Wdrożenie systemu Omnichannel Comarch ERP Altum w Centrum Ogrodniczym JUCCA

Według badań Kantar TNS do 2030 roku kanał sprzedaży detalicznej, realizowany poprzez salony stacjonarne, w dużej mierze zostanie zastąpiony przez sklepy online. Jednocześnie, obserwuje się dynamiczny rozwój w branży ogrodniczej, której wartość w 2019 wycenia się na 81 mld euro (dane dla Europy, źródło: agencja informacyjna NEWSERIA). Centra ogrodnicze mają dzisiaj duży potencjał rozwoju, o ile przystosują się do aktualnych trendów. Wiele z nich podejmuje to wyzwanie, czego dobrym przykładem jest Centrum Ogrodnicze JUCCA w podpoznańskim Tarnowie Podgórnym, które zdecydowało się na wdrożenie Omnichannel, pozwalające na rozwój e-sprzedaży.

Historia rozwoju JUCCA

JUCCA istnieje na rynku poznańskim prawie 30 lat, wciąż inspirując klientów do uatrakcyjniania swojego otoczenia. Wszystko za sprawą bogatego asortymentu, w którym można znaleźć rośliny wewnętrzne i zewnętrzne, rabatowe, śródziemnomorskie, zoologiczne, a także artykuły florystyczne, dekoracyjne i ogrodnicze. JUCCA realizuje nietypowe zamówienia, w tym na drzewka bonsai czy rośliny tropikalne. Na terenie obiektu znajduje się duża pracownia florystyczna oraz restauracja.

JUCCA jest otwarta 7 dni w tygodniu, także w niedziele niehandlowe. Posiada oddział na terenie Wielkopolskiej Gildii Rolno-Ogrodniczej S.A. W osobnej lokalizacji dysponuje magazynem z regałami wysokiego składu. Skala działań spółki wciąż się poszerza: w podpoznańskim Jasinie powstaje właśnie kolejne Centrum Ogrodnicze. Budowa inwestycji zakończy się w I kwartale 2020 roku.

Wdrożenie Omnichannel – Czas na zmiany

Zarząd JUCCA podjął decyzję, że spółka potrzebuje zmian w sposobie zarządzania, by móc działać jeszcze skuteczniej. Przez lata firma pracowała na autorskim systemie. W przypadku powstania nowych punktów sprzedaży, wymagałby jednak kosztownego dostosowania do pracy w strukturze rozproszonej. Analizy i raporty tworzono głównie w Excel, co było czasochłonne i zwiększało ryzyko pomyłki. Księgowość prowadzono w innym systemie niż kluczowe procesy: zakupy, magazynowanie czy sprzedaż. Dostawca oprogramowania, bez wyraźnego sygnału zarządu nie zapewniał aktualizacji czy nowych funkcjonalności. Istniało też ryzyko, że wykonawca programu nie będzie go dłużej wspierał.

W pierwotnym systemie, praca stanowisk handlowych wymagała permanentnego połączenia z serwerem. Zarządowi JUCCA zależało na rozwiązaniu, które zagwarantuje ciągłość pracy, bez względu na stabilność połączenia z siecią internetową.

Kolejnym celem było usprawnienie procesów obsługi, zarówno sprzedaży detalicznej, jak i hurtowej. Pozwoliłoby to skrócić kolejki do kas, zwłaszcza w okresach wzmożonego ruchu, takich jak święta Bożego Narodzenia.

Wdrożenie Omnichannel – wiele kanałów w jednym systemie

Comarch ERP Altum wspiera organizacje wielofirmowe, wielooddziałowe, sieci sprzedaży detalicznej (również model franczyzowy), a także przedsiębiorstwa o profilu handlowo-usługowym. Docenią go zwłaszcza rozwijające się firmy, nastawione na tworzenie kolejnych oddziałów. Dobrym przykładem jest tu właśnie spółka JUCCA.

Produkty Comarch wspierają sprzedaż wielokanałową (Omnichannel), dzięki czemu klient może kupować zarówno w sklepie stacjonarnym, jak i online, a także za pośrednictwem przedstawiciela handlowego. Dane dotyczące asortymentu (np. ceny, zdjęcia, opisy produktowe) wystarczy raz wprowadzić do bazy w centrali, aby były od razu widoczne na stanowiskach sprzedaży detalicznej POS, w sklepie internetowym, w czytnikach cen, na urządzeniach mobilnych wykorzystywanych przez przedstawicieli handlowych, czy w mobilnych urządzeniach magazynowych systemu WMS. Jest to istotne dla JUCCA, która zarządza asortymentem liczącym dziesiątki tysięcy różnorodnych produktów, które sprzedawane są sezonowo.

