Według Gartnera prawdopodobieństwo, że wdrożenie systemu ERP zakończy się porażką wynosi więcej niż 50% [1]. Dlatego każdy biznes musi odpowiednio przygotować się do procesu wdrażania ERP. Ignorowanie problemów, które pojawiają się w trakcie przenoszenia danych lub w fazie testów na dłuższą metę nie popłaca. Jak nie popełnić żadnego błędu podczas wdrażania ERP w firmie?
Nie ma dwóch tych samych firm ani dwóch tych samych wdrożeń systemu ERP. Jeśli przedsiębiorca chce, żeby inwestycja w ERP była zyskowna, musi najpierw uregulować zasady, na jakich odbędzie się wdrożenie. Właściwe podejście może przesądzić o powodzeniu tego przedsięwzięcia.
Z tego artykułu dowiesz się:
- Jak sprawnie przejść przez etapy wdrożenia systemu ERP?
- Jakich błędów nie popełniać decydując się na wdrożenie oprogramowania ERP?
- Jak wygląda proces wdrożenia ERP?
Powołaj zespół wdrożeniowy
Podczas wdrażania systemu ERP często obserwuję, że po stronie klienta występują problemy z zaangażowaniem pracowników do udziału w projekcie. Tymczasem jako nabywca włożysz w projekt nie mniej czasu niż pracownicy firm wdrożeniowej — inaczej niemożliwe będzie dopasowanie systemu do indywidualnych potrzeb Twojej firmy. Szczególnie kluczowa jest tutaj rola kierownika projektu — powinna być to osoba, która posiada zdolności menadżerskie i potrafi egzekwować realizację wymaganych prac.
Przygotuj listę celów projektu
Spotykam się często również z sytuacją, w której wprawdzie nikt w firmie nie kwestionuje tego, że system ERP jest potrzebny, ale jednocześnie nikt nie potrafi powiedzieć, jaki jest konkretny i mierzalny cel wdrożenia ERP. Dlatego warto wcześniej się nad tym zastanowić — to ważne po to, aby można było później zweryfikować, czy ten cel został zrealizowany. Jeśli cele wdrożenia ERP będą się ujawniać dopiero w trakcie prac wdrożeniowych, to jest więcej niż pewne, że będą destabilizować projekt. Nie jest dobrą praktyką również formułowanie celów ogólnych albo sprowadzanie ich do wymaganych funkcjonalności systemu. Najlepiej kiedy celami są konkretne potrzeby biznesowe firmy.
Zadbaj o infrastrukturę sprzętową
Infrastruktura sprzętowa — wydaje się oczywistą rzeczą, jednak nie zawsze jest zapewniona. Dostawca systemu ERP może zaproponować rozwiązania w tym zakresie, jednak może to nie obejmować ono całości zapotrzebowania. Dlatego pamiętaj, aby przed wdrożeniem ERP sprawdzić, czy faktycznie firma jest sprzętowo odpowiednio na to przygotowana.
Ustal dane do migracji
Wszystkie dane, które mają zostać przełożone na system muszą najpierw zostać zebrane, uporządkowane i przekazane firmie wdrożeniowej. Dotyczy to zwłaszcza listy procesów biznesowych, które mają zostać uruchomione w systemie. Od implementacji nowych danych oraz migracji obecnych danych zależy bardzo wiele. Wdrożenie ERP przebiega sprawniej, kiedy to, w jaki sposób zostaną one przekazane dostawcy będzie ustalone wcześniej. Zdarza się też, że niektóre firmy są błędnie przekonane o tym, że dostawca systemu sam pozyska dane. Brak tego rodzaju ustaleń może niepotrzebnie wydłużać proces wdrożenia.
Przygotuj pracowników na zmiany
Wdrożenie nowego systemu najczęściej na początku stanowi wartość tylko dla zarządu i menadżerów. Pracownicy czasem traktują system ERP jak kolejne narzędzie, którego trzeba się nauczyć — nie zdają sobie jeszcze sprawy z tego, w jak dużym stopniu program usprawni ich pracę. Dlatego warto w odpowiedni sposób przygotować zespół do zmiany. Począwszy od miękkich metod w postaci mobilizacji czy motywacji, aż po bardziej konkretne zasady działania, o których przeczytasz poniżej.
Zainwestuj czas pracowników
Bez zaangażowania zespołu skuteczne wdrożenie ERP nie będzie możliwe. To oznacza, że trzeba dać pracownikom wystarczająco dużo czasu, który będą mogli przeznaczyć na projekt. Jeśli tego nie zrobisz, mogą oni traktować wdrożenie systemu ERP jak zbędny obowiązek i lekceważyć go na rzecz innych, codziennych zadań.
Przygotuj scenariusze testowe
Wdrażanie systemu ERP to tak naprawdę tworzenie zupełnie nowego rozwiązania informatycznego. Powstaje wprawdzie na bazie gotowego systemu, ale jest dostosowane do zupełnie nowych warunków i potrzeb konkretnej firmy. W takich sytuacjach może pojawić się konieczność wprowadzenia korekt, które są widoczne dopiero po przeprowadzeniu testów. Dlatego, żeby wdrożenie systemu ERP w 100% odpowiadało potrzebom firmy, warto przeprowadzać w trakcie jak najwięcej testów, do czego przydaje się zaprojektowanie scenariuszy testowych.
Nasza lista kontrolna pomoże Ci nie ominąć żadnego etapu podczas wdrożenia systemu ERP. Pobierz checklistę i miej ją zawsze pod ręką.
Podsumowanie
Jeśli chcemy skutecznie wdrożyć system, to musimy odpowiednio przygotować się do całego projektu. Od przygotowania infrastruktury, poprzez zaangażowanie i wsparcie zespołu, aż po przeprowadzanie testów. Jedno jest pewne — dzięki zastosowaniu najlepszych praktyk, które wymieniłem powyżej, wdrożenie ERP przyniesie firmie długoterminowe korzyści. O tych, najważniejszych przeczytasz w naszym kolejnym artykule: “Największe zalety ERP. Jakie korzyści przynosi wdrożenie tego systemu w firmie?“.
Zapisz się na bezpłatną konsultację
Jeżeli temat Cię zainteresował, zapisz się na bezpłatną konsultację. Chętnie opowiemy Ci jak pomagamy klientom w sytuacji podobnej do Twojej.
Zapisz się na konsultację
Inne publikacje, w których dzielę się swoim doświadczeniem we wdrażaniu systemów ERP w polskich firmach znajdziesz tutaj:
Nota o autorze Maciej Sowa
Prezes Zarządu Graphcom Serwis Sp. z o.o. i Dyrektor Techniczny. Absolwent Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. Zarządza grupą Managerów Projektów realizujących wdrożenia, które automatyzują procesy biznesowe przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych.
Źródła:
[1] https://www.erpresearch.com/en-us/blog/why-do-erp-projects-fail
zadzwonić