System ERP + logistyka: zarządzanie odcinkami kabla dzięki wdrożeniu systemu Comarch ERP XL i dedykowanych narzędzi IT w Enea Logistyka

Enea Logistyka sp. z o.o. to sieciowe przedsiębiorstwo handlowo-logistyczne należące do Grupy Kapitałowej Enea. Firma zajmuje się dostawami towarów i urządzeń elektrotechnicznych oraz elektroenergetycznych, zarówno dla spółek Grupy Enea, jak i dla klientów zewnętrznych z obszaru energetyki zawodowej. Działalność firmy w dużej mierze bazuje na handlu hurtowym. Kable, elektronika do domu, ogrzewacze powietrza i wody, kominki elektryczne, źródła światła czy akumulatory to tylko niektóre z dostępnych produktów przedsiębiorstwa. Enea Logistyka zapewnia też obsługę logistyczną, w tym świadczy usługi magazynowania. W pierwszej kolejności przedsiębiorstwo musi dbać o właściwą logistykę działań, jeśli chce rzetelnie wywiązywać się ze swojej pracy w dzisiejszych czasach. Umożliwia to w dużej mierze wdrożenie systemu Comarch ERP XL oraz stosowaniu dodatkowych, dedykowanych rozwiązań do systemu, stworzonych przez nasz zespół, ułatwiających zarządzanie odcinkami kabla

Logistyka: sytuacja przed i po wdrożeniu systemu Comarch ERP XL

Kable oferowane przez przedsiębiorstwo Enea Logistyka są owinięte na bębny wypożyczane od innej, zewnętrznej firmy. Muszą więc zostać zwrócone w określonym terminie. Zazwyczaj jest to okres do 365 dni. Zwrot po terminie oznacza brak możliwości odzyskania kaucji. Jest to strata finansowa, której przedsiębiorstwo wolałoby. Jednak przy działalności na szeroką skalę i licznych zamówieniach, nie jest to takie proste. Z tego względu Enea Logistyka poszukiwała sprawdzonego oprogramowania, które znacząco pomogłoby usprawnić poszczególne procesy oraz zarządzanie nimi. W jaki sposób umożliwił to system ERP XL Comarch?

Przed wdrożeniem oprogramowania pracownicy ręcznie prowadzili ewidencję poszczególnych bębnów, z których każdy ma swój własny numer seryjny. Obecnie wystarczy wpisać ten numer do systemu ERP. Można dzięki temu szybko prześledzić całą historię danego bębna: kiedy został sprzedany, na kiedy przypada termin zwrotu, jaki kabel się na nim znajduje czy gdzie jest zlokalizowany na magazynie. Dodatkowo, w systemie ERP XL zawarte są raporty/alerty informujące o zbliżającym się terminie zwrotu. Te funkcjonalności są w dużej mierze zasługą dedykowanych rozwiązań autorstwa naszych konsultantów, którzy stworzyli mechanizmy łączące to, co dzieje się pomiędzy przyjęciem, a rozchodem bębna. Dzięki temu możliwe jest odtworzenie całej jego historii. Rozwiązanie sprawdza się także przy sporządzaniu raportu zalegania bębna.

System ERP i autorskie rozwiązania Graphcom, a efektywne zarządzanie odcinkami kabla

Inne rozwiązanie od Grphcom, które usprawniło logistykę procesów zachodzących w codziennej działalności Enea Logistyka, umożliwiło zarządzane odcinkami kabla. Chcąc dowiedzieć się, z którego bębna odciąć kabel, aby było to najbardziej ekonomiczne, wystarczy podać w systemie numer seryjny kabla i zidentyfikować, na jakim bębnie znajduje się odcinek o optymalnej długości. Załóżmy, że klient zamówił 2-kilometrowy odcinek konkretnego kabla, który w magazynie dostępny jest na 2 różnych bębnach. Na pierwszym jest go 5 km, a na drugim 30 km. Z którego najlepiej odciąć zadany odcinek?

