Jaki program magazynowy do sklepu internetowego jest odpowiedni?

Właściciele sklepów internetowych oraz zarządzający sprzedażą e-commerce często zastanawiają się, jakie programy magazynowe do sklepu internetowego sprawdzą się najlepiej. Wybór jest szeroki. Funkcjonalności do prowadzenia magazynu mają systemy ERP, ale także popularne platformy do sprzedaży towarów przez Internet, takie jak Idosell oraz wielofunkcyjne narzędzia, np.: Baselinker. Nie musi to być typowy program magazynowy, powinien to być dobrany program do sytuacji konkretnego podmiotu.

Jakie funkcjonalności powinien posiadać program magazynowy dla sklepu internetowego?

Dobry program magazynowy powinien posiadać szereg funkcjonalności, wykraczających także poza kwestie związane z gospodarką magazynową, m.in.:

• możliwość sprawdzenia jakie są aktualne stany magazynowe z uwzględnieniem rezerwacji oraz stanów minimalnych,
• kontrola stanów magazynowych na podstawie dokumentów magazynowych,
• możliwość obsługi sprzedaży, w tym tworzenia zamówienia od klienta,
• możliwość tworzenia dokumentów sprzedażowych: faktur, paragonów,
• intuicyjny interfejs,
• możliwość integracji z narzędziami do sprzedaży w Internecie takimi jak np. Baselinker
• integracja z drukarkami fiskalnymi
• możliwość przeprowadzania inwentaryzacji
• możliwość rozbudowy programu w przyszłości o dodatkowe moduły, na przykład moduł produkcji, obiegu dokumentów, księgowości, Business Intelligence, etc
• otwarte API, które umożliwia pisanie rozszerzeń korzystających z funkcjonalności programu magazynowego
• integracje z kurierami oraz aplikacjami do przygotowywania wysyłek
• wsparcia w podejmowaniu decyzji zakupowych na podstawie dostępności asortymentu, prognozy sprzedaży, czasu dostawy oraz towarów już zamówionych.

Baselinker jako program magazynowy

Baselinker posiada gotowe integracje z platformami internetowymi (IdoSell, WooCommerce, Magento, Shoper i wiele innych) , marketplace’ami (Allegro, Amazon, Erli i wiele innych) – jest oknem na świat dla każdej firmy, która chce sprzedawać w Internecie. Baselinker to nie tylko narzędzie sprzedażowe, posiada też funkcjonalności jak typowy program magazynowy.

Struktura magazynu

Baselinker poza funkcjonalnościami sprzedażowymi, posiada też funkcje umożliwiające wykorzystanie go jako program magazynowy: wystawianie dokumentów magazynowych, przechowywanie informacji o stanach magazynowych, pakowanie i wysyłanie przesyłek.

W Baselinker można stworzyć strukturę magazynu opisując miejsca, w których przechowywane są poszczególne towary. Miejsca poszczególnych towarów są zdefiniowane do momentu, gdy administrator go nie zmieni. Nie jest to funkcjonalność, która zastąpi system WMS z prawdziwego zdarzenia, natomiast pozwala skrócić czas wdrażania nowych pracowników do pracy w stosunkowo niedużym magazynie. Jest z powodzeniem wykorzystywana przez firmy e-commerce.

Pakowanie i wysyłka

Baselinker umożliwia wysyłanie przesyłek dzięki gotowym integracjom z firmami kurierskimi oraz funkcjonalnościom Asystenta Pakowania. Asystent Pakowania jest o tyle przydatnym narzędziem, że jest aplikacją przeglądarkową, dzięki temu umożliwia wykorzystanie każdego urządzenia mobilnego z ekranem dotykowym jako narzędzia dla magazyniera – nie ma konieczności posługiwania się drogimi kolektorami danych. Jeżeli w magazynie są używane kody kreskowe, wystarczy posłużenie się czytnikami kodów kreskowych podłączonych, do urządzenia mobilnego posiadającego przeglądarkę.

Po co system ERP jako program magazynowy dla sklepu internetowego?

Skoro Baselinker jest narzędziem posiadającym cechy dobrego programu magazynowego, zaspokajającym w dużej części potrzeby sklepu internetowego lub innej firmy sprzedającej w Internecie. Powstaje więc pytanie, które zadaje sobie, jak podejrzewam, spora część “ecomersiaków”: “Po co mi system ERP ?”

