Biura rachunkowe

System Comarch ERP Optima – dlaczego warto wdrożyć? Przykład biura rachunkowego Krolltax

Jesteś właścicielem biura rachunkowego lub kancelarii doradztwa podatkowego? Z pewnością zależy Ci więc na ciągłym podwyższaniu jakości obsługi klientów oraz maksymalnym wykorzystaniu możliwości płynących z nowych technologii. Powyższe cele możesz osiągnąć dzięki implementacji systemu Comarch ERP Optima, kompletnego programu do obsługi biura rachunkowego. Dlaczego spośród bogatej oferty rozwiązań IT warto wybrać akurat ten? Dostarczamy odpowiedź z najbardziej wiarygodnego źródła, czyli od naszego klienta.

Kilka słów o Krolltax

Krolltax to kancelaria podatkowa i biuro rachunkowe, które powstało w 1999 roku. Od tamtego czasu zapewnia podmiotom gospodarczym kompleksową obsługę w zakresie doradztwa podatkowego, księgowości oraz spraw pracowniczych. Oferta biura kierowana jest do podmiotów w każdej formie organizacyjno-prawnej. Dzięki wieloletniej praktyce i rzetelności firma zyskała szerokie grono zadowolonych klientów.

Sytuacja przed wdrożeniem Comarch ERP Optima

Przed wdrożeniem systemu największym utrudnieniem dla sprawnych i efektywnych działań był brak integralności programów kadrowo-płacowych z programami księgowymi. Pojawiały się także kłopoty z aktualizacją danych oraz z ich dostępnością poza firmą. Programy jakich używano wcześniej w biurze nie spełniały stale rosnących wymogów związanych z jakością obsługi klienta, czasem realizacji zleceń i ergonomią pracy. W 2007 roku zdecydowano się na zakup nowego, zintegrowanego systemu Comarch ERP Optima.

Jednym z naszych nadrzędnych celów było zwiększenie szybkości obsługi klientów. Udało nam się go osiągnąć za sprawą integracji pracy księgowej z pracą kadrowo-płacową, a także możliwości pracy z klientami w trybie online. Dzięki temu możemy pozostawać z nimi w stałym kontakcie.  Doceniamy, że system Comarch ERP Optima bazuje na platformie MS SQL, która gwarantuje wysoki poziom bezpieczeństwa danych.

Karina Kroll-Anisimowicz, właścicielka biura rachunkowego Krolltax

Funkcjonalności księgi handlowej i aplikacji e-sprawozdania

Biuro rachunkowe prowadzi kompleksowe działania księgowe dzięki modułowi Księga Handlowa, który jest zintegrowany z aplikacją Comarch e-sprawozdania. Są to rozwiązania w pełni zgodne z Ustawą o Rachunkowości, na bieżąco aktualizowane pod kątem zmian w przepisach prawa. Księga handlowa usprawniła pracę księgową Krolltax przede wszystkim w następujących obszarach:

  • Automatyczne księgowanie dokumentów i deklaracji na podstawie wcześniej zdefiniowanych schematów księgowych. Funkcjonalność pozwoliła istotne skrócić czas prac związanych z przygotowaniem dokumentacji, a to umożliwiło obsługę większej ilości klientów w tym samym czasie.
  • Prowadzenie pełnej ewidencji VAT wraz z wydrukiem związanych z nim deklaracji i wysyłką do systemu e-Deklaracje. To kompleksowe rozwiązane poprawiło zarówno płynność, jak i terminowość działań, która w branży rachunkowej ma szczególne znaczenie.
  • Automatyczna internetowa wymiana dokumentów pomiędzy biurem rachunkowym, a klientami. Odbywa się ona za pośrednictwem serwerów Comarch, dzięki czemu komunikacja jest zaszyfrowana i w pełni bezpieczna. Funkcjonalność internetowej wymiany dokumentów w Comarch ERP Optima zaoszczędza czas i nakład finansowy, które w przypadku tradycyjnych rozwiązań byłyby potrzebne na wydruk plików, zaadresowanie koperty, zamówienie kuriera czy dopilnowanie dostarczenia do klienta. Obecnie wystarczy dostęp do Internetu i kilka kliknięć, by domknąć cały proces. Dodatkowo, klient który otrzymał dokumentację na czas, może szybciej uregulować należności.