Wdrożenie Omnichannel – etapy wdrożenia Comarch ERP Altum

Wdrożenie systemu Omnichannel Comarch ERP Altum w Centrum Ogrodniczym powierzono konsultantom z Graphcom. Jako pierwszy etap projektu wybrano moduł Płace i Kadry ponieważ, w zakresie tego obszaru, spółka potrzebowała natychmiastowych usprawnień. Dodatkowo Zarząd chciał sprawdzić, jak Graphcom poradzi sobie z wdrożeniem w mniejszej skali. Realizacja zadania przebiegła pomyślnie i na tej podstawie zapadła decyzja o kontynuowaniu współpracy w szerszym zakresie.

Kolejny etap działań był związany z przygotowaniem kompleksowej analizy przedwdrożeniowej, czyli dokumentu opisującego obecną sytuację w spółce, jej potrzeby oraz propozycje rozwiązań ze strony Graphcom. W oparciu o wyniki analizy zainstalowano i przygotowano do pracy system Comarch ERP Altum oraz stanowiska sprzedażowe Comarch Retail POS. Wdrożono również narzędzie Comarch WMS, przeznaczone do obsługi magazynu wysokiego składowania, a także rozwiązanie Comarch Business Intelligence do tworzenia analiz i raportowania. Usprawniono pracę działu księgowości, zyskali również przedstawiciele handlowi, którzy mogą sprawniej realizować codzienne obowiązki dzięki aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Kończąc wdrożenie systemu Omnichannel, dotychczasowe rozwiązanie sklepu internetowego przeniesiono na platformę Comarch e-Sklep, tak by stosując nowocześniejszą, bardziej przyjazną technologię, zwiększyć szanse sprzedażowe.

Comarch Retail POS – innowacyjne punkty obsługi sprzedaży

Wdrożenie Omnichannel oznaczało wymianę komputerów kasowych na urządzenia POS z panelami dotykowymi. Należało ją przeprowadzić tak, by w jak najmniejszym stopniu zakłócić funkcjonowanie firmy. W dniu uruchomienia, zespół wdrożeniowy przystąpił do migracji danych ze starego systemu. Komputery kasowe zostały odłączono i zastąpiono nowymi urządzeniami POS, które połączono z terminalami płatniczymi i drukarkami fiskalnymi. Wszystko z myślą o tym, by kolejnego ranka sprzedaż mogła ruszyć bez przeszkód.

 

Zalety Comarch Retail POS

Autonomiczny POS wyświetla zdjęcia i szczegółowe opisy towarów, a także „podpowiada” kasjerom, które produkty warto polecić. Czasem zdarzają się sytuacje, w których towar pomyłkowo oznacza się niewłaściwą etykietą, należącą do produktu o innych parametrach i cenie. Zdjęcia produktów pozwalają operatorowi zweryfikować, czy zeskanowany z produktu kod należy do sprzedawanego towaru. POS identyfikuje produkt, podpowiada cenę, nalicza rabaty zgodnie z obowiązującą polityką cenową, podpowiada towary komplementarne, które można zaproponować klientowi. Praca kasjera staje się znacznie efektywniejsza, ponieważ widzi na ekranie komplet informacji i sugestii. Sprzedaż przebiega szybciej i bardziej intuicyjnie. POS w każdym momencie obsługi kasowej umożliwia klientowi wybór dokumentu będącego potwierdzeniem zakupu (faktura lub paragon).

Sprawność obsługi klienta za sprawą Comarch Retail POS obrazuje poniższy, amatorski film.

POS na bieżąco pokazuje ilość dostępnego asortymentu. Można nawet sprawdzić, czy jest on dostępny w innych lokalizacjach. Doświadczenia wdrożeniowe Graphcom pokazują, że istotne jest, by w szczególnych sytuacjach możliwa była sprzedaż towaru, którego wg systemy nie ma na stanie (stan magazynowy jest zerowy). Taka sytuacja ma miejsce choćby wtedy, gdy towar fizycznie jest już wystawiony do sprzedaży, jednak nie zakończono jeszcze procesu wprowadzania dokumentów przyjęcia do systemu. POS umożliwia normalną rejestrację sprzedaży w takich warunkach. Późniejsze zatwierdzenie dokumentów przyjęcia spowoduje uzupełnienie stanów magazynowych. Proces obsługi klienta nie musi być wstrzymywany. W poprzednim systemie, w przypadku braku towaru na stanie, kasjer wyszukiwał któryś ze specjalnych „awaryjnych artykułów”, przez co klient musiał dłużej czekać. W konsekwencji dochodziło do sytuacji, w której zarejestrowane dane sprzedażowe były nierzetelne, bo nie dotyczyły realnie sprzedanego asortymentu, co znacznie utrudniało późniejsze analizy popytu.

