Przemysł

CASE STUDY: IT od kuchni, czyli wdrożenie produktów Comarch w firmie Foodmakers

Automatyzacja procesów produkcyjnych to dzisiaj codzienność nie tylko dla globalnych koncernów spożywczych, ale dla wszystkich przedsiębiorstw, którym zależy na efektywnym zarządzaniu produkcją. Najważniejsze cele dla branży spożywczej to wytworzenie wysokiej jakości żywności, która będzie w pełni bezpieczna dla zdrowia, zapewni pożądane walory smakowe, a także będzie optymalna pod względem kosztów wytworzenia. Perspektywa automatyzacji skupia dzisiaj uwagę polskich producentów, zarówno ze względu na szansę poprawy wydajności, jak i z powodu bieżącej sytuacji na rynku pracy. Pracodawcy mają dzisiaj trudność ze znalezieniem ludzi do pracy, zwłaszcza na stanowiska związane z pracą fizyczną, np. na liniach produkcyjnych. Zdaniem ekspertów z Deloitte, jednej z wiodących firm doradczych w Polsce, odpowiedzią na ten problem jest automatyzacja procesów.

 

Traceability, czyli bez czego nie może się dzisiaj obejść branża produkcji żywności?

Traceability, termin odnoszący się do identyfikowalności produktów jest obecnie jednym z kluczowych pojęć w branży spożywczej. Aktualne regulacje prawne nakładają na producentów obowiązek natychmiastowej identyfikacji wadliwej żywności, a następnie niezwłocznego jej usuwania z procesu produkcyjnego, zanim trafi do konsumenta. Sukces traceability w dużym stopniu jest jednak zależny od umiejętnego połączenia przepływu towarów i przepływu informacji. Doskonale wie o tym firma Foodmakers, która od początku działalności zdecydowała się postępować strategicznie i w pełni profesjonalnie. Bezpośrednim następstwem powołania spółki i wybudowania nowego zakładu była decyzja o wdrożeniu sprawdzonego systemu informatycznego, który umożliwi automatyzację procesów biznesowych.

 

O firmie Foodmakers

Foodmakers to spółka zajmująca się produkcją żywności, która na bieżąco podąża za trendami kulinarnymi oraz innowacjami. Przedsiębiorstwo istnieje na rynku od końca 2017 roku i od początku działalności stawia sobie za cel dostarczanie najwyższej jakości produktów żywnościowych o krótkim terminie przydatności, a przez to wspieranie dobrych nawyków żywieniowych. Przedsiębiorstwo posiada nowoczesny zakład produkcyjny o powierzchni sięgającej blisko 11 tysięcy metrów kwadratowych. Jest on wyposażony w zaawansowaną technologię stworzoną z myślą o żywności typu convenience. Tym mianem określane są produkty chłodzone, zapakowane w sposób umożliwiający natychmiastową konsumpcję lub skrócenie czasu przygotowania do spożycia. Wśród świeżych dań gotowych znajdują się między innymi kanapki, sałatki czy bagietki. Na terenie zakładu odbywa się zarówno produkcja, jak i magazynowanie. Foodmakers produkuje głównie na potrzeby stacji benzynowych PKN Orlen, Grupy Eurocash oraz dla sieci Kaufland. Firma współpracuje również z mniejszymi dystrybutorami oraz z detalistami.

 

Najważniejsze cele i sposób ich realizacji

Firma postawiła na rozwiązania Comarch, globalnego dostawcy nowoczesnego oprogramowania dla przedsiębiorstw. Wśród priorytetów zarządu znalazły się takie działania jak:

  • Szczegółowa kontrola partii (traceability), każdorazowo zakończona odpowiednim raportem podsumowującym podjęte działania, który dostarcza wyczerpujących informacji zarówno o surowcach, jak i o powstałych z nich produktach.
  • Zwiększenie efektywności prac magazynowych, które przeprowadzone sprawnie i poprawnie skracają całkowity czas potrzebny na realizację zamówienia
  • Sprawny obieg dokumentacji z możliwością swobodnego dostępu dla wszystkich uprawnionych osób
  • Skuteczne prognozowanie zapotrzebowania na poszczególne surowce, zapewniające ciągłość produkcji i obniżające ryzyko strat.

 

 

Profesjonalne wdrożenie i jego efekty

Wdrożenie zostało przeprowadzone przez firmę Graphcom z Poznania, która jest wieloletnim partnerem Comarch. Efektem udanej współpracy profesjonalistów jest uruchomienie w Foodmakers następujących rozwiązań:

  • Oprogramowanie Comarch ERP XL przystosowane do obsługi kluczowych obszarów, takich jak produkcja, zamówienia i sprzedaż oraz księgowość,
  • Comarch Business Intelligence, czyli moduł zintegrowany z Comarch ERP XL umożliwiający szybką i precyzyjną analizę danych firmowych,
  • Aplikacja e-cod do zarządzania i elektronicznego obiegu dokumentów.

