Jak automatyzacja fakturowania w Comarch BPM skróciła pracę działu rozliczeń Borpol o 90%
Borpol, lider inteligentnego monitoringu i mobilnych wież Borpol Smart Tower, rozwinął posiadane środowisko Comarch ERP Optima i Comarch BPM, by w pełni zautomatyzować fakturowanie cykliczne umów monitoringu, interwencji patroli i wynajmu wież — bez wdrażania nowego systemu.
- 90%
redukcja czasu fakturowania cyklicznego (z ok. 10 dni roboczych do ok. 1 dnia w miesiącu)
Borpol
- −84%
odzyskany czas pracy działu rozliczeń, każdego miesiąca
Borpol
- +40%
możliwy wzrost liczby umów bez istotnego wzrostu nakładu pracy przy fakturowaniu
Borpol
Jakie problemy z fakturowaniem miał Borpol przed wdrożeniem Comarch BPM?
Borpol korzystał już z Comarch ERP Optima oraz z obiegów dokumentów Comarch BPM, jednak kluczowe procesy fakturowania pozostawały w dużej mierze ręczne. Przy czterocyfrowej skali aktywnych umów standardowe mechanizmy systemu nie pokrywały już wszystkich potrzeb firmy i nie były odporne na błędy ludzkie.
„Musi być tip-top proces — żeby nie było tutaj pola na błędy.”
Problem 01
Ręczne wystawianie faktur cyklicznych zajmowało ok. 7 dni roboczych miesięcznie, a ich kontrola kolejne ok. 3 dni — łącznie ok. 10 dni roboczych co miesiąc.
Problem 02
Wystarczył jeden błąd operatora — np. niezmieniona stawka po aneksie czy usunięta zła definicja — by właściwy klient nie został rozliczony w danym miesiącu.
Problem 03
Usługi wież monitorujących rozpoczynające się i kończące w trakcie miesiąca wymagały żmudnych, proporcjonalnych wyliczeń w arkuszach Excel.
Problem 04
Setki odpłatnych interwencji patrolu miesięcznie trzeba było ręcznie dopisywać do faktur abonamentowych na podstawie raportów z Centrum Monitorowania.
Problem 05
Firma miała ograniczoną możliwość analizy rentowności poszczególnych projektów związanych z wynajmem wież monitorujących.
Problem 06
Dla marki opartej na bezpieczeństwie „mniej więcej poprawny” i ręczny proces rozliczeń był nie do przyjęcia — proces musiał być w pełni kontrolowalny i możliwie zautomatyzowany.
Jakie scenariusze fakturowania obsługuje automatyzacja w Comarch BPM?
Projekt objął pełen zakres scenariuszy potrzebnych do bezpiecznego zautomatyzowania fakturowania cyklicznego — od podstawowych cykli rozliczeniowych po obsługę aneksów i zakończenia umów.
Automatyczne wystawianie faktur miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych.
Pierwsza faktura naliczana proporcjonalnie do okresu obowiązywania usługi.
Obsługa fakturowania zarówno na początku, jak i na końcu okresu rozliczeniowego.
Łączenie wielu aktywnych usług klienta na jedną fakturę lub rozdzielanie dokumentów zgodnie z polityką rozliczeń.
Obsługa wielu podmiotów i baz Comarch ERP Optima w ramach jednej logiki biznesowej.
Automatyczne aktualizowanie harmonogramów fakturowania po zmianach warunków umowy.
Zmiana stawek, zakresu usług oraz dat obowiązywania umowy.
Automatyczne zakończenie fakturowania po rozwiązaniu umowy.
Jakie korzyści przyniosła automatyzacja fakturowania w Comarch BPM firmie Borpol?
Korzyści z wdrożenia Comarch BPM w Borpol widać zarówno w codziennej pracy działu rozliczeń, jak i w zdolności firmy do dalszego wzrostu.
Wcześniej samo wystawianie faktur zajmowało ok. 7 dni roboczych miesięcznie, a ich kontrola kolejne ok. 3 dni — łącznie ok. 10 dni roboczych co miesiąc, i tak bez pewności, że wszystkie aktywne umowy zostały zafakturowane. Po wdrożeniu Comarch BPM cały proces wystawienia i kontroli faktur klientom zamyka się w ok. 1 dniu miesięcznie.
Analizy BI w Comarch ERP Optima pozwalają porównać aktywne umowy z wystawionymi fakturami — błędy są eliminowane u źródła, a nie wyłapywane po fakcie. Zarząd zyskał też wgląd w rentowność wynajmu poszczególnych wież.
Nakład pracy przestał rosnąć wraz z biznesem. Wzrost liczby umów nawet o 100% nie zwiększy istotnie czasu fakturowania — firma może rozwijać sprzedaż bez rozbudowy zaplecza administracyjnego.
