Jak usprawnić procesy magazynowe w firmie produkcyjnej

Główne problemy dotyczące gospodarki magazynowej w firmie produkcyjne

Prowadząc rozmowy z firmami produkcyjnymi, które zgłaszają do Graphcomu zauważamy, że kwestia gospodarki magazynowej jest często traktowana po macoszemu. Często nie ma wydzielonego magazynu, komponenty są składowane w przypadkowych miejscach na placu, hali produkcyjnej. Zdarza się, że nie ma osoby odpowiedzialnej za stan magazynu. Nie wiadomo też ile jest poszczególnych komponentów dopóki ich ktoś fizycznie nie policzy, bo nie jest prowadzona ewidencja magazynowa w oparciu o dokumenty magazynowe. Przez jakiś czas w.w. sposób działania nie musi się odbijać na biznesie w sposób szczególnie negatywny, natomiast wraz ze zwiększeniem skali działania mogą zacząć powodować określone problemy.

Jakie są główne problemy dotyczące gospodarki magazynowej w firmie produkcyjnej?

Zdublowane kartoteki towarowe

Częstym problemem dotyczącym prowadzenia gospodarki magazynowej, jest dublowanie kartotek towarowych tego samego asortymentu. Konsekwencją takiego bałaganu jest rejestrowanie ruchów tego samego asortymentu w oparciu o różne kartoteki. Zorientowanie się ile czego mamy w tak prowadzonym systemie magazynowym jest bardzo trudne. Uporządkowanie kartotek magazynowych to pierwszy krok w porządkach w gospodarce magazynowej.

Niewydzielony magazyn surowców

W sporej części firm produkcyjnych magazyn nie jest wydzieloną przestrzenią, w której przechowywane są komponenty do produkcji, za których stan odpowiada kierownik magazynu. Często magazyn jest w różnych miejscach firmy, akurat tam gdzie jest trochę miejsca żeby coś położyć.

Nie bardzo wiadomo gdzie szukać potrzebnych komponentów. Wyobraźmy sobie, że dostawę przyjmuje przypadkowy człowiek i odkłada w przypadkowe miejsce. Po jakimś czasie znalezienie czegokolwiek w takim magazynie to logistyczny koszmar. Jeżeli czegoś nie możemy znaleźć, to jest tak jak tego nie było. W takiej sytuacji często jest podejmowana decyzja o zakupieniu brakujących komponentów.

W hali produkcyjnej powinny być przechowywane tylko komponenty wydane do realizacji bieżących zleceń produkcyjnych. Pozostałe komponenty powinny być przechowywane w oddzielnym magazynie.

W takiej sytuacji pierwszym krokiem powinno być wydzielenie fizycznie przestrzeni magazynu i wydzielenie strefy przyjęcia, wydania oraz składowania materiałów. Strefa składowania powinna być podzielona na lokacje magazynowe. Powinna zostać podjęta decyzja które komponenty przechowujemy w których miejscach w magazynie. W ten sposób zrobimy drugi krok, po uporządkowaniu indeksów magazynowych, w porządkowaniu gospodarki magazynowej.

Procesy magazynowe oderwane od dokumentów magazynowych

W sporej części firm, nie tylko produkcyjnych, moment fizycznego pobrania towarów z magazynu lub jego przyjęcia, “rozjeżdża” się z momentem przygotowania dokumentów magazynowych. Często są one wystawiane w biurze, przez osoby które nie mają pojęcia co się dzieje w magazynie. Efektem tak realizowanego procesu wydania i przyjęcia, mogą być istotne błędy w tych procesach, co prowadzi do różnić między stanem fizycznym komponentów a ewidencją.

Zdarzają się sytuacje, gdy ewidencja magazynowa jest prowadzona w formie zapisów w arkuszu excel. W takiej sytuacji jeszcze trudniej jest o zgodność między ewidencją a stanem faktycznym.

Proces magazynowania towarów powinien odbywać się w oparciu o dokumenty magazynowe, potwierdzających przyjęcie i wydanie. Dokumenty powinny być zgodne z tym, co jest przyjmowane lub wydawane. Brzmi to jak banał, natomiast dla części firm produkcyjnych banałem nie jest.

Braki komponentów do produkcji lub ich zbyt duża ilość

W firmach, w których nie jest prowadzona rzetelna ewidencja magazynowa, brak jest dokumentów magazynowych, odzwierciedlających rzeczywiste ich ruchy, w połączeniu z brakiem narzędzi do wspierania zakupów, często dochodzi do problemów w tym obszarze.

Zdarza się, że brakuje komponentów do produkcji, zazwyczaj w momencie gdy ktoś z produkcji chce pobrać komponenty potrzebne do realizacji bieżącego zlecenia produkcyjnego. Konsekwencją tej sytuacji są opóźnienia w produkcji.

Czasami problem braków komponentów próbuje się rozwiązań nadmiernymi zakupami, co prowadzi do mrożenia kapitału w niepotrzebnych zapasach. Łatwo policzyć, że 1 mln zł w niepotrzebnych zapasach, przy dzisiejszych kosztach kapitału, kosztuje nas co najmniej kilka tysięcy złotych.