Sprawa wydaje się oczywista, jednak bez systemu ERP i dedykowanych rozwiązań personel nie miałby tak swobodnego i szybkiego wglądu do stanów magazynowych. Z dużym prawdopodobieństwem mogłoby się zdarzyć, że pracownik odciąłby krótki odcinek z kabla 30-kilometrowego. Tymczasem kolejnego dnia zgłosiłby się kolejny klient i złożył zamówienie na 30 km kabla, podczas gdy na magazynie został odcinek 5 km na jednym bębnie i 28 km na drugim. Dzięki Comarch ERP XL Enea Logistyka nie musi mierzyć się z problemami tego typu.

Opcja przewijania kabla, czyli jak narzędzia IT usprawniły zarządzanie odcinkami kabla

Inny przykład, który dowodzi tego, że nasze nowoczesne rozwiązania informatyczne znacznie usprawniły funkcjonowanie i planowanie zasobów przedsiębiorstwa Enea Logistyka to tzw. opcja przewijania kabla. Dzięki tej funkcjonalności został pokonany problem bębnów, których nie można na czas zwrócić dostawcy, ponieważ wciąż znajduje się na nich pewien odcinek kabla. Nasi konsultanci stworzyli rozwiązanie pozwalające szybko zidentyfikować w systemie ERP pusty bęben zastępczy, z długim terminem zwrotu, na który można przewinąć kabel. Narzędzie umożliwia też jednoczesne przeindeksowanie kabla w systemie, tak by został on przypisany do nowego bębna, co usprawniło operacje związane z zarządzaniem zapasami.

Dużym udogodnieniem jest także funkcjonalność indywidualnej obsługi tzw. depozytu, czyli magazynów, w których znajduje się asortyment przeznaczony wyłącznie dla jednego odbiorcy. Taki wyraźny podział porządkuje codzienną pracę personelu i niweluje ryzyko, że jakiś odcinek kabla pomyłkowo trafi do innego odbiorcy.

Automatyzacja zamówień i fakturowania za sprawą Comarch ERP XL

Enea Logistyka posiada centralę w Poznaniu, a także 5 oddziałów i kilkanaście filii w różnych miastach w Polsce. W chwili, gdy w jednej z nich zabraknie konkretnego kabla, przedstawiciel filii musi zadzwonić do centrali i złożyć zamówienie. Jednocześnie, w tym samym czasie w innej filii może wydarzyć się podobna sytuacja, i w dodatku dotyczyć tego samego kabla. Pojawia się dylemat, która z nich ma pierwszeństwo. System Comarch ERP XL umożliwia automatyzację rejestrowania w centrali każdego zgłoszenia, a o pierwszeństwie decyduje kolejność zgłoszenia. Proces zamawiania został dodatkowo usprawniony poprzez automatyczne generowanie dokumentów wewnętrznych (przesunięcia międzymagazynowe). I choć same faktury wystawiane są ręcznie w księgowości, to już ich elektroniczna wysyłka do wybranych podmiotów odbywa się automatycznie. Dokumenty są wysyłane w formacie PDF z bazy danych. Dla Enea Logistyka jest to oszczędność czasu i pieniędzy.

Szybka identyfikacja towarów w systemie Comarch ERP

W związku z rozbudowanym asortymentem produktów oferowanych przez Enea Logistyka, nasz dedykowany zespół wdrożeniowy wykonał dla klienta kreator kodów towarowych. Narzędzie pozwala na szybką identyfikację produktu, zarówno pod względem rodzaju/grupy towarowej, jak i producenta. Za sprawą rozwiązań Comarch udało się usprawnić proces sprzedaży produktów w Enea Logistyka, zwłaszcza w zakresie obrotu tzw. odwrotnym obciążeniem. Oznacza to, że do pewnej kwoty towar można sprzedaż bez podatku VAT. Takie postępowanie musi być jednak odpowiednio zaindeksowane w systemie ERP. Dzięki produktom Comarch pracownicy Enea Logistyka mają jasno wyznaczoną ścieżkę wystawiania dokumentów tego typu. Nie tylko przyspiesza to pracę, ale także minimalizuje ryzyko błędów.

FAQ

Które systemy ERP firmy Comarch są najprzydatniejsze w logistyce?