Realne wyniki wdrożenia w Borpol
Konkretne liczby, jakie Borpol osiągnął po wdrożeniu automatyzacji fakturowania w Comarch BPM.
- 10 → 1
dzień roboczy miesięcznie potrzebny na wystawienie i kontrolę wszystkich faktur klientom (wcześniej ok. 10 dni)
Borpol
- 90%
spadek czasu poświęcanego na fakturowanie cykliczne — z ok. 10 dni roboczych do ok. 1 dnia w miesiącu
Borpol
- ½ etatu
odzyskany czas pracy działu rozliczeń, odzyskiwany każdego miesiąca
Borpol
- 100%
możliwy wzrost liczby aktywnych umów bez istotnego wzrostu nakładu pracy przy fakturowaniu
Borpol
Porozmawiajmy o automatyzacji fakturowania w Twojej firmie
Zostaw kontakt, a w ciągu 1 dnia roboczego odezwiemy się, żeby ustalić termin bezpłatnej konsultacji. Opowiesz nam o procesie fakturowania w Twojej firmie, a my sprawdzimy, czy — podobnie jak w Borpol — da się go zautomatyzować w Comarch ERP Optima i Comarch BPM.
Napisz do nas
Skontaktujemy się w ciągu 24h, aby ustalić termin i temat rozmowy.
Borpol — lider mobilnego monitoringu obiektów w Polsce
Borpol to działające od blisko 20 lat przedsiębiorstwo specjalizujące się w nowoczesnych metodach ochrony i zdalnego monitoringu obiektów. Firma łączy wieloletnie doświadczenie w branży ochrony z technologiami monitoringu wizyjnego i należy do liderów inteligentnego monitoringu na polskim rynku.
Sercem usług Borpol jest własne Centrum Monitorowania Alarmów, działające całodobowo w oparciu o wypracowane procedury reagowania, inteligentną analizę obrazu (AI) oraz integrację z systemami alarmowymi i kontrolą dostępu. Wyróżnikiem oferty są mobilne wieże monitorujące Borpol Smart Tower — autonomiczne, zasilane m.in. fotowoltaiką systemy z kamerami i detekcją zdarzeń, gotowe do uruchomienia nawet w 24 godziny, bez budowy stałej infrastruktury po stronie klienta. Sprawdzają się na placach budowy, terenach otwartych oraz farmach fotowoltaicznych i wiatrowych, dając nawet do 80% oszczędności względem tradycyjnej ochrony fizycznej.
Firma działa na terenie całej Polski. Jak podkreśla zarząd, marka Borpol opiera się na bezpieczeństwie realizowanym z wykorzystaniem nowoczesnych technologii — dlatego również procesy wewnętrzne, takie jak fakturowanie, musiały być w pełni kontrolowalne i odporne na błędy. Więcej o ofercie: inteligentny-monitoring.pl.
Co o wdrożeniu mówi Prezes Borpol?
„Powiedziałem sobie: są firmy dużo większe od naszej, które wystawiają wielokrotnie więcej faktur miesięcznie – więc ten proces da się ucywilizować na miarę XXI wieku. Rozwiązanie w stu procentach spełniło nasze potrzeby. Mamy dziś nowoczesny, dobrze funkcjonujący system, który możemy dalej rozwijać i skalować nasz biznes.”
Jak Graphcom zautomatyzował fakturowanie cykliczne w Comarch BPM dla Borpol?
Analiza procesów i koncepcja projektu
Zarząd Borpol przygotował opis procesów fakturowania umów monitoringu, interwencji i obsługi wież monitorujących, wskazując oczekiwany efekt automatyzacji.
Borpol rozesłał zapytanie do kilku partnerów wdrożeniowych Comarch.
Koncepcja przygotowana przez Graphcom okazała się najbardziej przekonująca, ponieważ była w 100% oparta o standardowe rozwiązania Comarch ERP Optima i Comarch BPM — bez konieczności wdrażania nowego systemu. Pracownicy Borpol znali już te narzędzia, a firma chciała oprzeć się na sprawdzonym środowisku.
Budowa automatycznego mechanizmu fakturowania w Comarch BPM
Sercem rozwiązania stał się odpowiednio zmodyfikowany Comarch BPM, który automatycznie tworzy i aktualizuje faktury na podstawie zdarzeń z obiegów dokumentów.
Nowa umowa, aneks, zakończenie umowy oraz dostawa i odbiór wieży monitorującej to zdarzenia, które w ramach wdrożenia zaczęły automatycznie inicjować odpowiednie dokumenty w Comarch BPM.
Prace prowadził zespół Graphcom — konsultant dziedzinowy Patryk Wiśniewski i programista Maciej Maciejewski. Architektem rozwiązania po stronie Borpol był Prezes Zarządu.
