Wdrożenie Comarch ERP Optima w EMBE sp. z o.o. – Case Study

Charakterystyka przedsiębiorstwa

Główną działalnością EMBE sp. z o.o. jest sprzedaż wysokojakościowych materacy pod marką SENNA od najbardziej rozpoznawalnych producentów. Wieloletnie doświadczenie w branży pozwoliło na nabycie kompetencji oraz opracowanie procesów, które pozwalają sprostać zróżnicowanym, nawet najbardziej wymagającym gustom i potrzebom klientów. Spółka posiada sklep internetowy  – sennamaterace.pl, sklep stacjonarny oraz magazyn, dzięki któremu mogą zaoferować natychmiastową dostępność tysięcy materacy oraz akcesoriów sypialnianych. Dwie lokalizacje oraz szeroki asortyment wymagają płynnego zarządzania sprzedażą oraz gospodarką magazynową. W odpowiedzi na zgłaszane potrzeby – jako partner Comarch zaoferowaliśmy wdrożenie Comarch ERP Optima.

Dlaczego Comarch ERP Optima?

Oprogramowanie ERP Optima, dzięki modułowej budowie może zostać wdrożone w mikro, małych i średnich przedsiębiorstwach z wielu branż. Ponadto Comarch ERP Optima posiada także wersje dedykowaną biurom rachunkowym. Firma EMBE zgłaszała potrzebę obsługi magazynu, sprzedaży detalicznej oraz usprawnienia w zakresie przepływu informacji z biurem rachunkowym. Biuro rachunkowe obsługujące klienta pracuje na oprogramowaniu Comarch, więc implementacja ERP Optima była rozwiązaniem dopasowanym do wszystkich wymagań klienta. Klient zdecydował się na oprogramowanie Comarch ERP Optima w chmurze.

Zalety oprogramowania Comarch ERP Optima w chmurze

Podstawową różnicą między ERP Optima w modelu usługowym (w tzw. chmurze) oraz w modelu stacjonarnym jest to, że baza danych mieści się na bezpiecznych serwerach Comarch Data Center. Optima w chmurze poza standardową możliwością korzystania z aplikacji desktopowej pozwala na korzystanie z oprogramowania za pomocą przeglądarki. Głównymi zaletami systemu w modelu usługowym są:

• niskie koszty wejścia, dzięki płatnościom miesięcznym w ramach abonamentu oraz braku kosztów związanych z utrzymaniem serwera
• praca na najnowszych wersjach ERP Optima, która zapewnia ciągłą zgodność ze zmiennymi przepisami prawnymi i podatkowymi w Polsce (brak konieczności ręcznej aktualizacji oprogramowania, tak jak w przypadku modelu stacjonarnego)
• łatwy dostęp do danych w każdej chwili oraz lokalizacji – wystarczy urządzenie z dostępem do Internetu

Proces wdrożenia

Wdrożenie rozpoczęły konsultacje przedwdrożeniowe między pracownikami Graphcom a Prezesem spółki EMBE, podczas których ustalone zostały kluczowe obszary działalności przedsiębiorstwa. Kolejnym etapem wdrożenia było opracowanie zakresu wdrożenia oraz jego wycena. Dzięki wysokiemu zaangażowaniu we współpracę konsultantów Graphcom oraz pracowników EMBE proces wdrożenia oprogramowania Comarch ERP Optima przebiegł sprawnie i bezproblemowo. Proces wdrożenia systemu, który pozwolił na rozpoczęcie pełnej obsługi sprzedaży oraz gospodarki magazynowej zajął 6 tygodni.

Rozwiązania wdrożone w EMBE Sp. z o.o.

Wdrożenie Comarch ERP Optima w chmurze pozwoliło na usprawnienie działania w wielu obszarach, które bezpośrednio przekładają się na efektywność pracy oraz jakość obsługi klienta.

Import towarów wraz ze stanem magazynowym

Poprawne wprowadzenie danych o towarach było kluczowe z uwagi na szeroki zakres oferowanego asortymentu. Dedykowane narzędzie od Comarch pozwoliło na masowy import kilku tysięcy zróżnicowanych towarów. Dzięki takiemu rozwiązaniu klient uniknął czasochłonnego, a co za tym idzie kosztownego procesu wprowadzania danych ręcznie. Migracja stanów magazynowych pozwoliła na kontynuacje działania przy przejściu na nowe oprogramowanie magazynu, bez zaburzania ilości dostępnych towarów.

