Jak zautomatyzować sklep internetowy?

Zakładając sklep internetowy, przedsiębiorcy zazwyczaj sporo uwagi poświęcają temu, co widzi klient: interfejsowi, towarom, ofercie, właściwym cenom.

Równie ważne wydaje się pozyskiwanie klientów i wszelkie działania zmierzające do automatyzacji marketingu dzięki wykorzystaniu marketing automation czy właściwa analityka “podpięta” pod e-commerce pokazująca skalę porzuconych koszyków.

Na początkowy etapie, a często i na późniejszych, mało kto zastanawia się, jak sprawnie obsłużyć procesy “na zapleczu” sklepu internetowego czy marketplace’u, a w sprawnej obsłudze tych procesów często kryje się źródło sukcesu lub porażki e-commerce. Kogo konto zostało zawieszone na Amazon za niedotrzymywanie terminu dostawy, ten wie, o czym piszę 🙂 Nic tak nie odstrasza potencjalnego klienta e-commerce jak słabe opinie w Internecie.

Dzięki automatyzacji procesów sprzedaży w e-commerce, można zaoszczędzić sporo pracy ręcznej. Jest to aspekt, na który warto zwrócić uwagę w swoim sklepie internetowym bez względu na to czy biznes jest już rozwinięty czy dopiero zaczynasz przygodę z e-commerce.

Automatyzacja zarządzania e-commerce, szczególnie czasochłonnych czynności, koniecznych do prowadzenia twojej firmy, pozwala zaoszczędzić czas, a czasami wręcz umożliwia prowadzenie pewnych działań, które nie byłyby możliwe gdyby nie automatyzacja.

Wyobrażasz sobie ręczne wystawianie 3000 dokumentów sprzedaży dziennie? Pewnie tak, bo właśnie tak się odbywa w dużej części e-commerce ‘ów. To teraz wyobraź sobie, że 3000 dokumentów sprzedaży generuje się i wysyła do klientów automatycznie. Zaoszczędzony czas pracowników możesz przeznaczyć od tej chwili na coś bardziej pożytecznego niż produkowanie papieru czy klikanie w klawiaturę.

Jeżeli sam się zajmujesz własnym sklepem internetowym, automatyzacja pozwoli Ci od początku zminimalizować zatrudnienie ludzi wykonujących proste czynności związane z obsługą zamówień, a Ciebie uwolni od mozolnej pracy polegającej często na aktualizowaniu danych w systemie takich jak np. cenniki, kartoteki towarowe, etc.

Czy automatyzacja procesów w sklepie internetowym to dobra inwestycja? To zależy co chcemy automatyzować i ile to kosztuje. W dalszej części artykułu zastanowimy się jakie procesy zachodzą w sklepie internetowym i które warto automatyzować.

Co się dzieje “na zapleczu” sklepu internetowego ?

Uaktualnianie danych o produkcie oraz stanów magazynowych produktów w platformach e-commerce.

Zdarza się, że e-commerce wyrasta jako następny kanał dystrybucji biznesu prowadzącego do tej pory sprzedaż w tradycyjnych kanałach B2B,na przykład wykorzystując przedstawicieli handlowych, lub B2C – wykorzystując tradycyjne sklepy detaliczne.

W takiej sytuacji pojawia się problem określenia które towary są aktualnie dostępne do sprzedaży w kanałach internetowych. Zdarzają się sytuacje, gdy trzeba wykonać pracę ręczną, aby wprowadzić do systemu e-commerce informację o aktualnych stanach towarowych po to, aby nie sprzedawać tego czego nie ma w magazynie. Sprzedaż towarów, których nie mamy to same kłopoty: niepotrzebne koszty obsługi czy kiepskie opinie klientów. Można regularnie synchronizować dane o dostępnym towarze, wystarczy wykorzystać do tego rozwiązania informatyczne.

