Jaki system ERP wybrać? • Graphcom

Zwykle przygotowanie do wyboru systemu ERP — a precyzyjniej jego brak — jest najczęstszym powodem niepowodzenia we wdrożeniu tego systemu w firmach. Tymczasem dzisiaj można znaleźć tak dopasowany do firmy system ERP, że spełni on obszerną listę życzeń każdego pracownika i mocno przyspieszy skalowanie firmy. Tylko żeby tak się stało, trzeba w odpowiedni sposób podejść do wyboru tego systemu.

Z systemami ERP jest tak, że zły wybór na początku będzie miał swoje konsekwencje dopiero na końcu – gdy zmiana oprogramowania będzie niemożliwa, budżet zostanie przekroczony, a cele nie zostaną zrealizowane.

Pomagając w wyborze odpowiedniego systemu ERP towarzyszę klientom na każdym etapie tego procesu. Wspieram firmy w analizie kontekstu biznesowego, od którego będzie zależeć to, jakie funkcjonalności powinno mieć oprogramowanie. W tym artykule dzielę się swoim doświadczeniem i wskazuję siedem podstawowych kroków, które pomogą Ci wybrać właściwy system ERP dla swojej organizacji.

Z artykułu dowiesz się:

Czym się kierować wybierając system ERP?
Jak przeanalizować procesy w firmie?
Jak zbadać potrzeby firmy i dopasować do nich system ERP?

Wskazówka: W przygotowania do wyboru właściwego systemu ERP włącz pracowników. Ostatecznie, to oni będą korzystać z tego oprogramowania. Dlatego zachęcam, abyś zawsze konsultował się ze współpracownikami i przyglądał innym punktom widzenia osób pracujących w przyszłości z systemem ERP — od wiceprezesa po pracowników biurowych, a nawet pracowników produkcyjnych.

1. Zrób przegląd najważniejszych procesów w firmie

System ERP może wspierać procesy w każdym dziale – od sprzedaży, poprzez produkcję, obsługę magazynu, aż po obieg dokumentów i administrację. Dlatego podczas wyboru systemu ERP w pierwszej kolejności trzeba przyjrzeć się temu, jak przebiegają kluczowe procesy w firmie. Co się dzieje od momentu przyjęcia zamówienia do realizacji? Trzeba sprawdzić, jakie działania są wtedy podejmowane przez pracowników. To ważne, ponieważ w dalszej kolejności pozwoli to na znalezienie problemów w firmie hamujących jej rozwój – wiele z nich będzie można rozwiązać za pomocą nowego system ERP.

Przegląd procesów biznesowych to zdecydowanie najtrudniejszy dla menadżerów krok podczas wyboru ERP dla firmy. Dlatego dobrze jest mieć zewnętrzne wsparcie. Zawsze możesz skorzystać z pomocy naszego konsultanta, który zajmie się wszystkim kompleksowo. Dzięki temu zyskujesz pewność, że żadna kluczowa czynność nie zostanie pominięta i dokonasz możliwie najkorzystniejszego wyboru oprogramowania ERP. Z tej strony dowiesz się więcej o naszym podejściu oraz poznasz zasady, według których pomagamy firmom podjąć najlepszą decyzję o systemie ERP.

2. Znajdź największe problemy w firmie i ich skutki

Jakie są największe problemy w Twojej firmie? Podczas jakich procesów najczęściej występują? W tym kroku trzeba określić najważniejsze problemy firmy i sprawdzić, jakie niosą one konsekwencje dla organizacji. Przykład: zbyt duża ilość pracy ręcznej potrzebnej na przetwarzanie zamówień powoduje, że klient otrzymuje towar z opóźnieniem, a do tego koszt obsługi zamówienia jest bardzo wysoki. Identyfikacja takich wąskich gardeł jest kluczowa do tego, aby wybrać system ERP, który zniweluje ich negatywne skutki.

Konsekwencje problemów mogą także dotyczyć możliwości rozwoju firmy w przyszłości. Jeżeli chcemy rozwijać sprzedaż w Internecie, a nie możemy sprawnie obsłużyć sprzedaży z tych kanałów, to może się okazać, że nie będziemy w stanie tego pomysłu zrealizować. Analizując przyczyny i skutki problemów trzeba również ocenić ich ważność i uporządkować od krytycznych, po bardzo ważne i te, które są drugorzędne.