 

 

Proces kontroli partii

Dzięki wdrożeniu oprogramowania Comarch ERP XL Foodmakers zyskało możliwość dokładnego śledzenia partii. Przykładowo, w każdej chwili pracownicy mogą precyzyjnie określić numer partii, z której pochodzi ogórek użyty do wytworzenia konkretnej kanapki, dane dostawcy, numer zlecenia zamówienia, do którego kanapka jest przypisana czy dane odbiorcy do którego ma ona trafić. Gdyby okazało się, że ogórek był zepsuty, Foodmakers natychmiast wie do którego dostawcy zgłosić reklamację, a także skąd wycofać dostawę. Taka procedura pozwala skutecznie sprawować kontrolę nad jakością i bezpieczeństwem żywności, co w oczywisty sposób rzutuje także na wyniki sprzedażowe oraz wizerunek firmy na rynku.

 

Proces śledzenia partii może się różnić w zależności od potrzeb danej firmy, i dlatego Comarch ERP XL nie posiada w standardzie raportu, który pozwoliłby Foodmakers otrzymać gotowe zestawienie potrzebnych danych. Stworzyliśmy więc dedykowane rozwiązanie, które umożliwia producentowi wygenerowanie potrzebnego raportu w systemie.

Anna Sułkowska, Project Manager w Graphcom

 

W branży spożywczej przyjęło się, że numer partii nadawany przez producenta jest tożsamy z datą wyprodukowania żywności, ewentualnie z terminem jej przydatności do spożycia. Po wprowadzeniu tego numeru do systemu użytkownik od razu uzyskuje pełną informację zarówno o konkretnym surowcu, jak i o gotowym produkcie.

 

Jakie informacje zawiera raport kontroli partii?

Raport kontroli partii pozwala uzyskać między innymi takie dane jak:

  • Ilość produktów sprzedanych w danym dniu, ustalona na podstawie dokumentu WZ,
  • Bieżący stan magazynowy dla danego produktu, np. w chłodni jest jeszcze 15 kanapek do sprzedania,
  • Ilość i rodzaj surowców zamówionych w danym okresie na podstawie dokumentu PZ,
  • Rozchód surowców we wskazanym przedziale czasowym,
  • Zapotrzebowanie na konkretne surowce określane na podstawie dokumentu technologii produkcji.

 

 

Skuteczna kontrola jakości

Sieć powiązań pomiędzy dokumentami umożliwia sprawną i poprawną realizację traceability. Ma to szczególnie duże znaczenie podczas niezapowiedzianych audytów jakości, które regularnie zdarzają się w branży spożywczej. W przeciwnym razie ewentualne kontrole trwałyby długie godziny, co byłoby uciążliwe zarówno dla pracowników, jak i dla audytorów. Byłoby to także bardzo stresujące, ponieważ bez kontroli partii producent nigdy nie ma pewności czy wynik audytu nie okaże się negatywny.

 

Automatyzacja produkcji

Automatyzacja produkcji to przyszłość przedsiębiorstw produkcyjnych, również firmy Foodmakers. Każdego dnia jej pracownicy stają przed wyzwaniem przyjęcia wielu zamówień sprzedaży czy dostarczenia z chłodni określonej ilości surowców potrzebnych do produkcji na danej zmianie. To tylko fragment długiej listy czynności koniecznych do kompletnej realizacji zlecenia produkcyjnego. Aby wszystkie procesy przebiegały sprawnie i terminowo potrzebne jest narzędzie, które pozwoli zautomatyzować kolejne czynności. Jest nim moduł Comarch ERP XL Zamówienia. Zawarty w nim BST (Bilans Stanu Towarów) pozwala m.in. na dokładne określenie rodzaju i ilości surowców potrzebnych do realizacji danego zamówienia, a następnie dokonanie odpowiednich przesunięć międzymagazynowych, bo może się okazać, że firma posiada surowce, ale nie ma ich jeszcze na hali produkcyjnej. Każda czynność wymaga wygenerowania odpowiednich dokumentów w systemie oraz zapewnienia ich sprawnego obiegu w firmie. Dzięki Comarch ERP XL Zamówienia można to zrobić automatycznie, co nie tylko oszczędza czas, ale też pozwala kontrolować i racjonalizować zużycie surowców.

 

Z myślą o dobrych relacjach biznesowych: aplikacja ECOD

Comarch ECOD to platforma przeznaczona do kompleksowej wymiany danych. Foodmakers może dzięki niej przyjmować zamówienia od klientów drogą elektroniczną i w ten sam sposób wysyłać im faktury sprzedaży. Producent zyskuje tym samym możliwość szybkiej, niezawodnej wymiany informacji oraz dokumentów z partnerami handlowymi.