Przyjmując towar do magazynu lub nawet wcześniej, na etapie składania zamówień zakupu, zakładamy w systemie ERP kartotekę towarową – jest on “centrum prawdy” o sprzedawanych w firmie towarach. Jeżeli nie mamy odpowiednio zintegrowanych systemów, musimy informacje o produkcie przepisać ręcznie z systemu ERP do tego, który obsługuje sprzedaż e-commerce – jest to dodatkowa praca ręczna, którą można zautomatyzować.

Przyjęcia zamówienia

Jeżeli korzystasz z kilku kanałów e-commerce i nie korzystasz z żadnej metody wymiany danych między platformami, oznacza to konieczność oddzielnego logowania się do panelu obsługi zamówień każdej z platform. Często proces obsługi wygląda tak, że zamówienie jest drukowane i przekazywane do realizacji w magazynie, gdzie tworzony jest dokument wydania zewnętrznego, list przewozowy, a zamówienie jest pakowane i wysyłane. Przy małej skali działania to nie problem, ale stanie się to problemem gdy skala sprzedaży wzrośnie.

Przyjęcie i rozliczenie płatności

Klienci sklepów internetowych najchętniej korzystają z szybkich przelewów, natomiast tradycyjne przelewy, z wpisaniem numeru konta ciągle pozostają istotną formą płatności.

W przypadku płatności internetowych, większość platform do sprzedaży e-commerce posiada integracje z operatorami płatności, które pozwalają określić czy dane zamówienie jest opłacone czy nie. W przypadku tradycyjnych przelewów, takie płatności należy ręcznie wprowadzić do systemu i przyporządkować do zamówienia.

Inny temat, dotyczący głównie księgowych, to rozliczenie dokumentów sprzedaży w systemie księgowym. Operatorzy szybkich przelewów oraz firmy kurierskie, realizujące przesyłki za pobraniem, wysyłają do swoich klientom zestawienie przyjętych płatności oraz pobranych prowizji. Jeżeli chcesz wiedzieć czy operator wysłał Ci należne kwoty oraz poprawnie rozliczył swoją prowizję, czeka Cię żmudna praca ręczna o ile nie zautomatyzujesz tego procesu.

Kompletacja towarów do wysyłki

W całkiem dużych firmach, zajmujących się sprzedażą e-commerce, przygotowywanie zamówienia w magazynie wygląda w ten sposób, ze magazynier drukuje zamówienia i idzie “w regały”. Brzmi znajomo?

Do pewnej skali sprzedaży e-commerce taki sposób pakowania może być wystarczający, natomiast wraz ze wzrastającą ilością przesyłek do spakowania, zaczną się pojawiać problemy z wydajnością – pracownicy magazynu po prostu przestaną “wyrabiać się” się z pracą. Wtedy masz do wyboru dwie drogi-albo usprawnisz proces, albo zatrudnisz więcej ludzi.

Pakowanie i wysyłka zamówienia

Wysłanie zamówienia oznacza konieczność ręcznie wprowadzenia informacji o przesyłce do każdego z systemów firm kurierskich, z którymi współpracujesz i wygenerowanie listów przewozowych, chyba że masz ten proces zautomatyzowany.

Przy określonej skali wysyłek ręczne wprowadzanie danych do systemów firm kurierskich wydłuża proces wysyłki towaru z magazynu.

Szybki czas odstawy to doświadczenie zakupowe klientów, które istotnie wpływa na to jak Cię postrzegają. Jeżeli musisz spakować i przygotować paczki do wysyłki do określonej godziny, skrócenie procesu wysyłki dzięki automatyzacji wymiany danych z kurierem może mieć dla Ciebie duże znaczenie.

Wystawienie faktur

Spora część firm e-commerce generuje dokumenty sprzedaży w tradycyjny sposób, tzn. na etapie pakowania produktu wystawiany jest paragon bądź faktura w formie papierowej i jest dołączana do paczki. Jest to jedna z tych czasochłonnych czynności, którą można zautomatyzować.

Wysyłanie faktur

Jeżeli fakturę wystawiasz ręcznie i wysyłasz ją do klienta, oznacza to szereg czynności, które musisz wykonać – najpierw trzeba wygenerować fakturę w systemie, a potem wysłać ją do klienta. Tą operacje też można zautomatyzować.