Oznaczenie specyfikacji poszczególnych towarów

Charakterystyka sprzedawanego asortymentu wymagała oznaczania poszczególnych towarów certyfikatami medycznymi. Zastosowanie atrybutów towarów umożliwiło oznaczanie towarów odpowiednimi parametrami. Atrybuty podnoszą możliwości analityczne oraz możliwości filtrowania towarów na listach. Zdefiniowane parametry mogą być umieszczane na wydrukach dokumentów generowanych w Comarch ERP Optima

Współpraca z biurem rachunkowym

Comarch jako jeden z priorytetowych kierunków rozwoju obrał współpracę biur rachunkowych z klientami pracującymi na oprogramowaniu Comarch. Dzięki funkcji Internetowej Wymiany Danych biuro rachunkowe ma możliwość pobierania dokumentów od klientów, bez konieczności żmudnego przewożenia dokumentów papierowych lub przesyłania e-maili z dokumentami. Dzięki zaszyfrowaniu przesyłanych dokumentów oraz zabezpieczeniom serwera użytkownik ma pewność ze jego poufne dane są przesyłane bez modyfikacji oraz w pełni bezpiecznie. W procesie wdrożenia funkcji Internetowej Wymiany Danych konsultanci Graphcom wsparli biuro rachunkowe, co przełożyło się na korzyści zarówno dla EMBE, jak i dla biura rachunkowego.

Podłączenie drukarki fiskalnej online

W celu uszczelnienia systemu podatkowego oraz walki z luką VAT przepisy prawne nakładają obowiązek rejestrowania sprzedaży na drukarkach fiskalnych online dla kolejnych branż. Optima oferuje możliwość połączenia z wieloma modelami drukarek fiskalnych, a w związku ze zmianami w przepisach dochodzą możliwości łączenia z kolejnymi modelami drukarek fiskalnych online. Wdrożenie drukarki fiskalnej online zapewniło u klienta, poza zgodnością z regulacjami prawnymi, możliwość przenoszenia form płatności, oznaczenia operatora oraz umieszczanie numeru NIP na dokumencie sprzedaży.

Korzyści z perspektywy klienta

Stały dostęp do danych

Jedną z największych zalet Comarch ERP Optima w chmurze jest dostęp do danych w każdej chwili i z każdej lokalizacji. Właściciel lub pracownik będąc poza sklepem lub magazynem firmy może w każdej chwili sprawdzić m.in. stan rozliczeń z danym klientem, dostępność pożądanego przez klienta towaru czy raport sprzedaży danego dnia. Pozwala to na unikanie każdorazowego kontaktu z pracownikiem sklepu z dostępem do oprogramowania. Z pewnością wpływa to korzystnie na jakość obsługi klienta.

Wzrost efektywności pracy

Wdrożenie systemu Comarch ERP Optima zapewniło uwolnienie czasu pracowników, który przeznaczany był na czasochłonne powtarzalne czynności. Zaimplementowana w programie funkcja operacji seryjnych pozwala na wykonanie czynności dla wielu pozycji jednocześnie. Pozwala to m.in. nadanie specyfikacji na wielu towarach jednocześnie. Ponadto praca biura rachunkowego na systemie Comarch ERP Optima oraz pomoc w konfiguracji wymiany danych pozwoliła na automatyzację wysyłki dokumentów. Poza oszczędnością czasu, gwarantuje to kompletność oraz poprawność przesyłanych rejestrów.

Bezpieczeństwo i wydajność systemu

Przechowywanie danych w chmurze Comarch to oszczędność związana z brakiem kosztów utrzymania własnego serwera. Dane z oprogramowania w modelu usługowym przechowywane są w globalnej sieci centrów danych Comarch. Eksperci zarządzający infrastrukturą zapewniają najwyższy poziom bezpieczeństwa i wydajności danych.

Jeśli chciałbyś skonsultować z nami swoje potrzeby biznesowe, zadać pytanie czy rozwiać wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.