Zarządzanie cennikami zakupu oraz cennikami sprzedaży

Firmy sprzedające w Internecie mają często szeroką ofertę, a towary kupują od dużej liczby dostawców. W ostatnim czasie dynamika cena jest bardzo duża, potrafią one zmieniać się z tygodnia na tydzień. Taka sytuacja nakłada na właścicieli sklepów internetowych konieczność częstej aktualizacji cenników, co wiąże się z koniecznością wprowadzania dużej ilości danych ręcznie.

System ERP umożliwia zorganizowanie wymiany danych z zewnętrznymi dostawcami w taki sposób, aby aktualizować cenniki od dostawców bez konieczności żmudnego wprowadzania danych do systemu. Wystarczy uzyskać od dostawców dokumenty w formie plików z rozszerzeniem .xls lub .csv.

W systemie ERP możemy stworzyć algorytmy aktualizujące cenniki sprzedaży dla różnych kanałów wg określonego algorytmu. Tak przygotowane cenniki można udostępnić na platformach e-commerce. Jednym ze sposobów “wysłania” cenników do platform takich jak sklep internetowy czy marketplace, jest wykorzystanie Baselinkera oraz gotowej integracji Baselinkera z Comarch ERP XL , Comarch ERP Optima lub innym systemem ERP.

Zarządzanie zakupami

Bilansowanie potrzeb zakupowych staje się wyzwaniem przy dużej skali działania. System ERP, taki jak Comarch ERP XL, pozwala zaplanować zakupy towarów w oparciu o aktualne stany magazynowe, towary już zamówione oraz prognozy sprzedaży. Co więcej, istnieją narzędzia, które pozwalają od razu stworzyć zamówienie zakupu oraz wybrać dostawcę wg wcześniej ustalonego algorytmu, np. : najniższa cena lub najkrótszy czas dostawy.

Obsługa procesu produkcji lub kompletacji wyrobu gotowego

Jeżeli Twoja firma nie tylko handluje, ale także produkuje lub kompletuje produkty gotowe, system ERP umożliwi przeprowadzenie i rozliczenie tego procesu. Moduł produkcji kojarzy się z zaawansowanymi funkcjonalnościami, potrzebnym firmie posiadającej fabrykę, maszyny oraz ludzi którzy produkują. Moduł produkcji, umożliwiający obsługę procesu produkcji, znajdziesz w systemie Comarch ERP XL.

Moduł kompletacji w Comarch ERP Optima możesz wykorzystać w sytuacji, gdy kupujesz wiele komponentów, a chcesz je sprzedawać jako jeden produkt. Przy tworzeniu takiego produktu dokumentów magazynowych nie musisz tworzyć ręcznie – zostaną one stworzone przez system ERP. Do zlecenia kompletacji będzie można doliczyć nie tylko fizyczne komponenty, ale także usługi. Jako usługę można dodać na przykład zryczałtowane koszty pracy powstałe w związku z wytworzeniem danego wyrobu.

Dokumenty w systemie ERP są powiązane ze sobą – dzięki temu można rejestrować koszt wytworzenia nowego produktu, co z kolei daje możliwość przeprowadzenia analiz opłacalności wykorzystując moduły BI.

Księgowość w jednym zintegrowanym systemie

Do pewnego momentu księgowość w jednym systemie jest do niczego nie potrzebna, zmienia się to wraz z rosnącą skalą działania. Nawet jeżeli nie planujemy zatrudniania księgowej na etacie, ale nie wykluczamy tego w przyszłości, być może warto rozważyć sytuację, w której biuro księgowe pracuje na naszym systemie, wykorzystując naszą licencję i bazę danych. W takiej sytuacji decyzja o zmianie biura zajmującego się prowadzeniem księgowości lub zatrudnieniu własnej księgowej na etacie jest dużo łatwiejsze – cała baza danych jest w naszym posiadaniu.