Planowanie zakupów towarów

Do pewnego momentu rozwoju sprzedaży w firmie zakupy nie są problemem. Wiesz ile masz towaru, sprawdzisz ile mnie więcej sprzedajesz i regularnie zamawiasz u dostawców. Czasami zdarzy się że czegoś Ci zabraknie albo kupisz za dużo, ale nie wpływa to znacząco na Twój biznes.

Przy pewnej sakli rozwoju firmy, wraz ze wzrostem liczby sprzedawanych pozycji asortymentu, wzrostem liczby transakcji, zarządzanie zakupami staje się wyzwaniem. Musisz wziąć pod uwagę jakie są Twoje stany magazynowe, jakie zamówienia masz już złożone u dostawców, ile masz rezerwacji czekających na realizację, istotne jest też prognozowanie popytu. Jeżeli dodatkowo produkujesz towary lub kompletujesz je z różnych komponentów, podnosi to skalę trudności planowania zakupów. Na szczęście w nowoczesnych systemach ERP, takich jak Comarch ERP XL, istnieją narzędzia wspomagające proces planowania zakupów.

Zarządzanie cennikami przez firmę sprzedającą w internecie

Prowadząc własny sklep internetowy, prawdopodobnie sprzedajesz też w innych kanałach, na przykład marketplace’ach. W każdym z tych kanałów ceny mogą być różne na te same produkty. Dodatkowo, szczególnie w ostatnich czasach, ceny ulegają częstym zmianom. Zdarza się, że dostawcy podnoszą ceny z dostawy na dostawę. W takiej sytuacji zarządzanie cennikami sprzedaży zajmuje dużo czasu, o ile nie zautomatyzujesz procesu tworzenia, uaktualniania oraz dystrybuowania cenników na różnych platformach sprzedaży.

Zarządzanie sklepem internetowym to także konieczność wprowadzania cenników zakupu w sytuacji, gdy cenniki sprzedaży budujemy w oparciu o nie, z uwzględnieniem odpowiedniej marży. Przy ofercie liczonej w tysiącach pozycji uaktualnianie cenników od dostawców zajmuje sporo czasu, co za tym idzie, generuje koszty, które można by zoszczędzić.

Automatyzacja sklepu internetowego

Automatyzacja procesów sprzedaży internetowej ma na celu zastąpienie najbardziej czasochłonnych procesów wykonywanych ręcznie, na przykład takich jak obsługa zamówień, przez działanie systemu informatycznego. Usprawnienie najbardziej czasochłonnych czynności w sklepie internetowym to przede wszystkim oszczędność czasu ludzi obsługujących sprzedaż – na tym polega automatyzacja sprzedaży internetowej. Marzenie sporej części właścicieli biznesów e-commerce to w pełni zautomatyzować procesy na zapleczu sklepów internetowych.

Jednym z pomysłów na usprawnienie procesów w sklepie internetowym oraz marketplace’ach, jest połączenie Baselinkera, platformy integrującej sprzedaż e-commerce w jednym miejscu, z systemami Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima.

Przyjrzyjmy się poszczególnym procesom “na zapleczu” sklepu internetowego i zobaczmy które z nich da się usprawnić przy pomocy powszechnie dostępnych rozwiązań informatycznych.

Uaktualnianie stanów magazynowego towarów sprzedawanych w różnych kanałach e-commerce

Synchronizacja stanów magazynowych to jedna z podstawowych funkcji EEC, integracji Comarch ERP XL z Baselinkerem. Stany są synchronizowane nawet co kilka minut, w zależności od wykupionego abonamentu w Baselinkerze. Dzięki temu stany magazynowe są aktualne w Baselinkerze, a dzięki temu także w pozostałych kanałach e-commerce, podłączonych do Baselinkera. Dzięki temu unikamy pracy ręcznej, koniecznej w związku z ręcznym wprowadzaniem danych do systemu lub importowaniem plików. Unikamy także problemu tego, że sprzedamy w e-commerce coś czego nie mamy.