 

Wprowadzenie aplikacji ECOD wyeliminowało konieczność ręcznego przygotowania dokumentów, a także rozwiązało problemy związane z ewentualnym zagubieniem dokumentu. Dzięki temu nie tylko zaoszczędziliśmy czas i pieniądze, ale też zadbaliśmy o relacje biznesowe, ponieważ wyeliminowaliśmy ryzyko, że kontrahent będzie musiał zbyt długo czekać na dokument czy, że otrzyma go w niskiej jakości. Takie postępowanie to dzisiaj standard, do którego chcemy się dostosować. Wiodący na rynku producenci i dystrybutorzy żywności, tacy jak Lidl, Carrefour czy Selgros w ogóle nie akceptują już dokumentów wysyłanych w tradycyjny sposób. Jeśli dostawca nie ma ECOD-u, musi zalogować się w portalu B2B odbiorcy i tam wprowadzić odpowiednie dane.

Diego Ruiz, Prezes Zarządu Foodmakers

 

Czasy się zmieniły, więc chcąc utrzymać się na rynku trzeba dostosować swój biznes do panujących realiów.

 

Automatyczna obsługa rabatów retro

Poza innowacjami, takimi jak kontrola partii czy automatyzacja produkcji, Comarch ERP XL umożliwił wprowadzenie w Foodmakers jeszcze jednego korzystnego rozwiązania. System pozwala rozliczać oraz obsługiwać rabaty retro, które są powszechnie stosowane w branży FMCG. Są one przyznawane dystrybutorom za dokonane wcześniej zakupy, w wysokości zależnej od obrotu wygenerowanego w danym okresie rozliczeniowym.

 

Foodmakers stosuje rabaty retro przy rozliczeniach ze swoimi partnerami biznesowymi. Ich poprawne obliczenie wymaga jednak uwzględnienia wielu czynników. Jest to czasochłonny i angażujący proces, dlatego firma potrzebowała precyzyjnego narzędzia, które na podstawie dokumentów dostępnych w systemie automatycznie wyliczy wielkość rabatu. W związku z tym, że Comarch ERP XL posiada osobny moduł przeznaczony do obsługi tego rodzaju rabatów, jego wdrożenie w Foodmakers było czymś naturalnym. W następstwie spółka wyeliminowała nieścisłości związane z weryfikacją wysokości kwot przedstawianych przez odbiorców w raportach.

Anna Sułkowska, Project Manager w Graphcom

 

Comarch ERP XL jest też kompatybilny z systemem elektronicznej wymiany danych (EDI), dzięki czemu możliwe jest sprawne przyjmowanie zamówień, a także wysyłka dokumentów sprzedażowych.

 

Co jest jeszcze w planach?

W pierwszych miesiącach 2019 roku konsultanci z Graphcom planują wdrożyć w Foodmakers kolejne funkcjonalności. System Comarch ERP zostanie rozszerzony o moduł DMS, który usprawni obieg dokumentów w firmie. Jest to wyjątkowo praktyczne i elastyczne rozwiązanie, które można z łatwością dostosować do indywidualnych potrzeb danej branży. Przykładowo, pracownik Foodmakers będzie mógł samodzielnie stworzyć formularz dokumentu, który pozwoli na cogodzinny monitoring temperatury panującej w chłodni. Dodatkowo, możliwy będzie także analityczny opis dokumentów kosztowych. Jeśli księgowa otrzyma fakturę zakupu na jakiś produkt, obieg dokumentów w module DMS ułatwi jej szybkie ustalenie działu i osoby, która powinna zostać obciążona tym kosztem. Wszystko za sprawą specjalnego formularza, który pozwala precyzyjnie określić miejsce powstania tego kosztu. Dokument jest „podpięty” pod fakturę i dostępny dla wszystkich użytkowników systemu, dzięki czemu odpowiednie osoby mogą swobodnie określić swój udział w zakupie. W konsekwencji, księgowane są tylko te dokumenty, które są analitycznie opisane, co nie tylko porządkuje księgowość, ale także oszczędza czas i minimalizuje ryzyko pomyłek. Co więcej, moduł DMS dostępny jest także w wersji mobilnej, dzięki czemu kadra kierownicza może szybko i wygodnie kontrolować bieżące działania podejmowane w firmie. W najbliższych miesiącach w Foodmakers zostanie również wdrożony moduł MES, czyli system realizacji produkcji. Jest to aplikacja, która pozwala na bieżąco monitorować postęp procesów produkcyjnych, na przykład ile kanapek zostało wyprodukowanych w danym dniu, wraz z podziałem na ich rodzaje. Ewidencja będzie się odbywać za pośrednictwem ekranów dotykowych, które zostaną umieszczone bezpośrednio za stanowisku pracy. Aplikacja działa również na urządzeniach mobilnych. Funkcjonalności systemu MES to dla spółki Foodmakers szansa na poprawę nadzoru i raportowania przebiegu produkcji, między innymi za sprawą możliwości graficznej prezentacji postępów (wykres Gantta).

 

W gronie najlepszych

Za sprawą powyższych usprawnień firma Foodmakers dołączyła do grona innowacyjnych producentów żywności, którzy są w stanie skutecznie odpowiedzieć na potrzeby wymagających konsumentów, zapewniając sobie tym samym konkurencyjną pozycję na rynku oraz satysfakcjonujące zyski.

Chcesz wiedzieć więcej – skontaktuj się z naszym specjalistą