział księgowy dopiero nabywa kompetencje w tym obszarze.

• Zwrócić uwagę na to, czy system ERP i integratory mają funkcjonalności przydatne w eksporcie danych dla różnych jurysdykcji (np. generowanie raportów JPK, SAF-T, deklaracji VAT w innych krajach).

Jak rozwiązać najbardziej czasochłonne problemy?

Wszystkie powyższe punkty wymagają odrębnej analizy i nierzadko wdrożenia zindywidualizowanych procesów. Jednak w praktyce największym wyzwaniem jest rozliczanie i automatyczne parowanie płatności. To zadanie bywa szczególnie absorbujące, gdy w grę wchodzi integracja z licznymi platformami sprzedażowymi i bramkami płatniczymi (Amazon, Allegro, eBay, PayU, Przelewy24 itp.).

Na tym polu szczególnie wartościowym rozwiązaniem jest Paylinker, narzędzie stworzone przez Graphcom – wieloletniego partnera Comarch, posiadającego bogate doświadczenie we wdrażaniu i optymalizacji systemu Comarch ERP Optima dla firm z sektora e-commerce.

Paylinker – automatyzacja łączenia rozrachunków

• Eliminuje ręczne parowanie płatności: Niezależnie od tego, czy masz 100, czy 100 000 transakcji miesięcznie, Paylinker automatycznie łączy rozrachunki w systemie Comarch ERP Optima.

• Integruje się z popularnymi platformami: System współpracuje z BaseLinkerem, IDEAcommerce, Amazon, Allegro, eBay, Emag, Erli, DPD, DHL, Przelewy24 i innymi kluczowymi serwisami.

• Minimalizuje ryzyko błędów: Automatyczne procesy rozliczeniowe obniżają liczbę pomyłek, które zdarzają się w przypadku manualnego księgowania.

• Oszczędza czas i redukuje koszty: Odciążając pracowników, umożliwia skoncentrowanie się na analizie i kontroli finansowej zamiast na monotonnym wprowadzaniu danych.

Wdrażając Paylinker, można znacząco usprawnić proces rozliczeń w e-commerce i uniknąć największej bolączki związanej z manualnym parowaniem tysięcy płatności każdego miesiąca.

Dlaczego warto sięgnąć po wsparcie zewnętrzne?

Branża e-commerce podlega dynamicznym zmianom, a przepisy księgowe i podatkowe stale ewoluują. Jeżeli nie dysponujesz zespołem o odpowiednim doświadczeniu, rozważ skorzystanie z usług profesjonalnego biura rachunkowego specjalizującego się w obsłudze firm internetowych. Przykładem jest TaxCoach – zespół doświadczonych księgowych i doradców podatkowych, którzy pomogą w prawidłowej konfiguracji procesów, wdrożeniu zautomatyzowanych procesów księgowych oraz zapewnieniu zgodności z najnowszymi regulacjami.

Podsumowanie

Księgowość w e-commerce to nie lada wyzwanie – wymagania techniczne, podatkowe i organizacyjne mogą wydawać się przytłaczające. Aby sprostać tym wyzwaniom, należy:

1. Zadbać o odpowiednie narzędzia do importu masowych dokumentów.

2. Wdrożyć automatyzację obróbki danych i dekretowania.

3. Zoptymalizować proces rozliczania, najlepiej za pomocą rozwiązań takich jak Paylinker.

4. Pamiętać o stabilnym i wydajnym środowisku bazodanowym.

5. Inwestować w kompetencje księgowe lub zatrudnić wyspecjalizowanych partnerów zewnętrznych.

6. Uważnie wybierać integratory i dbać o ich ciągłą aktualizację.

7. Zapewnić pełną kontrolę nad stanami magazynowymi i prawidłowym ujęciem produkcji w toku.

8. Nie zapominać o międzynarodowych aspektach podatkowych, które wymagają eksperckiej wiedzy.

Każdy z powyższych tematów jest na tyle złożony, że spokojnie mógłby zostać omówiony w osobnym artykule. Dlatego niniejszy tekst traktuje je jako wstęp do dalszej dyskusji. Najbardziej czasochłonne aspekty – szczególnie rozliczanie dziesiątek tysięcy transakcji miesięcznie – można zautomatyzować dzięki wykorzystaniu rozwiązań takich jak Paylinker od firmy Graphcom, a także dzięki współpracy z doświadczonym biurem rachunkowym i doradcą podatkowym.

Jeśli szukasz wsparcia w rozwoju swojego biznesu e-commerce i chcesz mieć pewność, że Twoje rozliczenia są prowadzone profesjonalnie, skontaktuj się z partnerami, którzy dysponują odpowiednim doświadczeniem – zarówno w zakresie wdrażania systemów ERP (Graphcom), jak i w prowadzeniu księgowości e-commerce (TaxCoach). Dzięki właściwie dobranym narzędziom oraz sprawdzonym procedurom Twoja firma zyska stabilne fundamenty do dalszej ekspansji w świecie sprzedaży internetowej.