Zakupy w firmie produkcyjnej – najczęściej popełniane błędy.

Zarządzanie zakupami to zarządzanie procesem zakupów i zaopatrzenia oraz związanymi z nim aspektami w organizacji.

Każda firma produkcyjna, bez względu na swoją wielkość, w sposób mniej lub bardziej świadomy, zarządza zakupami komponentów do produkcji. W małych firmach może zajmować się tym właściciel, szef produkcji, w większych zwykle powstaje oddzielna struktura, tj. dział zakupów.

Wraz ze wzrostem skali produkcji oraz jej złożoności, rośnie znaczenie procesu zakupów w firmie dla efektywności jej działania. Zbyt duże zakupy oznaczają nieuzasadnione, wysokie koszty, zbyt małe – ryzyko niedostępności komponentów, zatrzymania produkcji i opóźnień w realizacji zamówień.

W dalszej części artykułu przyjrzymy się najpopularniejszym błędom popełnianym w procesie zakupu oraz pomysłom jak im zaradzić.

Proces zakupowy – jakie informacje są konieczne do jego przeprowadzenia?

Punktem wyjścia w procesie zakupu jest określenie zapotrzebowania na komponenty do produkcji oraz obecnego stanu magazynowego rozpatrywanych komponentów. Wydawać by się mogło, że to nic trudnego, w praktyce nastręcza to firmom, szczególnie szybko rosnącym, sporo problemów.

Dopóki jesteśmy w stanie policzyć w głowie lub na kartce papieru to co jest potrzebne do wyprodukowania danego zlecenia, a stan obecny posiadanych komponentów można ocenić po prostu wchodząc do magazynu i robiąc “wizję lokalną”, dopóty najprawdopodobniej wszystko jest ok. Przy pewnej skali oraz złożoności produkcji taka metoda jest niewystarczająca. Bez gospodarki magazynowej, prowadzonej w oparciu o dokumenty magazynowe, oraz produktów opisanych za pomocą BOM-ów (ang. bill of materials – zestawienie materiałów), trudno wyobrazić sobie sensowne planowanie zakupów. Całą sytuację komplikuje jeszcze duża liczba dostawców, różne terminy dostawy tego samego komponentu czy ceny zakupu.

Błędy popełniane w procesie zakupów w firmie.

Zbyt duże stany komponentów do produkcji.

Dlaczego zbyt duży stan komponentów do produkcji to problem? Dlatego, że aby utrzymać zapasy, firma ponosi szereg kosztów:

• koszty magazynowania – składają się na niego koszty utrzymania magazynów, magazynierów, ubezpieczenia.
• koszty finansowe – zapasy materiałów do produkcji to zamrożony kapitał, który kosztuje. Jeżeli firma ma kredyty, to kosztuje tyle ile zaciągnięty kredyt (kapitał finansujący nadwyżkę można by przeznaczyć na wcześniejszą spłatę kredytu). Jeżeli finansuje je ze środków własnych, traci tyle, ile mogłaby na nim zarobić choćby na rachunku oszczędnościowym.

Nawarstwiające się płatności z tytułu niepotrzebnych zakupów mogą być przyczyną problemów firmy z płynnością finansową. Wielkość zapasów komponentów do produkcji zależy od przyjętej strategii.

W czasach PRL-u i gospodarki niedoborów firmy posiadały potężne magazyny, gdzie były gromadzone zapasy aby zapewnić ciągłość produkcji. Co ciekawe, często przed przystąpieniem do inwestycji gromadzono potrzebne materiały – po prostu trudno było cokolwiek kupić.

W ostatnim czasie z niedoborami komponentów do produkcji firmy musiały się mierzyć po pandemii wirusa Covid-19, wynikało to z zerwanych łańcuchów dostaw. Taka sytuacja wymuszała na niektórych firmach zakupy wynikające nie tyle z bieżących potrzeb, ile z konieczności zabezpieczenia potrzeb produkcyjnych w dłuższym czasie.

Na drugim końcu skali jest strategia “just-in-time”, gdzie komponenty przyjeżdżają w zasadzie na linię produkcyjną.

Często jest tak, że w firmach nie ma żadnej strategii, a wielkość zapasów jest wypadkową nie zawsze trafnych decyzji zakupowych podejmowanych w oparciu o własne doświadczenie i niepełne dane.

Jak to się dzieje że firma ma nieproporcjonalnie duże zapasy komponentów? W głowie decydentów mniej szkodliwa jest sytuacja, gdy komponentów jest za dużo niż za mało, więc często kupują “na wszelki wypadek”. Taki sposób działania jest prosty do wykonania. Dopóki są pieniądze w firmie, nikt się na tym tematem nie pochyla. Problem ujawnia się zazwyczaj gdy firma zaczyna szukać pieniędzy i ktoś policzy wartość zapasów, koszty magazynowania oraz usług finansowych, związanych z obsługa zamrożonego kapitału. W dobie wysokiej inflacji takie usługi nie są tanie.