Masz trudności ze wskazaniem największych problemów w swojej organizacji? Często jest tak, będąc częścią firmy trudno jest dostrzec obszary, które wymagają usprawnienia. Pamiętaj, że w każdej chwili możesz skorzystać ze wsparcia konsultantów Graphcom. Wszystkie szczegóły dotyczące naszej metody działania znajdziesz na tej stronie.

3.Wyznacz cele projektu

Istotą tego etapu jest odpowiedź na pytanie o to, co chcemy osiągnąć wdrażając system ERP.

Powszechnie wiadomo, że po wdrożeniu ERP pracownicy powinni być bardziej produktywni, wszystkie informacje bardziej przejrzyste i zawsze aktualne, a klienci szybciej obsługiwani. Tylko że są to ogólne cele. Natomiast cele, które chcesz osiągnąć muszą być konkretne i wymierne. Przykłady właściwie opisanych celów to:

„utrzymanie zatrudnienia przy zwiększonej o minimum 20% ilości zamówień”
„optymalizacja procesu tak, by można było 2 osoby przesunąć do innych zadań”
“dokumenty sprzedaży mają być generowane w systemie i wysyłane do klienta bez udziału operatora”
“taka optymalizacja procesu, aby można było część osób przesunąć w kierunku generowania sprzedaży”.

Masz już spisane wszystkie cele? Świetnie! Właśnie stworzyłeś listę kontrolną, dzięki której sprawdzisz, czy oferta wybranego systemu ERP spełnia wymagania Twojej organizacji.

A może potrzebujesz pomocy w określeniu celów? W Graphcom pomagamy klientom właściwie zdefiniować cele projektu. Więcej informacji o naszym podejściu znajdziesz na tej stronie.

4.Zamów u dostawcy koncepcję projektu

Jak przełożyć naszą wizję zmian pracy w firmie na działanie systemu informatycznego? Najczęściej jest tak, że menadżerowie analizują dokumentacje przykładowych systemów ERP i sprawdzają ich funkcjonalności. Nie ma się czemu dziwić, że często nic z tych analiz nie wynika.

Już wyjaśniam o co chodzi. Koncepcja projektu jest ogólnym opisem tego, jak będą realizowane kluczowe procesy w Twojej firmie przez konkretny system ERP wraz z podaniem szacunkowego budżetu. Koncepcję projektu może dla Ciebie przygotować dostawca oprogramowania. Warto go o to poprosić, ponieważ dzięki temu łatwiej możemy zrozumieć, w jaki sposób system będzie odzwierciedlał procesy naszej organizacji. W stosunkowo krótkim czasie dowiesz się, czy dany system okaże się przydatny dla Twojej firmy i mieści się w zakładanym budżecie.

Koncepcji projektu nie można mylić z ofertą ani z ostateczną wyceną systemu, ponieważ obecnie mamy do tego za mało danych. Nie jest to też dokładna mapa procesów czy opisane wszystkich funkcjonalności, które otrzymujemy wraz z analizą przedwdrożeniową. To opis stworzony przez dostawcę, w jaki sposób będzie działał system. W Graphcom koncepcję projektu przygotowujemy bezpłatnie – tutaj możesz dowiedzieć się więcej o tym, jak pomagamy firmom wybrać system ERP.

5.Zobacz prezentację systemu

Teraz czas umówić się z dostawcą na prezentację systemu. Prezentacja systemu powinna odpowiedzieć na pytanie czy rozpatrywany system będzie właściwy. Żeby tak się stało, warto razem z dostawcą przygotować agendę prezentacji. Co powinno się w niej znaleźć? Najlepiej, żeby były to kluczowe sekwencje czynności, składające się na proces opisany w koncepcji projektu. Prezentacja systemu powinna dać wyobrażenie tego, w jaki sposób system ERP będzie działał w Twojej firmie. Oczywiście – to niemożliwe, aby udało się się pokazać dokładnie taki sam proces. Natomiast powinien on być zbliżony do niego na tyle, abyś mógł ocenić czy sprawdzi się w Twojej organizacji. Zobacz, jak w Graphcom przygotowujemy dla klientów bezpłatną prezentację działania systemu ERP.

6.Otrzymaj ofertę

Na tym etapie zazwyczaj wiesz już, czy dany system ERP jest odpowiedni. To dobry moment na rozpatrzenie wiążącej oferty dostawcy. Może się zdarzyć, że dostawca będzie chciał doprecyzować kwestie związane z tym, jakie procesy mają być realizowane w systemie ERP. Czasami wymaga to rozmów z osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary w firmie. Często też konieczna jest wizyta przedstawiciela dostawcy w naszej firmie – zwłaszcza, jeśli wdrażane rozwiązania będą działały w magazynie lub na produkcji. Ważne, żeby oferta, którą otrzymasz zawierała komplet informacji – m.in. odnośnie budżetu projektu, kosztów utrzymania i proponowanego harmonogramu wdrożenia.

