Czym jest Comarch OCR?
Narzędzie Comarch OCR (Optical Character Recognition) jest coraz powszechnej wykorzystywane zarówno przez duże, średnie jak i małe firmy. Umożliwia ono rozpoznawanie tekstu w zeskanowanych dokumentach tekstowych i obrazach, dzięki czemu zyskują one postać cyfrową. Wykorzystanie tego rozwiązania ułatwia więc codzienną pracę firmy, zarówno w kontekście zmniejszenia ilości papierowej dokumentacji, jak i pod kątem usprawnienia bieżącej pracy księgowo-administracyjnej. Korzyści związane z wprowadzeniem narzędzia OCR do codziennego funkcjonowania firmy najlepiej można zaobserwować na przykładzie procesu obsługi faktur.
Co firma może zyskać dzięki OCR?
Przed zastosowaniem OCR pracownicy odpowiedzialni za rozliczenie faktury musieli poświęcić czas najpierw na odnalezienie papierowej wersji tego dokumentu, a następnie na ręczne wprowadzenie go do systemu. Duże i średnie organizacje, które każdego dnia otrzymują setki, a bywa że i tysiące dokumentów księgowych, z których znaczną część stanowią właśnie faktury, nie mogą sobie pozwolić na to, by rozliczanie dokumentów było tak czasochłonne. Jest to nie tylko żmudne, ale też zwyczajnie ryzykowne, ponieważ brak zautomatyzowanych mechanizmów obsługi dokumentów zwiększa ryzyko pomyłki. Tymczasem silnik OCR sam przenosi dokumenty elektroniczne do odpowiednich pól w systemie, co zapewnia ich szybkie oraz poprawne rozliczenie. Rozwiązanie OCR dostarcza firmom także innych korzyści, zwłaszcza w połączeniu z obecnymi możliwościami sztucznej inteligencji. Można tu wymienić na przykład:
- Możliwość raportowania kosztów ponoszonych przez firmę od momentu zeskanowania faktury.
- Elektroniczna akceptacja faktury przed wprowadzeniem do systemu.
- Elektroniczna archiwizacja dokumentów, która zapewnia personelowi szybki wgląd do dokumentów historycznych, a także pozwala wyeliminować ryzyko ich zagubienia, co przecież zdarza się w przypadku dokumentów papierowych.
- Szybkie wyszukiwanie faktur, rachunków, paragonów, które bazuje na słowach kluczowych/hasłach, takich jak nazwa producenta czy numer seryjny.
- Monitoring zgodności rozpoznanych danych z bazą systemu ERP (np. czy adres dostawcy na dokumencie jest zgodny z tym, który widnieje w systemie).
Integracja systemów, płynność procesów biznesowych
Rozwiązanie Comarch OCR jest jednym z przejawów szerszego zjawiska, jakim jest robotyzacja procesów biznesowych (RPA, Robotic Process Automation). Programowalne roboty software’owe coraz powszechniej występują w systemach Comarch ERP, czego dobrym przykładem jest wykorzystanie silnika modelowania procesów biznesowych (BPM). Sprawia on, że system jest w stanie symulować pracę użytkownika, ułatwia kontrolę nieoczekiwanych wydarzeń zewnętrznych czy definiowanie warunków wykonania danego procesu. Jedną z największych zalet zastosowania robotyzacji w Comarch ERP jest jednak umożliwianie swobodnej interakcji z innymi systemami. To istotne, zważywszy na to, że program ERP nigdy nie działa w odosobnieniu. Dzięki robotyzacji możliwa jest integracja systemów, a tym samym spójność i ciągłość procesów biznesowych w firmie. Prześledźmy to na przykładzie.
Automatyczna obsługa faktur
Otrzymujemy fakturę od dostawcy, która skanowana jest przez OCR w programie DMS (Document Management System). Odczytuje on go jako fakturę, zbiera najważniejsze informacje i rozpoczyna tworzenie dokumentu. Faktura od dostawcy trafia następnie do systemu ERP, gdzie następują weryfikacja spełnienia poszczególnych warunków, w tym czy faktycznie została dostarczona taka ilość towaru, jaka widnieje na fakturze. W dalszej kolejności program ERP generuje aktualizację statusu w portalu dostawcy, uruchamiając tym samym płatność. Dostawca, za pośrednictwem portalu, otrzymuje informacje o aktualnym statusie dokumentu.
OCR jako uzupełnienie procesu robotyzacji
Jak można zobaczyć na powyższym przykładzie, OCR stanowi uzupełnienie dla procesu automatyzacji i robotyzacji procesów. Usługa Comarch OCR pozwala wyeliminować czynnik ludzki w procesie wprowadzania faktur. System automatycznie wykonuje poszczególne operacje. Od pobrania skanu faktury, przez przetworzenie zawartych w niej danych, po przekazanie gotowego dokumentu do kolejnego etapu związanego z rozliczeniem.
Zobacz, jak Comarch OCR działa w ERP XL
Zapraszamy do obejrzenia krótkiego filmu, który pozwala zobaczyć, na czym dokładnie polega działanie Comarch OCR w systemie Comarch ERP XL. W razie dodatkowych pytań zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami.
zadzwonić