Dodatkowe możliwości księgi handlowej

  • Tworzenie i wysyłka plików JPK do Urzędu Skarbowego. Za sprawą tego rozwiązania Krolltax może w pełni dostosować się do aktualnych wymogów kontroli podatkowej. Szczegółowe dane są generowane i przesyłane do US elektronicznie, w ściśle określonym schemacie. Poprawne i terminowe złożenie JPK to sprawa wysokiej wagi, zarówno patrząc z perspektywy odpowiedzialności jaką Krolltax ponosi za swoich klientów, jak i za swoje własne działania jako przedsiębiorstwo.
  • Tworzenie zaawansowanych zestawień księgowych, takich jak bilans firmy, rachunek zysków i strat czy przepływy środków pieniężnych. Pozwala to w krótszym czasie tworzyć rzetelne sprawozdania finansowe dla klientów.
  • Generowanie zestawienia obrotów i sald za dowolny okres, co zapewnia swobodę działaniu, a także bieżący monitoring, dzięki któremu możliwa jest szczegółowa analiza zarówno kosztów, jak i przychodów przedsiębiorstwa. Tego rodzaju kontrola sprzyja minimalizowaniu ryzyka finansowego i wyciąganiu wartościowych wniosków na przyszłość.

Moduł Płace i Kadry, czyli jak biuro rachunkowe rozszerzyło zasięg działania?

Biuro rachunkowe Krolltax  korzysta również z modułu Płace i Kadry w Comarch ERP Optima. Jego implementacja pozwoliła usprawnić proces rozliczania umów cywilno-prawnych dla klientów pracujących poza Polską. W module zawarte jest narzędzie, które pozwala szybko i precyzyjnie przeliczyć przepracowane godziny na wynagrodzenie w obcej walucie, np. euro. Następnie, w oparciu o specjalny algorytm, kwota przeliczana jest na złotówki, wraz z uwzględnieniem podatków. Rozwiązanie istotnie skróciło czas obsługi klientów biura, którzy wykonują pracę zarobkową w innym kraju. Tym samym, wprowadzenie modułu Płace i Kadry w Comarch ERP Optima, zwiększyło szansę na to pozyskanie nowych klientów, ponieważ coraz więcej Polaków podejmuje pracę za granicą, czy to w ramach własnej działalności czy też na podstawie umowy cywilno-prawnej zawartej z zagranicznym pracodawcą. Każdy z nich potrzebuje sprawdzonego biura rachunkowego, które rzetelnie i kompleksowo zajmie się kwestiami księgowymi i prawnymi. Dzięki produktom Comarch, Krolltax może sprostać potrzebom oraz wymaganiom tej grupy klientów.

Oddelegowanie do pracy za granicą: kwestie prawne

Wśród klientów biura rachunkowego są także firmy oddelegowujące część swojego personelu do pracy zagranicą. Przeważają tu przedsiębiorstwa budowlane, które realizują projekty w innych krajach i w związku z tym wysyłają tam część pracowników. Przed wdrożeniem modułu Płace i Kadry w Comarch ERP Optima biuro rachunkowe mogło swobodnie rozliczać jedynie pracowników etatowych wykonujących pracę za granicą, natomiast w przypadku umów cywilnoprawnych proces ten był utrudniony. Obecnie wszystkie dokumenty, niezależnie od ich rodzaju, mogą być rozliczane sprawnie i poprawnie.

Sprawna windykacja należności

Biuro rachunkowe Krolltax posiada również wdrożony moduł Comarch ERP Optima CRM, która umożliwia między innymi automatyczne generowanie faktur cyklicznych dla klientów i kontrahentów, a także automatyczne wysyłanie wiadomości e-mailowych informujących o nieuregulowanych płatnościach. Dzięki temu biuro rachunkowe może sprawnie prowadzić windykację, a tym samym lepiej planować budżet oraz przyszłe działania. W przypadku klientów i kontrahentów, którzy zalegają z płatnościami sprzedaż usług jest blokowana, przez co biuro rachunkowe minimalizuje ryzyko utraty płynności finansowej.

Sprawdzone wsparcie serwisowe

Biuro rachunkowe Krolltax od lat korzysta ze wsparcia serwisowego konsultantów z Graphcom, dzięki czemu może regularnie i skutecznie rozszerzać system ERP o kolejne moduły, a tym samym wciąż się rozwijać.

Kliknij abySzybki kontaktzadzwonić