Inwentaryzacja magazynu – jak to zrobić szybko i skutecznie?

Czym jest inwentaryzacja magazynu i w jakim celu jest wykonywana?

Celem inwentaryzacji jest określenie stanu faktycznego składników majątku. Inwentaryzacja sprowadza się do przeprowadzenia spisu z natury składników majątku przedsiębiorstwa i porównanie ich ze stanem ewidencyjnym lub, w przypadku rozrachunków, z saldem na kontach kontrachentów. Następnym etapem jest rozliczenie nadwyżek lub braków i wyjaśnienie tych różnic. Mówimy to m.in. o takich elementach aktywów jak stany zapasów do produkcji, aktywa finansowe, elementy środków trwałych, towary.

Inwentaryzacja jest przeprowadzana w przedsiębiorstwach na koniec roku obrotowego, ponieważ wynika to z Ustawy o Rachunkowości. Innym powodem, dla którego firmy przeprowadzają inwentaryzację swojego majątku, jest potrzeba zadbania o niego. Po prostu pilnują swoich pieniędzy

Rzetelna wiedz na temat faktycznego stanu towarów lub komponentów do produkcji, umożliwia podejmowanie właściwych decyzji dotyczących zakupów. Jeżeli zabraknie komponentów do produkcji, to zamówienia na wyroby nie zostaną zrealizowane. W przypadku firmy handlowej, brak towaru, który moglibyśmy sprzedać oznacza utratę marży. W obu przypadkach tracisz pieniądze. Z drugiej strony zdarzają się sytuacje, gdy w magazynie, w postaci niepotrzebnych towarów zamrożone są ogromne pieniądze, a zamrożony kapitał generuje koszty w postaci utraconych zysków w porównaniu z sytuacją, gdyby był ulokowany w inny sposób.

Przyczyny powstawania niezgodności stanów magazynowych

Może być kilka powodów, dla których dochodzi do rozbieżności stanów magazynowych. Wśród nich można by wymienić:

• kradzież,
• magazyn komponentów do produkcji i opakowań nie jest zamknięty i pracownicy produkcyjni samodzielnie i bez ewidencji biorą z niego to, co potrzebują do produkcji. Finalnie nie wiadomo, co w magazynie komponentów jest, ponieważ nikt nie wydaje komponentów i opakowań na podstawie dokumentów magazynowych.
• przyjęcia towaru do magazyny są realizowane manualnie i nie na podstawie skanowania kodów produktów przyjmowanych.
• w przypadku towarów na których nie ma etykiet, przyjęcia nie są robione w oparciu o znajdujące się w systemie zamówienia do dostawców, a manualnie – nie zawsze dokładnie.
• nie istnieje proces kontroli zakładania nowych kartotek magazynowych, dlatego zdarza się, że na ten sam komponent mamy w systemie więcej niż jedną kartotekę. W takim przypadku inwentura może być sposobem na wykrycie takich przypadków i przeniesienie zasobów na jedną kartotekę. Oczywiście lepiej jest wdrożyć, wsparty za pomocą dedykowanego obiegu w Comarch DMS, proces zakładania nowych kartotek.

Inwentaryzacja magazynu – czy jest konieczna?

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji m.in. magazynu wynika z Ustawy o Rachunkowości. Organy zewnętrzne, na przykład audytorzy czy organy skarbowe kontrolują, czy inwentaryzację roczną przeprowadzono zgodnie z przepisami i czy znajduje ona odzwierciedlenie w księgach rachunkowych.

Stan majątku firmy musi być zgodny ze stanem ewidencji księgowej, co jest warunkiem przygotowania wiarygodnego sprawozdania finansowego. Księgi rachunkowe muszą się zgadzać.

Kiedy należy przeprowadzić inwentaryzację magazynu?

Inwentaryzację magazyny należy przeprowadzać tak często, jak to potrzebne aby mieć kontrolę nad stanem zapasów do produkcji oraz towarów. Systemy informatyczne, takie jak systemy WMS, posiadają mechanizmy umożliwiające prowadzenie inwentaryzacji magazynu na bieżąco.