Brak komponentów do utrzymania bieżącej produkcji.

Zdarza się, że brakuje koordynacji między czasem realizacji zleceń produkcyjnych a dostawami komponentów, potrzebnych do ich wyprodukowania. Dzieje się tak, gdy firma nie ma dużych zapasów, a jednocześnie w planowaniu produkcji oraz zaopatrzenia zdarzają się błędy. Niewystarczająca ilość komponentów może mieć dla firmy bardzo poważne konsekwencje, od konieczności przeorganizowania produkcji, aż do jej całkowitego zatrzymania.

Ręczne wystawianie zamówień do dostawców zakupu zajmuje dużo czasu.

Produkcja przemysłowa wymaga zamawiania dużej różnorodności asortymentu komponentów do produkcji, od podstawowych materiałów po najdrobniejsze detale. Przygotowywanie zamówień zakupu ręcznie zajmuje coraz więcej czasu wraz ze wzrostem skali produkcji oraz jej złożoności. Dodatkowo należy się spodziewać błędów w zamówieniach, wynikających z konieczności ich manualnego wystawianie. To z kolei może prowadzić do np. pominięcia ważnego komponentu lub zamówienia niewłaściwej ilości. W efekcie podraża to cały proces zakupowy, ponieważ oznacza często dodatkowe zatrudnienie, konieczne w związku z jego obsługą.

Ręczne wprowadzanie faktury zakupu od dostawców zajmuje dużo czasu.

W firmach produkcyjnych zamówienia od dostawców liczą wiele pozycji, czasami jest ich kilkaset. Jeżeli nie mamy żadnego narzędzia, które umożliwi stworzenie dokumentu zakupu w systemie informatycznym i porównania go z faktycznie przyjętą ilością komponentów do magazynu, oznacza to mozolną pracę ręczną pochłaniającą czas i kolejne miejsce, gdzie mogą pojawić się błędy przy przepisywaniu danych.

Brak podstawowych danych w systemie ERP – ważne wyzwanie dla działów zakupów oraz produkcji.

Nowoczesne systemy ERP takie jak Comarch ERP XL, posiadają narzędzia które przygotowują dla działu zakupów gotową rekomendację co i na kiedy należałoby zamówić, aby udało się zrealizować zamówienia w terminie, pod warunkiem że system zostanie zasilony danymi. Warunkiem podstawowym, aby można było w systemie ERP określić zapotrzebowanie na materiały do produkcji w danym okresie, jest:

• opisanie BOM-ów (ang. bill of materials) – zestawienia materiałów, koniecznych do wyprodukowania poszczególnych produktów gotowych,
• zaplanowane zlecenia produkcyjne w systemie ERP.

Dział zakupów często posiadaja narzędzia wspomagające zakupy w systemie ERP, jednak nie używają ich we właściwy sposób. Wynika to z tego, że system nie jest zasilony odpowiednimi danymi takimi jak:

• dostawcy danego komponentu,
• ceny zakupu u poszczególnych dostawców,
• terminy dostaw,
• minimalne i maksymalne stany magazynowe poszczególnych materiałów.

Mając te dane, można ustalić reguły wg których system powinien wybierać dostawców, np. wg najszybszego terminu dostawy lub najniższej ceny.

Kiedy i po co przeprowadzać analizę procesów zakupowych?

Proces zakupowy pełni ważną rolę w każdej firmie produkcyjnej prowadzącą działalność na dużą skalę. Co to znaczy “na dużą skalę” i kiedy warto zająć się w firmie analizą procesu zakupu?

Warto się zająć procesem zakupu, gdy zaczyna on być źródłem istotnych problemów dla naszego biznesu, na przykład takich jak opisane powyżej. Jeżeli wskaźnik rotacji zapasów rośnie lub regularnie brakuje komponentów do produkcji, na pewno jest to dobry moment aby się nad nim pochylić. Trzeba sobie odpowiedzieć na pytanie czy ten problem nas “swędzi” czy “boli”. Jeżeli “boli”, to pytanie czy tak bardzo, że chcemy się nim zająć.

Celem analizy powinno być zidentyfikowanie najbardziej czasochłonnych elementów tego procesu oraz brakujących informacji. Często problemy wynikają z tego, że planujemy zakupu bez odpowiednich danych. Może się okazać, że trudno jest zaplanować zakupy, ponieważ nie planujemy produkcji w odpowiedni sposób i z odpowiednim wyprzedzeniem. W takiej sytuacji, zanim zajmiemy się “porządkami” w zakupach, powinniśmy uporządkować planowanie produkcji.

Analiza procesu zakupowego to nic innego niż przyjrzenie się co robimy krok po kroku w tym procesie oraz identyfikacja elementów tego procesu, które zajmują nam za dużo czasu. Powinniśmy się przyjrzeć wszystkim jego etapom.