Do rozwiązania w.w. problemu można wykorzystać moduł Produkcja w systemie Comarch ERP XL.

Długi czas przyjmowania komponentów do magazynu oraz wprowadzenia ich do systemu

Bez wparcia odpowiednich narzędzi, przyjęcie towaru do magazynu polega na ręcznym sprawdzeniu każdej pozycji i “odhaczeniu” jej na liście przyjmowanych komponentów. W praktyce zajmuje to dużo czas. Można ten proces znacząco usprawnić wykorzystując narzędzia takie jak Comarch WMS Magazynier. Przyjęcie towaru polega wtedy na zeskanowaniu etykiet z przyjmowanych jednostek logistycznych, co znacząco przyspiesza cały proces.

W dostawach komponentów do produkcji  z magazynu komponentów do hali produkcyjnej zdarzają się błędy.

Gdy proces kompletacji realizowany jest ręcznie, a komponenty do produkcji nie są odpowiednio oznaczone, wzrasta ryzyko pomyłki w procesie dostarczania komponentów do hali produkcyjnej. Konsekwencje takich pomyłek to więcej bałaganu i niepotrzebnego biegania po firmie, możliwe są też opóźnienia w procesie produkcji.

Manualne wystawianie dokumentów sprzedaży, magazynowych i wysyłkowych.

Ręczne wystawianie dokumentów to niepotrzebna praca ręczna oraz zwiększone ryzyko pomyłki. Proces generowania dokumentów można usprawnić przy pomocy aplikacji Comarch WMS Magazynier.

Wydłużony czas przygotowywania towaru wg numeru partii, daty ważności lub konkretnych numerów seryjnych.

W przypadku braku systemu WMS, odszukanie w magazynie towaru z określonym numerem partii lub datą opiera się na wiedzy magazyniera gdzie może być towar z określonym numerem partii produkcyjnej. W sytuacji, gdy przechowywany w magazynie asortyment jest duży, odszukanie tego konkretnego może zająć dużo czasu. Jeżeli dodatkowo rotacja pracowników w magazynie jest duża, znacząco utrudnia to przepływ informacji odnośnie tego gdzie co jest w magazynie między nowymi pracownikami magazynu i tymi bardziej doświadczonymi.

Informacja o miejscu przechowywania towarów o określonym numerze partii jest zapisana w systemie Comarch WMS. Jeżeli podejmiemy decyzję o zmianie lokacji takiego towaru, informacja o nowym miejscu przechowywania zostanie zapisana w systemie. Gdy magazynier będzie chciał ten towar odszukać, system WMS poprowadzi go dokładnie do miejsca gdzie się on znajduje.

Brak informacji gdzie znajduje się produkt w magazynie.

W przypadku braku systemu WMS, informacja o tym gdzie znajdują się poszczególne towary, znajduje się w głowach magazynierów. Nastręcza to określonych problemów, m.in. wydłuża czas przygotowania komponentów do produkcji, wydłuża też czas wdrożenia nowych pracowników magazynu do wykonywania swoich obowiązków. Dla niektórych firm rozwiązaniem tych problemów może być przejrzysta struktura magazynu i przyporządkowanie na stałe określonych kategorii asortymentu do określonych lokacji w magazynie. Takie rozwiązanie ma swoje ograniczenia. Jeżeli asortyment liczony jest w tysiącach, w którymś momencie nikt nie będzie pamiętał gdzie co jest w magazynie.

System Comarch WMS przy każdej operacji umieszczenia lub przeniesienia towarów w magazynie, zapisuje w której lokacji magazynowej on się znajduje. Dzięki temu wystarczy pójść do określonej lokacji i pobrać towar, który jest na zamówieniu.

Podsumowanie

Magazynowanie towarów powinno się odbywać w wydzielonym i zorganizowanym magazynie, w którym są strefy składowania materiałów, strefa przyjęcia czy strefa wydania.

Warunkiem rozpoczęcia optymalizacji procesu magazynowania, jest nierozerwalne połączenie ruchu towarów z dokumentami magazynowymi.

Rozmieszczenie towarów towarów w magazynie powinno być tak zorganizowane, aby ułatwić kompletację zamówienia oraz zapewnić dobrze wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

Kompletacja zamówień to istotny element w procesie magazynowania. Aby go usprawnić, można wykorzystać narzędzia Comarch WMS Magazynier lub Comarch WMS.

Okresowa kontrola magazynu, polegająca na inwentaryzacji, może być przeprowadzona przy użyciu takich narzędzi jak Comarch WMS.

Istotnym elementem procesu magazynowania jest przygotowanie jednostek transportowych. Jeżeli procesy magazynowe mamy opomiarowane dzięki np. Comarch WMS, wiemy w jakim czasie szykujemy daną ilość towaru i możemy zadbać o odpowiednią ilość jednostek transportowych.