Magazyn w firmie produkcyjnej

Magazyn komponentów w firmie produkcyjnej to miejsce, gdzie często tkwią korzenie problemów z terminowością produkcji oraz wywiązywaniem się ze zobowiązań wobec klientów. Z tego artykułu dowiesz się jakie problemy, dotyczące magazynu firmy produkcyjnej, spotykamy najczęściej u naszych klientów. Dowiesz się także jakie są ich konsekwencje oraz jak pomagamy klientom z takimi problemami.

Jakie problemy mogą się pojawić w magazynie firmy produkcyjnej wraz ze wzrostem skali działania i jak ich uniknąć?

Pan Jan prowadzi w Grudziądzu firmę, która produkuje i sprzedaje lampy. Niektórzy mieli okazję poznać jego perypetie związane z rozwijaniem sprzedaży w Internecie. O jego problemach związanych z rozwijaniem sprzedaży w e-commerce można przeczytać TUTAJ.

Pan Jan budował swoją firmę od zera, zaczynał w niedużej, wynajętej hali. W jednej części hali umieścił stanowiska do produkcji niektórych komponentów oraz stanowiska montażu, w drugiej magazyn komponentów. Magazyn wyrobów gotowych umieścił w osobnym pomieszczeniu. Magazyn firmy produkcyjnej pana Jana był przeznaczony na składowanie komponentów, które były przeznaczone do montażu lamp, np. kloszy, wiązek, kostek elektrycznych. Oprócz tego przechowywane były półfabrykaty wydawane do kooperantów w celu np. polakierowania, oraz te, które już od nich wróciły. Wydania i przyjęcia półfabrykatów od kooperantów były rejestrowane na kartkach papieru, podobnie z dostawami. Raz na jakiś czas pani Kasia, która zajmowała się biurem, przepisywała informacje z kartek do prostego programu do obsługi gospodarki magazynowej. Wydania półfabrykatów oraz innych komponentów do produkcji odbywały się w prosty sposób – jeżeli ktoś z produkcji czegoś potrzebował, po prostu szedł i brał z magazynu komponentów. Zdając wyroby gotowe, oddawał pani Kasi kartkę, na której były wyliczone komponenty, które zużył. Niestety, czasami się zdarzało, że zapomniał, zgubił kartkę, albo mu się po prostu nie chciało jej zanieść do biura.

Początkowo taki sposób radzenia sobie z gospodarką magazynową zdawał egzamin. Wystarczyło przejrzeć zamówienia od klientów, wejść do magazynu, zobaczyć czego brakuje po czym zamówić potrzebne komponenty. Magazyn firmy produkcyjnej pana Jana był nieduży, można go było objąć wzrokiem bez wchodzenia na drabinę, więc znalezienie potrzebnych rzeczy nie było problemem. Nie istniał też problem kradzieży – była to firma rodzinna, wszyscy się znali.

Z czasem skala produkcji się zwiększała, rosła liczba produkowanych asortymentów. Pojawiła się nowa hala produkcyjna oraz nowe pomieszczenia magazynowe – zaadaptowano pomieszczenia wynajęte od właściciela sąsiedniej działki. Magazyn komponentów to nie był już jeden magazyn, który można było ogarnąć wzrokiem wchodząc na drabinę. Było to kilka pomieszczeń po kilkaset metrów kwadratowych każdy, w których były tysiące asortymentów. Zatrudnienie wzrosło z kliku do kilkudziesięciu osób. To co do tej pory funkcjonowało wystarczająco sprawnie, przestało wystarczać.

Magazyn firmy produkcyjnej pana Jana – problemy.

Z czasem system kartek, excela i zamawiania komponentów „na oko”, zaczął generować konkretne problemy w magazynie firmy produkcyjnej Pana Jana:
Brak zamkniętego magazynu, w którym każdy ruch komponentów byłby związany z generowaniem dokumentów magazynowych sprawił, że człowiek z produkcji mógł po prostu wejść i wziąć to co potrzebuje. Nie musiał przejmować się dokumentami. Po jakimś czasie nie było wiadomo co tak naprawdę jest w magazynie, a czego brakuje – ewidencja magazynowa miała się nijak do rzeczywistości.

Konsekwencją braku informacji o wiarygodnych stanach magazynowych były następne problemy. Zdarzało się, że brakowało komponentów do realizacji konkretnych zleceń produkcyjnych. Próbowano tą sytuację poprawić zamawiając komponenty na zapas, co niepotrzebne zwiększało stany magazynowe. Mimo że stany magazynowe rosły, nadal się zdarzało że brakowało tego, co było potrzebne do realizacji bieżących zleceń produkcyjnych. Po prostu bo nie zawsze zamawiano to co dokładnie było potrzebne. Rosły koszty zapasów i coraz częściej zdarzały się opóźnienia w realizacji dostaw do klientów.

Zwiększenie liczby pomieszczeń magazynowych, ich powierzchni oraz ilości asortymentów spowodowało że znalezienie potrzebnych komponentów zajmowało coraz więcej czasu. W związku z tym wydajność pracy w magazynie była mizerna – bardziej to przypominało zabawę w chowanego niż pracę w magazynie.

W magazynie pojawili się nowi pracownicy, którzy nie wiedzieli gdzie co jest w magazynie. Wiedziała o tym tak naprawdę 1 osoba, która była w firmie od początku. Oznaczało to, że wdrożenie nowego pracownika zajmowało tygodnie, a i tak jego efektywność była mizerna w porównaniu z magazynierem który pracował w firmie od jej założenia. W momentach, gdy doświadczonego magazyniera nie było w pracy, efektywność pracy dramatycznie spadała i komponenty do produkcji nie były przygotowane w zaplanowanym czasie. Powodowało to opóźnienia w realizacji zleceń produkcyjnych oraz w efekcie opóźnienia wysyłek do klientów.