Zakładając, że średni koszyk to kwota kilkadziesiąt złotych, to jeżeli w godzinach szczytu, co 10 zniecierpliwiony długim oczekiwaniem klient zostawiłby koszyk, to rocznie Centrum Ogrodnicze straci kilkadziesiąt tysięcy zł sprzedaży. Obserwacje jednoznacznie pokazują, że szybkość obsługi klienta została znacznie usprawniona, co ma istotne znacznie w okresach szczytowego ruchu. Znacznie rzadziej zdarzają się sytuacje, gdzie klient czekający do kasy zniecierpliwi się na tyle, by zostawić koszyk i wyjść.

Wdrożenie Omnichannel umożliwiające prawne zarządzanie magazynem wysokiego składowania

Skuteczny system zarządzania magazynem to taki, który niezależnie od wielkości magazynu pozwala szybko zlokalizować każdy towar. Sprawne zarządzanie logistyką magazynową, zarówno na hali sprzedażowej, jak i w magazynie sezonowym, udało się osiągnąć dzięki wdrożeniu narzędzia Comarch WMS. Za jego sprawą, możliwa jest realizacja dyspozycji magazynowych czy dodawanie nowych dokumentów magazynowych ad hoc, z poziomu mobilnego urządzenia magazynowego – kolektora danych. Jest to duże ułatwienie dla codziennej pracy magazynierów.

Comarch WMS pozwala szybko zlokalizować towar na półce, nawet na tak dużej przestrzeni, jaką zajmuje kilka hal sprzedaży w Centrum Ogrodniczym. Dzięki temu, klient może być obsłużony w krótszym czasie. Narzędzie jest pomocne w realizacji cząstkowych inwentaryzacji konkretnej strefy magazynu lub wybranego asortymentu.

Proces przyjmowania i wydawania towarów odbywa się w JUCCA w dwóch etapach. Podczas przyjęcia, dostawę umieszcza się w tzw. strefie odkładczej. Jest ona dostępna dla klientów, gdzie czeka na odpowiedni moment, w którym pracownicy będą mogli rozlokować ją na półkach. Warto podkreślić, że produkty znajdujące się w tej strefie są od razu włączone w proces sprzedaży.

Kompletacja zamówień od klientów B2C czy kontrahentów B2B odbywa się natomiast w innym miejscu. Najpierw magazynier zdejmuje z półek zamówiony towar i przenosi do strefy, w której jest on pakowany, kontrolowany i wydawany. Taka taktyka działania pozwala zminimalizować błędy w dostawach do klientów.

Comarch Mobile Sprzedaż wspiera sprzedaż w terenie i lokalnie, i we wzorcowni

Kolejnym wyzwaniem była poprawa efektywności sprzedaży hurtowej. W tym obszarze również udało się osiągnąć wiele usprawnień. Na terenie hali sprzedaży Jucca zorganizowała  wzorcownię. Jest to obszar, w którym klient B2B może przyjrzeć się dokładnie prawie każdemu asortymentowi dostępnemu w sprzedaży.

Aby ułatwić proces realizacji zakupów we wzorcowni wykorzystano możliwości aplikacji Comarch Mobile Sprzedaż. Za sprawą tego rozwiązania sprzedawca może pokazać kontrahentowi próbkę towaru fizycznie, a w urządzeniu mobilnym wszystkie jego warianty i odmiany (np. kolorystyczne). Następnie może od razu przyjąć zamówienie na hurtową ilość produktu. Wystarczy zeskanować kod i ewentualnie wskazać wariant, a do zamówienia zostanie dodana kolejna pozycja. Stworzone w aplikacji zamówienie trafia do systemu Comarch ERP Altum.

Comarch Mobile Sprzedaż nie tylko pozwala na bezpośrednią rejestrację zamówień, ale także na wystawianie dokumentów handlowych, np. faktur sprzedaży, obsługę procesów związanych z reklamacją, rejestrowanie wizyt handlowych czy monitorowanie przejazdów do klientów, co czyni je bardzo przydatnym dla zorganizowania pracy przedstawicieli handlowych, którzy obsługują klientów B2B w terenie.

Narzędzie Comarch Mobile Sprzedaż sprawdzi się w JUCCA także na okoliczność targów florystycznych, ponieważ pracownicy mogą od razu zlecić do centrali realizację zamówienia złożonego przez klientów odwiedzających stoisko JUCCA.