Równoległe testy i domykanie scenariuszy
Przez około pół roku nowy, zautomatyzowany proces działał równolegle do procesu ręcznego, tworząc dokumenty w osobnym rejestrze w bazie produkcyjnej Comarch ERP Optima.
Zespół projektowy porównywał wyniki obu procesów i domykał kolejne scenariusze: faktury miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, z góry i z dołu, fakturowanie łączne oraz aneksy — aż do osiągnięcia docelowego, dopracowanego kształtu.
Wdrożenie produkcyjne i zbieżność z KSeF
Wdrożenie zbiegło się w czasie z wejściem KSeF, co dodatkowo uporządkowało wysyłkę faktur do klientów Borpol.
Jakie moduły Comarch wspierają automatyzację fakturowania w Borpol?
Projekt objął pełen zakres scenariuszy potrzebnych do bezpiecznego zautomatyzowania fakturowania cyklicznego — od podstawowych cykli rozliczeniowych po obsługę aneksów i zakończenia umów.
System klasy ERP, w którym Borpol prowadzi pełną księgowość, fakturowanie i zarządzanie umowami klientów.
Zmodyfikowany obieg dokumentów, który automatycznie generuje i aktualizuje faktury cykliczne oraz jednorazowe na podstawie zdarzeń z umów i realizacji usług.
Narzędzie analityczne, które pozwala automatycznie porównywać aktywne umowy z wystawionymi fakturami oraz śledzić rentowność projektów wynajmu wież.
Dla jakich firm automatyzacja fakturowania w Comarch BPM sprawdzi się najlepiej?
Przedsiębiorstwa rozliczające klientów w modelu abonamentowym za usługi monitoringu, ochrony lub serwisu technicznego.
Firmy korzystające z Comarch ERP Optima do obsługi klientów w oparciu o stałe, cykliczne umowy — z automatycznym fakturowaniem stałej obsługi księgowej lub prawnej. Rozwiązanie oparte o Comarch BPM sprawdzi się tam, gdzie warianty rozliczeń są zróżnicowane; przy prostszych, jednolitych cennikach ryczałtowych alternatywą jest automatyzacja oparta o moduł CRM.
Dostawcy usług IT rozliczający stałe umowy serwisowe, utrzymaniowe lub licencyjne (np. SaaS, wsparcie techniczne) w Comarch ERP Optima.
Organizacje wystawiające faktury miesięczne, kwartalne, półroczne lub roczne za tę samą usługę, często z aneksami zmieniającymi warunki w trakcie trwania umowy.
Przedsiębiorstwa, które chcą zwiększać liczbę klientów lub umów bez proporcjonalnej rozbudowy działu rozliczeń.
Organizacje, które nie chcą wdrażać nowego systemu, tylko rozwinąć posiadane środowisko Comarch ERP Optima i Comarch BPM o dodatkową automatyzację.
Porozmawiajmy o wdrożeniu Comarch ERP w Twojej firmie.
Zostaw kontakt, a w ciągu 1 dnia roboczego odezwiemy się, żeby ustalić termin bezpłatnej konsultacji. Opowiesz nam o procesie fakturowania w Twojej firmie, a my sprawdzimy, czy — podobnie jak w Borpol — da się go zautomatyzować w Comarch ERP Optima i Comarch BPM.
Napisz do nas
Skontaktujemy się w ciągu 24h, aby ustalić termin i temat rozmowy.
Najczęstsze pytania o etapy wdrożenia systemu ERP
Czym jest Comarch BPM i jak wspiera automatyzację fakturowania?
Comarch BPM (dawniej Comarch DMS) to system obiegu dokumentów, który można rozbudować tak, by automatycznie tworzył i aktualizował faktury na podstawie zdarzeń biznesowych — w przypadku Borpol są to: nowa umowa, aneks, zakończenie umowy, dostawa i odbiór wieży monitorującej oraz odpłatna interwencja patrolu.
Dzięki integracji z Comarch ERP Optima dokumenty trafiają bezpośrednio do rejestru faktur w systemie księgowym, bez potrzeby ręcznego przepisywania danych.
Ile czasu zajmowało ręczne fakturowanie cykliczne przed wdrożeniem automatyzacji?
Wystawianie i kontrola faktur cyklicznych zajmowały firmie Borpol łącznie ok. 10 dni roboczych miesięcznie. Samo wystawianie faktur zajmowało ok. 7 dni, a ich kontrola kolejne ok. 3 dni — i to bez pewności, że wszystkie aktywne umowy zostały zafakturowane.
Po wdrożeniu Comarch BPM cały proces zamyka się w ok. 1 dniu miesięcznie, co oznacza spadek o ok. 90% i odzyskanie ok. ½ etatu w dziale rozliczeń.