Informacje o produkcie

Kartoteki produktowe można wysłać do Baselinkera z systemu Comarch ERP dzięki integracji – EEC czyli ECommerce ERP Connector. Dzięki temu oszczędzamy pracę ręczną, konieczną z ręcznym wprowadzaniem lub uaktualnianiem danych produktowych w Baselinkerze. W tym miejscu warto zwrócić uwagę, że rzadko kiedy informacje o produkcie, gromadzone w systemie ERP, są wystarczające aby obsłużyć potrzeby wszystkich platform sprzedażowych, na przykład opisy produktów dla danej platformy, czy zdjęcia. Zazwyczaj istnieje potrzeba uzupełnienia opisów produktów w systemie innym niż ERP, na przykład w Baselinkerze.

Przyjmowanie zamówień

Platforma Baselinker umożliwia gromadzenie zamówień z różnych kanałów w jednym miejscu dzięki dostępnym integracjom. Po tym jak klient złoży zamówienie, EEC umożliwia przesłanie go z Baselinkera do systemu Comarch ERP XL. Jeżeli prowadzisz sprzedaż także w tradycyjnych kanałach dystrybucji, system ERP staje się centralnym miejscem realizacji zamówienia. Dzięki temu możesz wykorzystać rozwiązania systemu ERP – generować faktury na podstawie zamówień, zarządzać zakupami, gospodarką magazynową, obsługiwać wysyłkę przy pomocy WMS i wiele innych.

Przyjęcie i rozliczenie płatności

Automatyzacja płatności stała się możliwa dzięki upowszechnieniu systemów płatności internetowych. Większość platform takich jak Baselinker posiada integrację z systemami operatorów takich jak PayU, Bluemedia, Przelewy24. Rozliczenie takich płatności czyli dopasowanie pozycji z pliku przesłanego przez operatora do dokumentu sprzedaży to żmudna praca ręczna. Na szczęście można ten proces zautomatyzować, używając narzędzi takich jak Paylinker. Dzięki temu narzędziu, nasi klienci potrafią zaoszczędzić nawet do 1 godziny roboczej przeliczając na 100 zrealizowanych zamówień. Jeżeli masz miesięcznie 10 000 zamówień, najprawdopodobniej w księgowości ponad 0,5 etatu jest poświęcane na obsługę klienta w tylko w tym aspekcie.

Kompletacja towarów do wysyłki

Obsługa zmówień w magazynie to czasochłonny proces, z drugiej strony krótki czas realizacji zamówień to istotny aspekt budowania przewagi konkurencyjnej. W modelu, w którym zamówienia są drukowane, po czym magazynier kompletuje zamówienia jedno po drugim, efektywność tego procesu to 150-250 pozycji na jednego magazyniera w czasie jednej zmiany. Zastosowanie narzędzi informatycznych, takich jak WMS umożliwia usprawnienie tego procesu i podniesienie efektywności 2-3 krotnie. Ponieważ WMS zapisuje lokalizację poszczególnych towarów, skraca się czas poświęcany na wdrożenie nowego pracownika.

Ktoś może słusznie zauważyć – czy muszę mieć system WMS, skoro mam małą firmę? Tutaj z pomocą przychodzi Asystent Pakowania w Baselinkerze . W Baselinkerze można wprowadzić przy każdym towarze informacje o tym, w której lokalizacji jest przechowywany, a Asystent Pakowania umożliwi przeprowadzenie procesu zbiórki.

Wprowadzenie narzędzi informatycznych przyspiesza realizację zamówień, co zasadniczo wpływa na szybkość dostawy.

Pakowanie i wysyłka zamówienia.

Obsługując zamówienia klientów na etapie pakowania, musimy stworzyć listy przewozowe. Narzędzia informatyczne, takie Comarch WMS, czy Baselinker, posiadają integracje z systemami informatycznymi firm kurierskich, dzięki temu można stworzyć list przewozowy bez konieczności ręcznego przepisywania informacji z systemu do systemu.

Wystawianie faktur i wysłanie ich do klienta.