Najistotniejszym argumentem za uruchomieniem księgowości w systemie ERP, jest możliwość gromadzenia informacji o kosztach i przychodach wg centrów kosztów i przychodów. Takim centrum może być na przykład dział lub projekt. Tak zgromadzone informacje można analizować przy pomocy modułu Business Intelligence, dzięki temu wiadomo na czym firma zarabia a na czym traci.

Warehouse Management System

System WMS to system służący usprawnianiu wewnętrznych procesów w magazynie oraz umożliwiający efektywne wykorzystanie powierzchni magazynowej.

Jeden ze scenariuszy, umożliwiający usprawnienie procesu zbiórki, to tzw. multipicking. Umożliwia on jednoczesną kompletację wielu zamówień w trakcie przebywania magazyniera w określonej strefie magazynu, co wpływa na efektywność procesu zbiórki towarów – magazynier mniej chodzi, a więcej czasu poświęca na kompletację zamówień.

Inny scenariusz to zbiór zamówień zawierających tylko jedną pozycję. Przygotowujący takie zamówienia, po prostu wrzuca pojedyncze sztuki do koszyka – każda sztuka to jedno zamówienie.

System WMS umożliwia umieszczanie towaru w dynamicznych lokacjach magazynowych. Towary nie są przyporządkowane na stałe do danej lokacje, na które podzielony jest magazyn, lecz system sam decyduje o tym, gdzie umieścić dany towar tak, aby jak najlepiej zoptymalizować zbiórkę lub wykorzystać powierzchnię magazynową.

System WMS będzie pomocny w przeprowadzaniu inwentaryzacji. Co ciekawe, nie oznacza to zamknięcia magazynu. System umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji tylko w danej lokacji magazynowej. System inwentaryzacji ciągłej, lokacja po lokacji, umożliwia bieżącą kontrolę stanów magazynowych.

System WMS umożliwia przyjmowanie i wydawanie towarów wg numerów partii lub terminu przydatności towarów. Dzięki WMS-owi łatwo taki produkt znaleźć w magazynie. Ograniczamy także ryzyko wydania niewłaściwego towaru dzięki temu, że informacji o lokalizacji towaru z danej partii lub o określonym terminie przydatności jest zapisana w systemie.

Kiedy WMS może być pomocny w prowadzeniu sklepu internetowego? Gdy posiadamy własny magazyn, zatrudniamy kilku magazynierów i chcemy podnieść efektywność pracy magazynu. Zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników, być może warto wdrożyć system WMS.

System WMS jest narzędziem do efektywnego zarządzania magazynem i dbania o gospodarkę magazynową.

Sprzedaż detaliczna oraz sprzedaż B2B prowadzona w innych kanałach niż kanały internetowe

Jeżeli prowadzisz sprzedaż B2B innymi kanałami niż internetowe, system ERP da Ci możliwość zintegrowania zarządzania sprzedażą oraz gospodarką magazynową w jednym systemie. Dzięki temu sprzedajesz posiadane towary bez względu na kanał zakupu, jaki wybiorą Twoi klienci, a odpowiednio wdrożony system ERP, zintegrowany z Baselinkerem, sprawi, że w kanałach e-commerce będą sprzedawane tylko te towary, które możesz dostarczyć.

Jeżeli prowadzisz sprzedaż detaliczną w tradycyjnych sklepach, system ERP umożliwi Twoim klientom kupowanie w Internecie i odbiór w sklepie detalicznym. System ERP daje też możliwość odpowiedniej integracji i prowadzenia sprzedaży przy użyciu aplikacji POS.

Jak zintegrować Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima oraz Baselinker?

Najlepiej szybko i tanio 🙂 Tak na poważnie – warto to zrobić przy pomocy gotowej integracji, która umożliwia wymianę danych między Baselinkerem a system Comarch ERP XL bądź Comarch ERP Optima, a jej dostawca zapewnia jej utrzymanie w zgodności z integrowanymi systemami.

Czym się powinna cechować dobra integracja systemu Comarch ERP oraz Baselinker

Najlepiej gdyby integracja była gotowym produktem – umożliwia to wdrożenie jej w krótkim czasie oraz przy zachowaniu stosunkowo niskich kosztów wdrożenia.

Innym istotnym elementem jest gwarancja utrzymywania integracji przez dostawcę. Rynek e-commerce szybko się zmienia, platformy takie jak Baselinker dostosowują się do tych zmian. Dostawca integracji musi nadążać za zmianami Baselinkera systemem ERP, które integruje.

