Automatyzacja fakturowania za usługi biura rachunkowego

Rozwijające się biuro rachunkowe prędzej czy później stanie przed dylematem usprawnienia procesu fakturowania za usługi. Kiedy ilość klientów rośnie, to rośnie też czas potrzebny na fakturowanie. W pewnym momencie może się okazać, że wyliczanie wysokości opłat i wystawianie faktur trwa już po prostu za długo. W efekcie klienci otrzymują je zbyt późno i niestety płacić też będą później. Dodajmy do tego wcale nie takie rzadkie opóźnienia płatnicze i okaże się, że pieniądze za usługi spływają kilka tygodni po zakończeniu miesiąca.

Samo zbieranie informacji na temat tego, komu i za co wystawić fakturę, angażuje personel i na dodatek mogą się tu pojawiać błędy – a to nie zafakturowaliśmy jakieś usługi bo umknęło albo źle się zrozumieliśmy i kontrahent dostał nieprawidłową opłatę i słusznie domaga się korekty.

Ten artykuł jest o tym, jak może wyglądać stosowna automatyzacje i jak uporządkować fakturowanie za usługi biura rachunkowego, by wraz ze wzrostem ilości obsługiwanych podmiotów, nakład pracy już się nie powiększał.

Różne modele rozliczeń za usługi biura rachunkowego

Współpracując z różnymi biurami rachunkowymi zrozumieliśmy, że stosują one bardzo różne sposoby naliczania opłat za swoje usługi. Skupimy się na tych czynnikach, które wg naszej oceny najlepiej nadają się do tego, żeby ułożyć je procesowo i zautomatyzować.

JDG albo spółka

Ponieważ działalności gospodarcze najczęściej działają w innej skali niż podmioty prawa handlowego, to biura rachunkowe zwykle posługują się innymi cennikami dla tych dwóch grup kontrahentów. Usługi dla JDG są zazwyczaj tańsze.

Rozliczenie za nakład pracy

Praca biura rachunkowego to w w głównej mierze rejestracja dokumentów księgowych, kadrowych i przygotowywanie na ich podstawie odpowiednich deklaracji i raportów.

Najczęściej obserwowane przez nas zdarzenia podstawowe, które są stosowane do oceny nakładu pracy biura na obsługę klienta to:

• Ilość dokumentów wprowadzonych do rejestrów zakupu i sprzedaży

• Ilość pracowników, dla których naliczane są wynagrodzenia

• Ilość umów cywilno-prawnych, które wymagają rozliczenia

• Ilość wprowadzonych wyciągów bankowych

• Ilość raportów kasowych

• Ilość delegacji

• Ilość dokumentów związanych z nieobecnościami

Jest jasne, że kiedy dokumenty księgowe są już zarejestrowane lub zaksięgowane, to nie koniec, ponieważ powstaje konieczność przygotowania odpowiednich deklaracji. Nakład pracy na ich przygotowanie jest jednak przewidywalny, kiedy znane w/w ilości.

Dodatkowo zdarza się, że do rozliczeń, biuro rachunkowe bierze też pod uwagę usługi dodatkowe, takie jak np.:

• przygotowanie sprawozdania rocznego,

• reprezentacja przez US np. w sprawie zwrotu podatku VAT.

Ponieważ są to zdarzenia jednorazowe, wymagające znacznego zaangażowania fachowego personelu, są zwykle odrębnie naliczane.

Okazało się, że w naliczaniu ceny za usługi biura rachunkowe raczej nie posługują się ilością przepracowanych godzin, choć jest on zwykle rejestrowany w systemie Comarch ERP Optima. Jest tak dlatego, że ciężko jest uzasadnić przed klientem, że jego obsługa była szczególnie czasochłonna. Znaczne bardziej obiektywne jest wskazanie ilości obsłużonych dokumentów lub pracowników.

Ogólnie, dobrym pomysłem jest szukać takich parametrów, które da się łatwo zaraportować z systemu ERP oraz takich, które klient jest w stanie sam zweryfikować i nie będzie w mógł ich podważyć.

Ryczałt

Popularnym sposobem rozliczeń jest ryczałt. Cena za usługę może być zależna od ilości zdarzeń wskazanych w poprzednim punkcie, które miały miejsce w danym miesiącu.

Jak to może wyglądać w przypadku zdarzeń podstawowych:

Ilość zdarzeń	JDG	Spółka
0 – 10	300,00	500,00
11 – 30	400,00	700,00
31 – …	…	…

Tabelka odzwierciedla to, że cena ryczałtu dla JDG jest niższa niż dla spółki. Ilość zdarzeń (dokumentów, pracowników) obsługiwanych przez biuro ma wpływ na wysokość ryczałtu.

