W tym artykule dowiesz się, w jaki sposób wdrożono obieg dokumentów w Comarch DMS, w przedsiębiorstwie Alima-Bis. Poznasz dodatkowe korzyści jakie wynikają ze zautomatyzowania procesów, związanych z obiegiem dokumentów w firmie.
Obieg dokumentów w Comarch DMS usprawnia zarządzanie procesami w Twojej firmie
Istotnym i często czasochłonnym elementem działalności przedsiębiorstwa są czynności administracyjne. Firmy chcące zyskać przewagę konkurencyjną na rynku muszą sukcesywnie optymalizować i digitalizować swoje procesy biznesowe. Na osiągnięcie tego celu pozwala uruchomienie elektronicznego obiegu dokumentów, na co zdecydowało się przedsiębiorstwo Alima-Bis. Dzięki wdrożeniu Comarch DMS wiele czasochłonnych procesów przedsiębiorstwa uległo automatyzacji, pozwalając tym samym na szybszą realizację codziennych i rutynowych czynności.
Jak obieg dokumentów w Comarch DMS prowadzi do wydajnego zarządzania dokumentacją i procesami w Twojej firmie?
Comarch DMS (Document Management System) jest oprogramowaniem umożliwiającym definiowanie elektronicznych obiegów dokumentów oraz zarządzanie związanymi z nimi procesami biznesowymi. System pozwala na digitalizację fizycznych dokumentów oraz automatyzację czynności związanych z ich obsługą. W rezultacie rozwiązanie pozwala oszczędzić czas Twój, jak i Twoich pracowników. Comarch DMS posłuży także jako elektroniczne repozytorium dokumentów. Dzięki wsparciu dla urządzeń mobilnych i przeglądarek, możesz mieć do nich dostęp z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Rozwiązanie umożliwia przechowywanie skanów dokumentów oraz dodatkowych załączników, jak również udostępnia informacje odnośnie pełnej historii procesu. Comarch DMS jest w pełni zintegrowany z systemami Comarch: Comarch ERP Optima, Comarch ERP XL, Comarch ERP Altum oraz Comarch ERP Enterprise.
Digitalizacja pracy na dokumentach w Alima-Bis
Alima-Bis to uznany producent i dystrybutor maszyn rolniczych oraz instalacji technologicznych, dedykowanych dla gospodarstw mlecznych. Do niedawna w przedsiębiorstwie dokumenty procesowano wyłącznie w formie papierowej. Swoją drogę rozpoczynały w sekretariacie, skąd następnie przekazywano je do właściwego pracownika. W dalszej kolejności trafiały one do akceptacji przełożonego lub Zarządu, a po zakończonym obiegu do archiwizacji. Ponieważ Alima-Bis posiada trzy oddziały w różnych lokalizacjach, zachodziła potrzeba przesyłania dokumentów fax-em lub pocztą między oddziałami. Generowało to dodatkowe koszty oraz wydłużało czas obiegu dokumentów. Niekiedy dokumenty ginęły lub ciężko było ustalić, u kogo się znajdują.
Sytuację zmieniło wdrożenie systemu Comarch DMS przez firmę Graphcom. Podczas analizy przedwdrożeniowej ustalono, że w ramach wdrożenia zostanie uruchomionych siedem obiegów, które usprawnią działania operacyjne w firmie Alima-Bis. Wdrożeniem objęto następujące obiegi dokumentów: zakupy kosztowe, zakupy magazynowe, umowy handlowe, wnioski urlopowe, poczta wychodząca, delegacje oraz rejestr zamówień. Każdy proces został przeanalizowany i zmapowany tak, aby jak najtrafniej odwzorować go w systemie Comarch DMS. Odwzorowano ponadto strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa, w celu ustalenia kwestii uprawnień i dostępu do dokumentów. Ponieważ rozwiązanie zintegrowane jest z Comarch ERP XL, w łatwy sposób można było zaimportować dane o pracownikach do Comarch DMS. Nadano im również odpowiednie role i uprawnienia. Przykładowo dostęp do obiegu urlopowego może mieć każdy pracownik firmy, zaś do delegacji tylko osoby pracujące poza firmą oraz ich kierownicy.
Jakie usprawnienia wprowadził obieg dokumentów w Comarch DMS, w firmie Alima-Bis?
Pracownicy przedsiębiorstwa Alima-Bis jako zaletę uruchomionego systemu Comarch DMS podają kontrolę nad każdym procesem obiegu oraz poszczególnymi dokumentami. W każdej chwili można sprawdzić u kogo oraz na jakim etapie obiegu znajduje się dany dokument. Automatyczne powiadomienia e-mail wysyłane do pracowników, przypominają zarówno o bieżących jak i zaległych zadaniach do wykonania w systemie. Comarch DMS udostępnia również predefiniowane raporty, takie jak: „dokumenty przeterminowane”, „historia zmian dokumentu”, czy też „ilość dokumentów operatora w etapie”. Dzięki raportom możliwe jest śledzenie statystyk dla obiegów poszczególnych dokumentów oraz działań pracowników w systemie.
Dodatkowe usprawnienie w Alima-Bis wprowadzono dzięki usłudze Comarch OCR. Pozwoliła ona na automatyzację wprowadzania dokumentów do systemu oraz zapobiegała wielokrotnemu wprowadzaniu do systemu tych samych danych. Usługa Comarch OCR rozpoznaje wszystkie istotne pozycje w dokumencie faktury, np. NIP kontrahenta, kwoty poszczególnych pozycji oraz stawki VAT. Eliminuje to potrzebę ręcznego wprowadzania tych danych do systemu przez samego pracownika. Dodatkowo dzięki natywnej integracji możliwe jest generowanie dokumentów w systemie Comarch ERP XL, na podstawie danych z Comarch DMS. Uruchomione w firmie Alima-Bis rozwiązanie pozwoliło na uporządkowanie obiegów dokumentów, znacznie skracając tym samym czas ich realizacji. Realizacją zadań zdefiniowanych w obiegu zajmuje się jednoznacznie wskazany pracownik który może pracować z dowolnego miejsca wyposażonego w dostęp do Internetu, co okazało się być istotną zaletą w okresie pandemii. Jeśli chcesz dowiedzieć się jak obieg dokumentów w Comarch DMS może uporządkować i usprawnić zarządzanie dokumentami w Twojej firmie skontaktuj się z firmą Graphcom!
Jeśli chciałbyś skonsultować z nami swoje potrzeby biznesowe, zadać pytanie czy rozwiać wątpliwości, zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami.
zadzwonić