Drugi przypadek to inwentaryzacja roczna. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, powinna on być przeprowadzana co roku i powinna obejmować cały majątek w przedsiębiorstwie, w tym towary obce oraz komponenty do produkcji. Znajduje ona odzwierciedlenie w zapisach ksiąg rachunkowych.

Jak szybko i sprawnie przeprowadzić inwentaryzację magazynu

Metody przeprowadzania inwentaryzacji magazynu

Najprostsza metoda przeprowadzenia inwentaryzacji magazynu, to wykorzystanie tradycyjnych arkuszy spisowych. Komisja inwentaryzacyjna spisuje towary lub komponenty do produkcji pozycja po pozycji wpisując je na papierowe arkusze spisowe.

Skaner do inwentaryzacji – jak to działa?

Inwentaryzacja magazynu przy użyciu czytników kodów kreskowych, umożliwia wprowadzanie danych o inwentaryzowanym asortymencie w sprawny sposób. Wystarczy zeskanować kod kreskowy, aby dane o towarze znalazły się na arkuszu spisowym. Aby było to możliwe, musisz mieć przyporządkowany kod kreskowy do kartoteki towarowej systemu ERP.

Jeżeli nie ma możliwości przyklejenie kodu do komponentu, artykułu, organizuje się odpowiednie etykiety na półce lub regale, na którym znajdują się towary. Skanując etykietę, system czeka na podanie ilości, którą należy zliczyć ręcznie.

W przypadku drobnych komponentów taką rolę mogą spełniać odpowiednie kuwety z etykietą.

Można także przeprowadzać inwentaryzację po wadze. Np. skanujesz etykietę pojemnika i wprowadzasz wagę. Można nawet do skanera podłączyć wagę elektroniczną, żeby nie trzeba było jej podawać manualnie.

Skaner może działać bezpośrednio z system Comarch ERP Optima lub Comarch ERP XL. Kody kreskowe są także wykorzystywane przez aplikację Comarch ERP Inwentaryzacja, współpracująca z system Comarch ERP Optima oraz aplikację Comarch WMS Magazynier.

Korzyści z wykorzystania skanera do inwentaryzacji magazynu

Wykorzystanie kodów kreskowych pozwala znacząco przyspieszyć inwentaryzację magazynu. Zamiast żmudnego, ręcznego wypełniania arkuszy spisowych, po prostu skanujesz daną pozycję – podobnie jak w sklepie w czasie robienia zakupów.

Następna korzyść z wykorzystania kodów kreskowych, to mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia błędów w procesie inwentaryzacji magazynu. Lista kodów kreskowych i przyporządkowanych do nich kartotek towarowych jest w systemie ERP, więc nie ma problemu z identyfikacją danego asortymentu.

Inwentaryzacja towarów w magazynie – jak ją zaplanować?

Zarządzanie magazynem obejmuje m.in. planowanie inwentaryzacji. Odpowiedzialny jest za to kierownik magazynu. Przeprowadzenie inwentaryzacji magazynu z wykorzystaniem papierowych arkuszy spisowych lub nawet skanerów kodów kreskowych czy aplikacji, wymaga przeprowadzenia inwentaryzacji całego magazynu za jednym razem. W praktyce oznacza to konieczność zamknięcia magazynu na czas inwentaryzacji, co oznacza że zazwyczaj nie przeprowadza się jej częściej niż raz w roku ze względu na dużą duży wysiłek organizacyjny związany z tym procesem.

System Comarch WMS umożliwia prowadzenie inwentaryzacji wyrywkowej, oznacza to, że inwentaryzowane są pozycje znajdujące się tylko w danej lokacji magazynowej. Lokacja to nic innego jak ściśle określone miejsce w magazynie, na przykład strefa w magazynie lub w szczególności półka na danym regale, identyfikowana w systemie WMS. Zazwyczaj posiada swój kod kreskowy. Lokacja może podlegać inwentaryzacji za każdym razem, gdy zostanie stwierdzony brak danego asortymentu w trakcie wydania, lub wynikać z harmonogramu inwentaryzacji.