W systemach Comarch ERP, dzięki wykorzystaniu dodatkowych narzędzi, można skonfigurować automatyczny proces obsługi zamówienia, tzn. przekształcenia zamówienia w dokument wydania magazynowego, a na tej podstawie wystawienie faktury sprzedaży i wysyłkę jej do klienta.

Fakturę sprzedaży można też wysłać do Baselinkera w formie pliku pdf, a w Baselikerze można wykorzystać akcje automatyczne i wysłać dokument sprzedaży do klienta.

Planowanie zakupów

System Comarch ERP XL posiada narzędzia do wspierania zakupów. Jedno z nich to Bilans Stanu Towarów, który pozwala oszacować ilość towarów do zakupu na podstawie kilku parametrów takich jak stan magazynowy produktów, minimalnych stanów magazynowych, rezerwacji, towarów w drodze, prognoz sprzedaży.

Jeżeli sprzedajesz produkty robione na zamówienie, które produkujesz lub zlecasz produkcję podwykonawcom, możesz wykorzystać plan produkcji w systemie Comarch ERP XL. Dzięki temu narzędziu możesz zaplanować zakupy komponentów niezbędnych do wyprodukowania zamówionych towarów.

Zarządzanie cennikami dla klientów.

Jeżeli myślisz o wykorzystaniu systemu ERP, może on stać się źródłem informacji o prawidłowych cenach sprzedawanych towarów przez sklepy internetowe przez inne kanały dystrybucji. Cenniki dla różnych kanałów sprzedaży powstają w systemie Comarch ERP XL lub Comarch ERP Optima. Takie cenniki mogą zostać wysłane do Baselinkera przy użyciu integracji, na przykład ECommerce ERP Connector (EEC). Dzięki takiemu rozwiązaniu mamy kontrolę nad tym, w jakich cenach sprzedajemy w poszczególnych kanałach sprzedaży i zmniejszamy ryzyko sprzedaży w niewłaściwych cenach.

Zarządzanie cennikami od dostawców.

Aktualizowanie cenników od dostawców to spore wyzwanie, szczególnie w obecnych czasach, gdy ceny zakupu zmieniają się dość często. Jeżeli pozycji cennikowych jest dużo, a zmiany cenników są częste, ręczne przepisywanie ich do systemu ERP za każdym razem, gdy ceny się zmieniają, zajmuje dużo czasu. Możesz zaoszczędzić czas usprawniając ten proces.

Jeżeli Twój dostawca jest w stanie wysłać cennik w formacie EDIFACT lub XML, można taki cennik wprowadzić do systemu Comarch ERP bez konieczności ręcznego wpisywania poszczególnych pozycji z cennika. Do automatyzacji procesów wymiany danych możesz wykorzystać platformę Comarch EDI.

Podsumowanie

Automatyzacja sklepu internetowego oraz sprzedaży w innych kanałach internetowych, powinna zostać potraktowana tak jak każda inwestycja. Z jednej strony szacujemy jej koszty, z drugiej – korzyści z niej wynikające. Na końcu warto policzyć czas zwrotu z inwestycji i zadecydować czy ma ona sens dla nas, na obecnym etapie rozwoju firmy.

Warto korzystać z rozwiązań gotowych. Mają tą niezaprzeczalną zaletę, że już istnieją, nawet jeżeli nie są idealne. Stworzenie rozwiązania dedykowanego jest zazwyczaj wielokrotnie droższe w porównaniu z wykorzystaniem rozwiązań już istniejących.

Przygotowując się do automatyzacji, warto przyjrzeć się istniejącym rozwiązaniom i pomysłom na obsługę określonych procesów, potem przyjrzeć się swoim procesom i zadecydować czy nie warto ich zmienić i dostosować do istniejących rozwiązań IT. Szukając rozwiązań IT, które pozwolą obsłużyć proces dokładnie tak jak go sobie wymyśliliśmy i opisaliśmy, w praktyce skazujemy się na drogie rozwiązania dedykowane często nie mając pewności, że da to lepszy efekt niż wykorzystanie istniejących rozwiązań.