Ponieważ skład osobowy zwiększył się znacznie, firma pana Jana nie była już firmą rodzinną, zaczęły się kradzieże. W zasadzie domyślano się tego, ponieważ nie było możliwości przeprowadzenia szybkiej inwentaryzacji. Powstały bałagan był idealnym środowiskiem dla złodziei – trudno było zorientować się że coś zginęło, nie mówiąc o znalezieniu sprawcy.

Jak się łatwo domyślić, firma pana Jana nie istnieje, natomiast opisane problemy w magazynie firmy produkcyjnej są prawdziwe, są efektem naszych rozmów z klientami. Z naszych obserwacji wynika, że opisywane problemy pojawiają się przy skali działalności na poziomie kilkunastu milionów złotych obrotu rocznie, choć oczywiście dużo zależy od charakteru produkcji. Im proces produkcji jest bardziej złożony a komponentów do produkcji więcej, tym problemy z gospodarką magazynową w takiej firmie pojawią się szybciej.

Jak możemy pomóc w uporządkowaniu gospodarki magazynowej w firmie produkcyjnej?

Wiarygodne stany magazynowe

Pierwsza rzecz, którą zalecamy naszym klientom, to zamknięcie magazynu komponentów do produkcji. Ktoś mógłby zapytać co to za odkrycie, przecież każdy magazyn jest zamknięty. Otóż niekoniecznie, bardzo często do magazynu można wejść i pobrać to co jest potrzebne bez żadnego dokumentu. Ustalenie tego co wydano często odbywa się post factum. Wraz z wydaniami lub przyjęciami komponentów w magazynie, muszą powstawać dokumenty magazynowe dokumentujące wydawany asortyment oraz jego ilość. Dzięki temu oraz regularnie przeprowadzanym inwentaryzacjom, ewidencja magazynowa zgadza się z rzeczywistością i wiemy dokładnie co jest w magazynie. Za tworzenie dokumentów oraz ich zgodność z rzeczywistością jest odpowiedzialny człowiek który ma klucze do magazynu i jest za niego odpowiedzialny. Obieg dokumentów magazynowych w firmie produkcyjnej organizujemy przy pomocy modułu gospodarki magazynowej w systemie Comarch ERP XL.

——– WIĘCEJ O PROWADZENIU GOSPODARKI MAGAZYNOWEJ W COMARCH ERP XL PRZECZYTAJ TUTAJ

Informacje o lokalizacji komponentów oraz inwentaryzacje w systemie WMS

Aby usprawnić procesy magazynowe oraz rozwiązać problem tego, że trudno jest zlokalizować w magazynie firmy produkcyjnej potrzebne komponenty, wdrażamy rozwiązanie Comarch WMS. Tworzymy mapę magazynu i dzielimy go na tzw. lokacje, w których przechowywane są komponenty do produkcji. W systemie WMS jest informacja, gdzie szukany komponent się znajduje. W sytuacji gdy magazynów jest kilka, a asortymentów dużo, pozwala to skrócić czas potrzebny na znalezienie określonych asortymentów dzięki temu, że aplikacja mobilna podpowiada magazynierowi w której lokacji jest to czego szuka. Pozwala to też skrócić czas wdrażania nowych pracowników – nowy pracownik nie musi nikogo pytać gdzie znaleźć daną rzecz – ma tą informację w każdej chwili dostępną na urządzeniu mobilnym.

System WMS wyposażony jest w funkcjonalności pozwalające sprawnie przeprowadzać inwentaryzacje ciągłą w lokacjach magazynowych.
Pozwala to na bieżąco dbać o zgodność rzeczywistych stanów magazynowych z ewidencją w systemie. Prowadzone na bieżąco inwentaryzacje oraz porządek w dokumentach magazynowych, pozwalają ograniczyć kradzieże – redukujemy bałagan, w którym złodziejom łatwo się schować.

——– WIĘCEJ O WMS PRZECZYTAJ TUTAJ

Racjonalne zakupy komponentów do produkcji dzięki Bilansowi Stanu Towarów

W systemie Comarch ERP XL jest narzędzie służące do bilansowania potrzeb m.in. na komponenty do produkcji, jest to Bilans Stanu Towarów. BST jest w systemie Comarch ERP XL dokumentem, który umożliwia analizę zasobów, zamówień, planowanych ilości wybranych towarów w określonym przedziale czasu z uwzględnieniem wybranych magazynów. Z poziomu zatwierdzonego dokumentu Bilansu Stanu Towarów możliwe jest generowanie innych dokumentów (np. zleceń produkcyjnych, zamówień zakupu). Umożliwią one uzupełnienie, lub przesunięcie brakujących zasobów. W rezultacie możliwe jest zminimalizowanie niedoborów materiałów oraz wynikających stąd opóźnień w realizacji np. zleceń serwisowych lub produkcyjnych. Oparcie decyzji o zakupach na konkretnych danych sprawia, że kupowane są tylko komponenty które realnie są lub będą potrzebne. Konsekwencją tak podejmowanych decyzji są zapasy komponentów utrzymywane na racjonalnym poziomie w porównaniu z sytuacją kupowania „na zapas”. Dzięki temu często udaje się obniżyć wartość stanów magazynowych komponentów. Inna korzyść to ograniczenie sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie wyprodukować zamówionych przez klientów towarów w uzgodnionym terminie ze względu na braki komponentów do produkcji.

——– WIĘCEJ O BST (BILANS STANU TOWARÓW) PRZECZYTAJ TUTAJ