Wdrożenie Omichannel Poprawia rentowność dzięki lepszemu wykorzystaniu przecen

Podmiot wprowadzający nowe modele asortymentu liczone w tysiącach rocznie, musi się liczyć z tym, że część nie znajdzie uznania klientów i będzie się gorzej sprzedawać. W takiej sytuacji potrzebny jest proces identyfikacji tego typu, słabiej rotującego asortymentu, by jeszcze przed zakończeniem sezonu zdążyć zareagować. Reakcja polega na przygotowaniu specjalnych warunków cenowych dla takiego produktu, lub połączenie go w zestawy ze sprzedającymi się lepiej. W roli strażnika „zamrożonego kapitału” bardzo pomocny okazał się system Comarch Businbess Intelligence. Jego zadaniem jest cykliczne przygotowywanie zestawień zawierających produkty, które słabo rotują. Raporty te wykorzystywane są przez osoby zajmujące się przecenami, by bardziej świadomie dokonać odpowiednich korekt w cenie produktów. Powstały w ten sposób proces jest dużym osiągnięciem dla spółki. Jest tak ponieważ uporządkował on obszar od którego w dużym stopniu zależy kontrola wielkości kapitału zaangażowanego w stany magazynowe.

Przygotowane w ten sposób promocje, stanowią ważne narzędzie handlowców do pracy z klientami B2B. Wykorzystują oni promocyjne produkty do inicjowania rozmów handlowych, w wyniku których sprzedają również produkty w cenach regularnych. Okazało się, że w zależności od miesiąca, przyrost sprzedaży generowanej przez handlowców wahał się od 5% do 15%. Miało to istotny, pozytywny wpływ na rentowność Centrum Ogrodniczego.

Automatyzacja powtarzalnych czynności

W Centrum Ogrodniczym JUCCA wykorzystano narzędzie Comarch Business Process Management (BPM), będące częścią systemu Comarch ERP Altum. Jego wykorzystanie umożliwiło automatyzację powtarzalnych czynności, by zmniejszyć obciążenie personelu i usprawnić obsługę klienta.

Dobrym przykładem jest proces podsumowania i wypłaty dziennego utargu, który odbywa się automatycznie na koniec dnia. Pierwotnie, potrzebne było nawet 1,5 godziny, by podliczyć i przyjąć utarg od wszystkich kasjerów, który kończyli wieczorną zmianę. Wprowadzone usprawnienie pozwoliło zaoszczędzić każdego dnia około 30 min, co w skali miesiąca oznacza zysk około 15 godzin. Dodatkowo personel mógł wcześniej iść do domu.

 

Sprawna współpraca z dostawcami

Pracę personelu usprawniono poprzez automatyczny import z plików faktur zakupu od dostawców zarówno polskich, jak i zagranicznych. Dzięki temu pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać danych do systemu. Przy średniej, dziennej ilości dokumentów na poziomie 150-200 jest to duże ułatwienie. Dostarczone rozwiązanie posiada funkcję kreatora karty towarowej, który sprawia, że tworzenie każdej nowej kartoteki jest krótsze co najmniej o minutę. Jednostkowo to niewiele, jednak biorąc pod uwagę, że w skali ostatniego roku powstało 76 tysięcy takich kartotek, różnica jest istotna.

Nowy kanał sprzedaży e-commerce

W kwietniu 2018 roku została uruchomiona nowa wersja sklepi internetowego w oparciu o technologię Comarch e-sklep. Ważnym celem powstania nowej platformy sprzedaży była możliwość zaoferowania żywych roślin. Jucca nigdy wcześniej nie sprzedawała takiego asortymentu w kanale e-commerce.

 

Bezpieczeństwo jest najważniejsze

Przez ostatnie kilkanaście lat zespół Graphcom z sukcesem wdraża systemy Comarch, zyskując tym samym szczegółową wiedzę na ich temat. Bogate doświadczenie wdrożeniowe pozwoliło stworzyć własną metodykę wdrożeniową, którą wykorzystano właśnie podczas wdrożenia w JUCCA. Bazuje ona na standardach PRINCE2 i SCRUM cieszących się uznaniem na rynku IT w zakresie wdrożeń systemów ERP. Metodyka wypracowana przez Graphcom pozwala na bezpieczne wdrożenia, eliminując konieczności wstrzymywania działalności operacyjnej firmy w momencie startu nowego systemu.

System Comarch ERP Altum został wybrany nie tylko przez spółkę JUCCA, ale także przez inne znane marki będące klientami Graphcom. Jest wśród nich np. Puccini czy Matrix Media (Sony Centre, Samsung Brand Store). Wybór rozwiązań Comarch S.A to gwarancja ich zgodności z wciąż zmieniającymi się przepisami prawnymi, a także wsparcia zarówno dla partnerów, jak i ich klientów.

System Comarch Altum to zaawansowane rozwiązanie dla firm handlowych, którym zależy na rozwijaniu biznesu w oparciu o wdrożenie Omnichannel, a także podejmowaniu racjonalnych decyzji bazujących na analizie danych.

Zapraszamy do kontaktu.