Zdarzenia podstawowe i dodatkowe

Jeżeli biuro rachunkowe posługuje się “schodkowym” cennikiem ryczałtowym, wskazanym w poprzednim punkcie, to już sensownie uwzględnia kluczowe czynności, które stanowią o nakładzie pracy przy obsłudze klienta. Jeżeli do tego doliczymy klientowi wskazane w cenniku usługi dodatkowe, to mamy dość bezpieczny dla biura, ale również uczciwy w stosunku do klienta model rozliczeń, którego automatyzacja nie jest trudna.

Automatyzacja procesów biznesowych – nie ma odwrotu

Wielu właścicieli biur rachunkowych ma ambicje, żeby rozwijać swoje firmy. Pozyskuje kolejnych klientów i chce im dostarczyć dobrej jakości usługę, która jest rynkowo wyceniona. Każdy kolejny klient powoduje, że rośnie obciążenie pracowników i konieczność zatrudniania kolejnych. Warto wiec szukać metod na to, żeby wzrost zatrudnienia spowolnić, a wtedy automatyzacja procesów staje się oczywistym kierunkiem działania. Co do zasady, automatyzacja fakturowania może się składać z kroków, które opisałem poniżej.

Przygotowanie danych do rozliczenia

Biura rachunkowe pracujące na systemie Comarch ERP Optima prowadzą dokumentację księgową każdego klienta w osobnej bazie danych. Osoba odpowiedzialna za rozliczenie usług z klientami generuje więc jeden, dedykowany, zbiorczy raport, który dla wszystkich klientów zawiera informacje na temat ilości dokumentów, ilości obsłużonych pracowników, czy innych zdarzeń, które wpływają na ocenę nakładu pracy. Taki raport może zostać wygenerowany z modułu „Operacje Wielofirmowe” lub „Analizy BI” i stanie się podstawą do obliczenia ceny usług w kolejnym kroku.

Aby automatyzacja procesów działa sprawnie, szalenie ważne jest to, żeby dane źródłowe miały ścisły charakter. Najlepiej, jeżeli da się je pozyskać z systemu ERP. Dobrze też, żeby klient miał dostęp do tych samych informacji, wtedy nie będzie miał problemu z weryfikacją rozliczenia.

Przeliczenie danych na cenę za usługi

Automatyzacja procesów biznesowych nie powinna się odbywać w oderwaniu od zastanych przyzwyczajeń. Zrozumieliśmy, że arkusz Excel jest naturalnym i wygodnym rozwiązaniem do rejestracji i weryfikacji pewnych informacji a biura rachunkowe świetnie znają to narzędzie.

Każde biuro może chcieć trochę inaczej obliczać cenę usługi oraz w inny sposób prezentować ją na fakturze sprzedaży. Dlatego racjonalnym rozwiązaniem jest wykorzystać Excel do obsługi drugiego kroku procesu automatyzacji, czyli do przeliczania danych na cenę usługi. Można tam łatwo wprowadzić formuły i zbudować dedykowany algorytm obliczeniowy.

Aby uzyskać przeliczenie danych na cenę za usługi, osoba rozliczająca “wkleja” informacje z raportu uzyskanego w poprzednim kroku do dedykowanego arkusza rozliczeniowego, wyposażonego w odpowiednie formuły. W wyniku działania formuł, na podstawie informacji z raportu, dochodzi do automatycznego wyliczenia wartości usług. W każdym wierszu zawarte są dane jednego klienta, podlegającego fakturowaniu. Zawiera on kolumny wskazujące:

• jakie pozycje usług podstawowych mają się znaleźć na fakturze i jaka jest wartość tej usługi,

• jakie pozycje usług dodatkowych mają się znaleźć na fakturze i jaka jest wartość tej usługi.

Przykładowy arkusz może wyglądać tak:

Ilość dokumentów w rej VAT	Ilość wyciągów/ raportów kas	Liczba pracowników	Kod kontrahenta	Kod usługi 1	Nazwa usługi 1	Cena usługi 1	Kod usługi 2	Nazwa usługi 2	Cena usługi 2
260	14	5	Firma1	Usługi_księgowe	Usługi księgowe	2900,00	Usługi_kadrowe	Usługi kadrowe	500,00
1	3	0	Firma 2	Usługi_księgowe	Usługi księgowe	500,00	Usługi_kadrowe	Usługi kadrowe	0,00

Pierwsze 4 kolumny zawierają informacje z raportu wygenerowanego automatycznie w poprzednim kroku.