Synchronizacja danych powinna się odbywać wystarczająco często – zależy to od ilości zamówień oraz ilości kanałów sprzedaży. Baselinker umożliwia standardowo synchronizację stanów magazynowych co 5 minut, choć może on być zdecydowanie krótszy. Podobne możliwości powinna dawać integracja Baselinkera oraz systemu ERP.

Integracja powinna uwzględniać dodatkowe funkcjonalności, takie jak możliwość wysyłania do Baselinkera m.in.: cenników, kartotek towarowych, faktur. Jeżeli mamy system ERP i chcemy w nim wystawiać faktury lub paragony, możemy je wysłać do Baselinkera a stamtąd, przy wykorzystaniu akcji automatycznych, do klienta.

Jak połączyć korzyści z używania Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima oraz Baselniker?

Akcje automatyczne w Baselinker

Definiowanie wewnętrznych algorytmów systemu akcji automatycznych, daje możliwość wykorzystania ich w wielu sytuacjach. Każda akcja jest definiowana przez zdarzenie, warunek i akcję.

Zdarzenia to sytuacje, np. pobranie zamówienia, do których przyporządkowujemy akcje do wykonania. Przykładowo, zdarzeniami mogą być: pobranie zamówienia ze sklepu, opłacenie zamówienia, otrzymanie formularza opcji dostawy, zmiana statusu, wystawienie faktury/paragonu, utworzenie przesyłki, zmiana statusu przesyłki u kuriera, i wiele innych.

Warunków możliwych do zdefiniowania jest w Baselinkerze kilkadziesiąt, co daje duże możliwości definiowania akcji automatycznych. Warunkiem może być, na przykład: pojawienie się zamówienia z konkretnego kanału, na konkretny produkt lub pojawienie się zamówienia z określonego kraju oraz wiele innych

Akcje automatyczne w Baselinker mogą pełnić różne funkcje, np.: mogą samodzielnie zmieniać status zamówienia, wysyłać klientom wiadomości e-mail i SMS, nadawać paczki u wybranego przewoźnika.

Jeżeli wystawiamy fakturę w systemie Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima, możemy po przesłaniu jej do Baselinkera, wysłać ją mailem do klienta przy pomocy akcji automatycznej.

Do obsługi procesów magazynowych w Comarch ERP XL możemy wykorzystać Comarch WMS, natomiast do współpracy z Comarch ERP Optima możemy wykorzystać Asystenta Pakowania z Baselinkera.

Wykorzystanie Asystenta Pakowania

Asystenta Pakowania można wykorzystać do współpracy z system ERP przy wykorzystaniu możliwości dostępnych integracji oraz akcji automatycznych. Dzięki temu możemy zmienić w Baselinkerze status zamówienia na “do spakowania” i wysłać je do klienta.

Asystent Pakowania posiada interfejs w przeglądarce internetowej, dzięki temu może być obsługiwany przy użyciu telefonu lub tabletu. Dodatkowo daje możliwość wykorzystania kodów kreskowych po podłączeniu prostego skanera. Daje też możliwość integracji z firmami kurierskimi.

Podsumowanie

Aby odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki program magazynowy jest potrzebny, aby zapewnić obsługę zamówień w sklepie internetowym, należałoby najpierw przeanalizować potrzeby konkretnej firmy. Jeżeli jesteś małą firmą i sprzedajesz w Internecie, być może sam Baselinker będzie dla Ciebie wystarczający. Natomiast, jeżeli jesteś w którejś z poniższych sytuacji:

• produkujesz lub kompletujesz towary,
• prowadzisz samodzielnie księgowość lub rozważasz taką sytuację w przyszłości,
• prowadzisz sprzedaż w kanałach innych niż internetowe, B2B lub tradycyjną sprzedaż detaliczną,
• chcesz zintegrować zarządzanie cennikami we wszystkich kanałach sprzedaży,
• potrzebujesz wsparcia w zakupach, ponieważ czasami kupujesz za dużo lub za mało w odniesieniu do potrzeb,to wtedy najprawdopodobniej potrzebujesz systemu ERP.