Etapy procesu zakupu. Jakich narzędzi dostarczają systemy Comarch ERP aby łatwiej było go realizować?

Ocena zapotrzebowania

Zapotrzebowanie na komponenty do produkcji powinno wprost wynikać z planu produkcji. Jeżeli BOM jest w głowie szefa produkcji, a jej planowanie odbywa się w tajemniczych “excelach”, zrozumiałych tylko dla tego który je stworzył, ocena zapotrzebowania jest bardzo trudna. Pół biedy, gdy produkcja jest powtarzalna, można wtedy przewidywać zapotrzebowanie na komponenty na podstawie poprzednich okresów. Gorzej, gdy jest to typowa produkcja wariantowa, czyli prawie każdy produkt gotowy różni się od pozostałych – w takiej sytuacji naprawdę trudno jest realizować zarządzanie zakupami bez planowania i narzędzi.

W systemie Comarch ERP XL, w module Produkcja, można wykorzystać narzędzie “Plan Produkcji”. Jeżeli w systemie mamy opisane Technologie Produkcji, a zlecenia produkcyjne są zaplanowane, zapotrzebowanie na komponenty może zostać wygenerowane w systemie Comarch ERP XL.

Wybór dostawcy

Wybór dostawcy wymaga określenia kryteriów (na przykład cena, czas dostawy, minima logistyczne, etc). W sytuacji, gdy mamy kilkaset pozycji do zamówienia, do tego nie da się ich kupić w jednym miejscu, wybór dostawców wymaga dużej ilości pracy ręcznej i analizowania warunków dostawy.

W Comarch ERP XL można wprowadzić do systemu informacje o dostawcach, zdefiniować kryteria wyboru dostawcy i pozwolić na przedstawienie rekomendacji systemowi informatycznemu. Operatorowi pozostaje jedynie skontrolowanie zamówienia przed wysłaniem.

Złożenie zamówienia

Zamówienie może zostać wygenerowane w formacie pdf i wysłane mailowo do klienta. To oznacza, że najprawdopodobniej praca ręczna, związana z wprowadzeniem zamówienia do systemu, pojawi się po stronie dostawcy. Jeżeli współpraca z dostawcą ma charakter długofalowy, warto rozważyć zoptymalizowanie procesu po obu stronach.

Można zminimalizować ilość pracy ręcznej, związaną z wymianą dokumentów z dostawcami wykorzystując EDI. Jest to wymiana dokumentów handlowych i finansowych w postaci standardowego komunikatu elektronicznego, bezpośrednio pomiędzy systemami komputerowymi partnerów biznesowych.

Nie jest to jedyna rozwiązanie. Zdarza się, że proces zakupowy prowadzony jest poza systemem informatycznym do momentu, gdy pojawia się faktura zakupu lub dokument magazynowy od dostawcy. W takiej sytuacji tworzymy w Graphcom dedykowane narzędzia, współpracujące z systemami Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima, które tworzą po stronie systemu ERP odpowiedni dokument. Co więcej, jeżeli dany komponent nie ma jeszcze swojej kartoteki, jest ona zakładana. Ma to szczególnie znaczenie w przypadku nowych dostawców i nowych komponentów.

Przyjęcie dostawy i weryfikacja jej zgodności z zamówieniem do dostawcy

Na tym etapie procesu zakupu powinniśmy zweryfikować, czy dostawa jest zgodna z zamówieniem. Jeżeli nie system IT nie wspiera nas w tym procesie, pojawia się ryzyko, że przyjmiemy do magazynu komponenty, których nie zamawialiśmy. Jeżeli przyjmiemy coś czego nie zamawialiśmy, w najlepszym razie mamy dwa dokumenty, zamówienie zakupu oraz przyjęcie zewnętrzne, które trzeba porównać i zadecydować co jest do zwrotu. Zwrot z kolei trzeba przygotować. Wszystkie te czynności wydłużają cały proces – w ten sposób tracimy czas i pieniądze.

Do rozwiązania powyższego problemu można wykorzystać Comarch ERP XL oraz Comarch WMS lub Comarch ERP Optima zintegrowany z aplikacją od zewnętrznego dostawcy, na przykład Nubo WMS, Avocado WMS czy CTI Mobilny Magazynier. Dzięki temu przyjęcie komponentów do magazynu będzie odbywało się przy wykorzystaniu kodów kreskowych, a oprogramowanie umożliwi porównywanie przyjmowanego towaru z zamówieniem zakupu.

Podsumowanie

Na pewnym etapie rozwoju, procesowe zarządzanie zakupami staje się kluczowym czynnikiem efektywnego działania firmy. W takich przedsiębiorstwach można wygenerować spore oszczędności usprawniając go, wykorzystując m.in. narzędzia IT.

Jeżeli do tej pory nie przyglądałeś się procesom zakupu w Twojej firmie, może warto to zrobić i ocenić czy wymagają uwagi.