Cena znajdująca się w kolumnach “Cena usługi 1” i “Cena usługi 2” zostały wyliczone automatycznie, ponieważ za pomocą formuł, arkusz wykorzystuje algorytmy stosowane przez biuro. Jeżeli wartość wynosi 0, to taka pozycja w ogóle nie zostanie dodana do dokumentu sprzedaży. Jeżeli faktura za usługi miałaby zawierać tylko jedną pozycję, to wystarczy odpowiednio zmodyfikować formuły w arkuszu tak, by kolumna “Cena za usługi 1” zawierała sumaryczną wartość usług, a pozostałe kolumny “Cena usługi …” zawsze 0.

Weryfikacja i uzupełnienie informacji

Może się zdarzyć, że biuro wykonuje usługi, które nie są w żaden sposób rejestrowane w systemie Comarch ERP Optima, ale podlegają odrębnemu rozliczeniu. Przykładem może być jakieś specyficzne, jednorazowe doradztwo. W takim przypadku może się zdarzyć, że jest potrzebny krok pośredni, nazywany przez nas “weryfikacja i uzupełnienie informacji”.

Na tym etapie, dla klientów, których to dotyczy, w naszym arkuszu, w odpowiednich kolumnach możemy wprowadzić cenę i opis dodatkowej usługi. Dzięki temu, w kolejnych krokach, do faktury zostanie dodana odpowiednia pozycja faktury reprezentująca nietypową usługę.

Wystawianie faktur w systemie Comarch ERP Optima

Na tym etapie automatyzacja procesów biznesowych nabiera rozpędu. Za pomocą odpowiedniego dodatku do systemu Comarch ERP Optima, operator wskazuje plik Excel z danymi rozliczeniowymi. Narzędzie wprowadza do systemu faktury sprzedaży. Proces działa sprawnie i nie ma wpływu na wydajność pracy księgowych, którzy obsługują klientów w ich bazach.

Po chwili wszystkie faktury są już wystawione. Ponieważ dokumenty powstają “w buforze”, można jeszcze dokonać ewentualnych zmian.

Wysłanie dokumentów sprzedaży do klienta drogą elektroniczną

Automatyzacja procesów może również obejmować wysyłkę dokumentów do klientów drogą elektroniczną. Świetnie się do tego nadaje moduł CRM Plus w Comarch ERP Optima, który pozwala na tworzenie wzorców widomości e-mail. Można albo zaznaczyć wszystkie faktury wysłać je seryjnym wydrukiem (każdy odbiorca otrzymuje predefiniowaną wiadomość ze swoją fakturą), albo można ustawić automat wysyłki faktur, który w momencie zatwierdzenia dokumentu sprzedaży automatycznie wyśle e-mail na adres wskazany na karcie kontrahenta.

Wysłanie dokumentów sprzedaży do systemu KSeF

Od lutego 2026 roku wysyłanie dokumentów sprzedaży do krajowego systemu e faktur (KSeF) stanie się wymogiem. Wszyscy klienci systemów Comarch ERP wydanych w Q4 2025 roku i kolejnych wersjach, będą mogli korzystać z najnowszej wersji KSeF API 2.0. Po uruchomieniu współpracy systemu Comarch ERP Optima z KSeF, wystawione dokumenty sprzedaży trafią do tej usługi i będą mogły zostać stamtąd pobrane przez klientów.

Proces automatyzacji prowadzi do oszczędność czasu

Automatyzacja procesów biznesowych jest sposobem na to, żeby biuro rachunkowe mogło obsługiwać coraz większą ilość klientów bez konieczności gwałtownego wzrostu zatrudnienia. W związku z tym warto usprawniać czasochłonne i skomplikowane procesy, takie jak rozliczenie usług z klientami i fakturowanie, ponieważ:

• niezależnie od ilości obsługiwanych podmiotów, jedna osoba poradzi sobie z nadzorem nad fakturowaniem,

• nakład pracy stanie się praktycznie niezależny od ilości obsługiwanych klientów,

• wprowadzenie nowych obowiązków, takich jak wysyłka dokumentów do krajowego systemu e faktur (KSeF), nie wpłynie na zwiększenie nakładu pracy.

W efekcie, biuro staje się lepiej przygotowane do dalszego rozwoju i zwiększenia skali działania.

Podsumowanie

Jeżeli jesteś właścicielem biura i chcesz, żeby się rozwijało, automatyzacja procesów to słuszny kierunek w budowaniu przewagi nad branżową konkurencją. Jeżeli jesteś ciekaw, jakie inne rozwiązania mogą zautomatyzować pracę Twojego biura, zajrzyj do naszego sklepu internetowego.