Mając zatem zdefiniowany w WMS proces inwentaryzacji, kody przypisane do komponentów i produktów oraz zdefiniowaną strukturę magazynu z kodami lokalizacji, można bardzo sprawnie przygotować do pracy nowego magazyniera. Po stosunkowo krótkim czasie będzie w stanie realizować inwentaryzację ponieważ WMS mu podpowie, gdzie w magazynie ma szukać towaru podlegającego spisowi. Nie musi wiec wiedzieć, “co gdzie leży”.

Oprogramowanie do magazynu

Wykorzystanie programu magazynowego w procesie inwentaryzacji

Gromadzenie danych o zinwentaryzowanych stanach magazynowych w systemie ERP umożliwia porównanie ich z danymi ewidencyjnymi oraz określenie różnic inwentaryzacyjnych. Po wprowadzeniu danych do systemu, można wygenerować szczegółowy raport różnic inwentaryzacyjnych, sprawdzić z czego wynikają oraz rozliczyć je w systemie.

Usprawnij proces inwentaryzacji z systemem Comarch WMS

Jeżeli posiadasz system Comarch WMS, cały proces inwentaryzacji możesz przeprowadzić w tym systemie. Umożliwia on przeprowadzenie inwentaryzacji na kilka sposobów:

• inwentaryzacja określonego asortymentu – oznacza to że operator jest prowadzony przez system do wszystkich lokacji, w których znajduje się dany asortyment, gdzie przeprowadza inwentaryzację tylko tych pozycji a możliwość wystawiania dokumentów magazynowych ich dotycząca jest zablokowana,
• inwentaryzację magazynu w całości – w takiej sytuacji zamykany jest cały magazyn, blokowana jest możliwość wystawiania jakichkolwiek dokumentów magazynowych,
• Inwentaryzacja danej lokacji magazynowej – inwentaryzowane są pozycje znajdujące się tylko w danej lokacji magazynowej, która jest blokowana przez system. Taka inwentaryzacja przeprowadzana jest w sytuacji, gdy magazynier stwierdzi brak danego asortymentu w trakcie przygotowywania wydania towaru lub wynika z harmonogramu inwentaryzacji poszczególnych lokacji magazynowych. Taki sposób prowadzenia inwentaryzacji pozwala na bieżąco kontrolować stan zapasów, co znacząco ułatwia przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji rocznej zw względu na to, że mniej jest niezgodności – o porządek w magazynie dbamy na bieżąco.

Podsumowanie

W firmach, w których proces inwentaryzacji nie jest wspomagany choćby czytnikami kodów kreskowych, to droga przez mękę. Spisanie stanów na papierze, wprowadzenie do systemu oraz późniejsze rozliczenie, zajmuje mnóstwo czasu. Dodatkowy temat to ryzyko popełnienia błędów, które przy takim sposobie pracy jest duże.

Wprowadzenie choćby skanera kodów kreskowych lub aplikacji Comarch ERP Inwentaryzacja, znacząco usprawnia proces inwentaryzacji. Prawdopodobieństwo wystąpienia błędu znacząco spada dzięki temu, że kody kreskowe są przypisane do danej kartoteki towarowej w systemie, a w czasie inwentaryzacji dany asortyment jest jednoznacznie identyfikowany. Oprócz tego, lokalizacje magazynowe też mogą mieć własne kody kreskowe, ułatwiające identyfikację.

System Comarch WMS umożliwia znaczące usprawnienie procesu inwentaryzacji dzięki możliwości prowadzenia inwentaryzacji cząstkowych, dotyczących danego asortymentu lub danej lokacji. Dzięki temu niezgodności magazynowe, powstałe w wyniku inwentaryzacji, są wyjaśniane na bieżąco, a nie tylko raz w roku.