Czy automatyzację fakturowania można wdrożyć bez zmiany systemu ERP?
Tak — automatyzację fakturowania cyklicznego można wdrożyć w ramach już posiadanego środowiska Comarch ERP Optima i Comarch BPM, bez migracji do nowego systemu. Borpol świadomie wybrał rozwój istniejącego środowiska Comarch zamiast wdrażania nowego systemu, ponieważ pracownicy znali już te narzędzia.
Koncepcja Graphcom była w 100% oparta o standardowe funkcje Comarch ERP Optima i Comarch BPM, co skróciło czas wdrożenia i ograniczyło ryzyko projektu.
Jak długo trwało wdrożenie automatyzacji fakturowania w Borpol?
Wdrożenie automatyzacji fakturowania w Borpol trwało około pół roku — w tym czasie nowy, zautomatyzowany proces działał równolegle do procesu ręcznego. Zespół porównywał wyniki obu procesów i domykał kolejne scenariusze: faktury miesięczne, kwartalne, półroczne, roczne, z góry i z dołu, fakturowanie łączne oraz aneksy.
Taki model wdrożenia — z okresem równoległej pracy obu procesów — pozwolił zweryfikować poprawność automatyzacji, zanim całkowicie zastąpiła ona pracę ręczną.
Jakie korzyści daje automatyzacja fakturowania firmom z rozliczeniami abonamentowymi?
Automatyzacja fakturowania cyklicznego pozwala firmom z modelem abonamentowym zwiększać liczbę klientów bez proporcjonalnego wzrostu nakładu pracy działu rozliczeń. W przypadku Borpol wzrost liczby aktywnych umów nawet o 100% nie zwiększy istotnie czasu potrzebnego na fakturowanie.
To szczególnie ważne dla firm usługowych rozliczających klientów cyklicznie — ochrony, monitoringu, serwisu technicznego czy wynajmu sprzętu — gdzie liczba zdarzeń fakturowych rośnie razem ze sprzedażą.
Czym różni się fakturowanie proporcjonalne od cyklicznego w Comarch BPM?
Fakturowanie proporcjonalne dotyczy usług rozpoczynających się lub kończących w trakcie miesiąca rozliczeniowego i wymaga naliczenia opłaty za niepełny okres, podczas gdy fakturowanie cykliczne obejmuje pełne okresy rozliczeniowe. W Borpol dotyczyło to przede wszystkim mobilnych wież monitorujących, których miejsce instalacji i czas wynajmu zmieniają się w ciągu miesiąca.
Przed automatyzacją takie wyliczenia były robione ręcznie w arkuszach Excel. Po wdrożeniu Comarch BPM system generuje faktury proporcjonalne, cykliczne oraz jednorazowe (np. za dostawę i odbiór wieży) automatycznie, na podstawie obiegu dokumentów przypisanego do danego projektu.
Jak Analizy BI wspierają kontrolę kompletności fakturowania?
Analizy BI w Comarch ERP Optima umożliwiają automatyczne porównanie aktywnych umów z wystawionymi fakturami, dzięki czemu błędy są eliminowane u źródła, a nie wyłapywane po fakcie. Zastąpiło to w Borpol comiesięczne, ręczne przeglądanie całego rejestru umów oraz dodatkowe kontrole kwartalne i półroczne.
Dzięki temu zarząd Borpol zyskał też możliwość śledzenia rentowności poszczególnych projektów związanych z wynajmem wież monitorujących.
Czy ręczna kontrola fakturowania daje 100% pewności, że żadna umowa nie została pominięta?
Nie — nawet regularna, ręczna kontrola rejestru umów nie daje pełnej gwarancji, że wszystkie aktywne umowy zostały zafakturowane. W Borpol wystarczył jeden prosty błąd operatora, np. przy aktualizacji danych w CRM, by dana umowa nie została ujęta w danym miesiącu — a wykrycie takiego przypadku wymagało żmudnego porównania całego rejestru umów z wystawionymi fakturami.
Po wdrożeniu Comarch BPM to porównanie odbywa się automatycznie dzięki Analizom BI, co eliminuje ryzyko u źródła zamiast wyłapywać je po fakcie.
Dla jakich branż sprawdza się automatyzacja fakturowania w Comarch BPM?
Automatyzacja fakturowania w Comarch BPM sprawdza się przede wszystkim w branżach rozliczających klientów cyklicznie — abonamentowo lub kontraktowo, takich jak ochrona i monitoring (przykład Borpol), ale również serwis techniczny, wynajem sprzętu czy usługi utrzymaniowe.
Wspólnym mianownikiem tych branż jest duża liczba powtarzalnych zdarzeń fakturowych (nowe umowy, aneksy, zakończenia, dodatkowe usługi), które trudno kontrolować ręcznie przy rosnącej skali działalności.