Pobierz checklistę, żeby sprawdzić jakie dane powinna zwierać prawidłowa oferta systemu ERP.

7.Jakie jeszcze kryteria warto uwzględnić?

Model sprzedaży

Kupujesz system ERP bezpośrednio od producenta, czy poprzez Partnera? Zdecydowanie bezpieczniejszą opcją jest zakup systemu ERP od Partnera. Powód jest prosty: jeśli pojawią się problemy podczas wdrożenia systemu, to kupując od producenta Twoja firma będzie musiała zgodzić się na postawione przez niego warunki. Z kolei kupując system od Partnera, w każdej chwili masz możliwość skonsultowania błędów z producentem lub innym partnerem. Dzięki temu zmniejszasz ryzyko biznesowe.
Możliwość integracji z innymi systemami

Jeżeli istnieją gotowe „wtyczki” do innych systemów, np. e- commerce, systemów WMS, skraca to czas wdrożenia oraz znacząco obniża koszty. Nawet jeżeli w tej chwili nie mamy takich potrzeb, warto na to zwrócić uwagę w kontekście rozwoju firmy w przyszłości.
Możliwość bieżącego utrzymania systemu oraz jego rozwoju

Warto wybrać dostawcę, który zapewnia zgodność systemu z przepisami prawa. Firma wdrożeniowa powinna mieć kompetencje, które pozwolą rozwijać system w przyszłości, adekwatnie do tego, jak zmieniają się potrzeby naszego biznesu i otoczenie formalno-prawne.
Sposób licencjonowania

Jeżeli rozważamy zakup systemu w chmurze, lub w modelu Software as a Service warto sprawdzić, czy dostawca ma taki system licencji w ofercie.
Czas realizacji

Koniecznie sprawdź, czy dostawca ma zarezerwowane odpowiednie zasoby ludzkie do realizacji projektu. Jeżeli nie, może się okazać, że czas wdrożenia znacząco się wydłuży.
Referencje firmy wdrożeniowej

Warto, aby firma miała doświadczenie we wdrażaniu systemu w firmie, w której procesy wyglądają podobnie do naszych. Nie oznacza to, że musi być z tej samej branży. Warto przyjrzeć się case study, czyli opisom dotychczas przeprowadzonych wdrożeń.

Podsumowanie

Szeroka oferta systemów ERP na rynku wprawia menadżerów w niemałą dezorientację i zazwyczaj utrudnia dokonanie wyboru, zamiast go uprościć. Ostatecznie wszystkie modele systemu ERP są potrzebne, ale dla różnych firm będących w różnych sytuacjach. Dlatego warto położyć duży nacisk na przygotowanie się do wyboru odpowiedniego systemu ERP m.in. tworząc listę procesów, największych problemów i potrzeb. Wdrożenie systemu ERP powinno zapewnić firmie przewagi konkurencyjne — decyzja nie może być podjęta pochopnie lub na podstawie niekompletnych informacji.

To drugi artykuł z serii, w której dzielę się swoim doświadczeniem we wdrażaniu systemów ERP w polskich firmach. Kolejne publikacje z tej serii znajdziesz poniżej:

Nota o autorze Michał Sobotko
Zawodowy handlowiec oraz menadżerem sprzedaży. Posiada doświadczenie w sprzedaży B2B i B2C oraz zarządzaniu sprzedażą w firmach handlowych liczących ponad 100 osób. Zajmował się organizowaniem struktury firmy, planowaniem procesów zaopatrzenia i magazynowania, standardów sprzedaży, rekrutacją. Praktyk sprzedaży, który od 2021 roku, jako Business Development Manager w Graphcom, pomagam klientom usprawniać procesy biznesowe w ich firmach przy użyciu narzędzi IT.

Dlaczego większość przedsiębiorstw wybiera system Comarch ERP i jakie korzyści może on przynieść Twojej firmie? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, żeby poznać odpowiedzi na swoje pytania odnośnie wdrożenia systemu ERP, zamówić bezpłatną prezentację systemu lub dowiedzieć się więcej o rozwiązaniach do planowania zasobów przedsiębiorstwa.