W logistyce najlepiej sprawdzają się systemy klasy ERP (enterprise resource planning), które wspierają zarządzanie łańcuchem dostaw, magazynami oraz transportem. Zajmujemy się wdrażaniem systemów ERP i informatycznych w logistyce firmy Comarch, z których najbardziej przydatne pod tym względem są:

• Comarch ERP XL – najbardziej zaawansowany system ERP Comarch, który jest najbardziej odpowiedni dla średnich i dużych firm. Oferuje szeroki zakres funkcji logistycznych usprawniających procesy biznesowe, w tym TMS (Transport Management System), który umożliwia sprawne zarządzanie transportem i logistyką przedsiębiorstwa – wspiera planowanie, realizację i monitorowanie transportu.

• Comarch ERP Optima – system ERP odpowiedni dla małej i średniej wielkości firmy, który umożliwia zarządzanie magazynem, zamówieniami, zakupami i sprzedażą (również przetwarzanie zamówień w e-commerce).

• Comarch WMS – czyli Warehouse Management System. Dedykowane oprogramowanie ERP do zarządzania magazynem, zintegrowane z systemami ERP Comarch. To jedno z najważniejszych narzędzi dla logistyki to pakiet dwóch rozwiązań – Comarch WMS Zarządzanie oraz Comarch WMS Magazynier, które razem umożliwiają kompleksowe rozwiązania i obsługę magazynu wysokiego składowania. Comarch WMS dzięki pełnej integracji z systemami Comarch ERP zapewnia pełną kontrolę nad przepływem towarów i zasobami przedsiębiorstwa.

• Comarch TMS (Transport Management System) – system ERP, który umożliwia sprawne zarządzanie transportem i logistyką przedsiębiorstwa: wspiera planowanie, realizację i monitorowanie transportu.

Jakie jeszcze problemy logistyczne może rozwiązać wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP może rozwiązać wiele problemów logistycznych, oto kilka z nich:

1. Trudności z zarządzaniem zapasami

Bez ERP firmy często mają problem z nadmiernymi lub niedostatecznymi zapasami, co prowadzi do strat lub opóźnień. System ERP automatycznie śledzi poziomy zapasów, przewiduje zapotrzebowanie i optymalizuje zamówienia. Dzięki temu zmniejsza się ryzyko braków lub nadmiaru towarów.

2. Brak śledzenia transportu

Firmy logistyczne mogą mieć trudności ze śledzeniem transportów realizowanych transportem własnym, co powoduje opóźnienia i problemy z obsługą klienta. System ERP integruje zarządzanie transportem, pozwalając na śledzenie w czasie rzeczywistym. Usprawnia to planowanie tras i optymalizuje koszty transportu.

3. Problemy z koordynacją dostaw

Oprogramowanie ERP pozwala na automatyzację i synchronizację zamówień z dostawcami, co eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych. Poprawia to koordynację procesów, przyspieszając realizację dostaw. Dodatkowo systemy ERP mogą przewidywać zapotrzebowanie, co ma ogromne znaczenie w zarządzaniu łańcuchem dostaw.

4. Trudności w obsłudze magazynu

W firmach bez systemu ERP często dochodzi do błędów w zarządzaniu magazynami, takich jak błędna inwentaryzacja. System ERP optymalizuje organizację magazynów, zapewniając przejrzystość ruchu towarów i lepszą kontrolę nad stanami magazynowymi. Zwiększa to wydajność procesów magazynowych i skraca czas realizacji zamówień.

5. Nieefektywna wymiana danych z partnerami

Bez systemu ERP komunikacja między partnerami handlowymi może być chaotyczna, co prowadzi do opóźnień. System ERP, dzięki funkcji EDI, automatyzuje wymianę danych (np. zamówień, faktur), co przyspiesza i usprawnia współpracę z dostawcami i klientami. To zmniejsza ryzyko błędów oraz poprawia transparentność procesów.

Jaki jest koszt wdrożenia systemu ERP w logistyce?

Koszt wdrożenia zależy od konkretnego przypadku. Wycenę przygotowujemy po analizie potrzeb w przedsiębiorstwie. Jeśli chcesz otrzymać wycenę, skontaktuj się z nami poprzez formularz kontaktowy.